Operering av et anskaffelseskortprogram

Anskaffelseskortet, eller P-kort, er en form for firmakredittkort som utstedes til ansatte som deretter kan skaffe varer og tjenester uten å måtte behandle transaksjonen gjennom den tradisjonelle innkjøpsprosedyren, for eksempel å bruke innkjøpsrekvisisjoner eller innkjøpsordrer.

Det er en rekke forskjellige anskaffelseskortprogrammer; Noen involverer bare bruk av selskapsgodkjente leverandører, mens andre lar noen leverandør brukes. Innkjøpene som er gjort av en ansatt som bruker et anskaffelseskort, er generelt liten og lav verdi. Mange negative reaksjoner om anskaffelseskortprogrammer er spesielt målrettet mot misbruk av kortet fra ansatte. Fordelene med anskaffelsesprogrammer er imidlertid langt større enn risikoen og kostnadene som er involvert i å betjene programmet.

Fordelene med anskaffelseskort

USA. Ettersom de administrative kostnadene for disse små kjøpene ofte oversteg selve dollarforbruket, økte bruken av anskaffelseskort i mange offentlige avdelinger. Ett myndighetsorgan, Department of Commerce, anslått at bruken av anskaffelseskort sparte dem over $ 22 millioner per år på administrasjonskostnader og reduksjon i kjøpsbehandlingstid. Bruken av kortene har gjort det mulig for kjøpsavdelinger for å konsentrere innsatsen i de 15 prosent av de totale anskaffelser som bruker 98 prosent av de totale utgiftene.

Implementere interne kontroller

Misbruk av anskaffelseskort er overskriftsnyheter, men disse overgrepene, spesielt i offentlige avdelinger, viser ofte en høy dollarverdi som er mindre enn halvparten av en prosent av det totale utgiften. Fortsatt forekommer misbruk, men det kan kontrolleres ved å implementere riktig internkontroll for å redusere avfall og overgrep.

Sterk styringsretning er avgjørende for et vellykket anskaffelseskortprogram. Ledelsen bør tydelig definere hva de tillatte bruksområdene for kortet er og definere og pålegge straff for betalingskriminalitet, svindel og misbruk. Selvfølgelig må prosedyrene og ressursene på baksiden være på plass for å implementere kontrollene. Hvis det ikke er nok ressurser til å overvåke og håndtere overgrep mot anskaffelser, vil overgrepene fortsette og øke, ettersom mangelen på engasjement i programmet blir sett av brukerne.

Hvem får et kort?

Et annet negativt sett i anskaffelseskortprogrammer er at selskaper tror de trenger å gi kort til alle sine ansatte som kjøper. Det er ikke slik det er; får utstedt et anskaffelseskort får tillit. Et selskap må kunne stole på brukeren av kortet, da de faktisk bruker selskapets penger. Det bør være en godkjenningsprosess på plass der ansatte må velges, gjennomgås og godkjennes. Hvis en ansatt har dårlig kreditt, skulle de få et anskaffelseskort for selskapet?

Pålegger forbruksgrenser

Som ethvert kredittkort, bør det være en kredittgrense for brukeren. Kredittkortselskaper gir kortholdere en grense basert på deres betalingsevne. For anskaffelseskortholdere bør selskaper gi kortholderne en utgiftsgrense som er passende for deres posisjon og deres sannsynlige utgifter. For eksempel kan en person ansatt som IT -analytiker bare være pålagt å kjøpe skriverblekk og små datamaskiner, som bare kan totale et par hundre dollar i året. Utgiftsgrensen for denne ansatte skal gjenspeile dette, og han skal ikke få en utgiftsgrense på teppet på $ 2500 som kan gis til alle IT -ansatte. Utgiftsgrenser bør gjennomgås med jevne mellomrom slik at et passende nivå blir gitt til ansatte basert på deres faktiske bruk.