Personalfiler Oversikt og eksempler på filpolicy

En personalfil er en arbeidsgiveres lagret dokumentasjon av historien og statusen til hele ansettelsesforholdet til en individuell ansatt. Arbeidsgiveren opprettholder denne ansettelsesdokumentasjonen i en personalfil av tre grunner.

• Som arbeidsgiver vil du ha nøyaktig informasjon praktisk og organisert når du trenger tilgang til informasjonen av en eller annen grunn. Endringer i nødkontakter, ansattes adresser, holde oversikt over resultatevalueringer, disiplinære brev, ansattes anerkjennelse og søknad om sysselsetting er eksempler på hva slags informasjon som arbeidsgiveren vil ønske å få tilgang til raskt.
• Arbeidsgiveren må beholde dokumentasjon om personellproblemer som ansattes valg, ytelse, arbeidshistorie, kompensasjonsbegrunnelse og interne promoteringsapplikasjoner, for bare å nevne noen få. Et EEOC -krav, et søksmål eller til og med behov for å rettferdiggjøre mangelen på en heving eller promotering til en ansatt krever at arbeidsgiveren har samlet og beholdt denne typen ansattes dokumentasjon.
• Noen ansattes poster er pålagt av føderale eller statlige myndigheter for arbeidsgivere å oppbevare. Organisering av ansattes informasjon i en personalfil er fornuftig for tilgang og juridisk etterlevelse og beredskap.

Typer personellfiler

En arbeidsgiver opprettholder generelt flere typer personellfiler, for forretningsbruk, for ansattes konfidensialitet, for medisinsk personvern og for juridisk etterlevelse. Det finnes ingen lov som sier hvor mange filer en arbeidsgiver er pålagt å holde noen lover dekker ansattes tilgang til filer og annen personellfilrelaterte praksis.

Imidlertid er det mange lover, og det er personell beste praksis for ansattes konfidensialitet, som styrer innholdet i personellfiler og hvem som har tilgang til den informasjonen. Dette er personalfilene som de fleste arbeidsgivere i USA opprettholder. (Verdensomspennende lover og praksis kan variere.)

• Personalfil: Dette er den viktigste ansattes fil som inneholder historien til ansettelsesforholdet.
• Lønnsfil: Du vil opprettholde en egen fil for alle lønnsproblemer angående lønn og fordeler. Du vil ikke gi lønnspersonalet ditt tilgang til personellinformasjon.
• Ansatt medisinsk fil: Federal Health Insurance Portability and Accountability Act fra 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske poster som konfidensiell. Mange arbeidsgivere holder disse filene låst i en filskuff i et låst skap.
• I-9 Ansatteskjemaer: Du må opprettholde en egen fil for alle ansatte (ikke per ansatt) I-9-skjemaer, siden du ikke vil at myndighetsansatte, som er autorisert til å sjekke disse skjemaene under en rekke omstendigheter, og se gjennom de viktigste, konfidensielle ansattes personellfiler.

Ansattes tilgang til personellfiler

Ansatte får tilgang til sine ansattes personellfiler under veiledning og tilsyn med personalets ansatte. Ansattes personellfiler anses å være eiendommen til arbeidsgiveren som har ansvaret for å opprettholde dem og ivareta dem.

Eksempel på personellfilpolicy

Følgende er en eksempler på personellfilpolicy for bruk i selskapet ditt. Den diskuterer de forskjellige filene som anbefales og hvem som skal ha tilgang til hver fil.

Eksempel på policy om personellfiler

Selskapet opprettholder tre ansattes filer for hver ansatt.

Personellfiler

En personalfil opprettholdes for hver ansatt i (firmanavnet ditt). Disse personellfilene inneholder konfidensielle dokumenter og administreres og vedlikeholdes av personalpersonalet.

Tilgang til denne filen er begrenset til HR -ansatte og antar at hver ansattes leder opprettholder sin egen fil med dokumenter som er relevante for den ansattes arbeidsytelse.

Typiske dokumenter i en personalfil inkluderer ansettelsesapplikasjonen, et familiens nødkontaktskjema, dokumentert disiplinærhandlingshistorikk, en CV, ansatthåndbok og at-willemployer logg av ark, gjeldende personlig informasjon og skriftlig ytelsesevalueringer.

Ikke alle personellfiler inneholder de samme dokumentene, men hver personellfil har noen dokumenter som er de samme.

Lønnsfiler

Lønnsfiler opprettholdes også; Lønnsfiler inneholder en historie med den ansattes jobber, avdelinger, kompensasjonsendringer og så videre. Tilgang til lønnsfilen er begrenset til passende regnskap og HR -ansatte.

Ansatt medisinsk fil

En ansatt medisinsk fil opprettholdes også. Innholdet i den medisinske filen er ikke tilgjengelig for noen bortsett fra personalutstyrte ansatte og den ansatte hvis poster er beholdt i filen. På firmanavnet) får medisinske filer den høyeste grad av sikker lagring og konfidensialitet.

Vise ansattes filer

En ansatt kan se hans eller hennes personellfil ved å kontakte en personalpersonell i løpet av normal arbeidstid. HR -ansatte vil planlegge en avtale der den ansatte kan se innholdet i filen. Ingen ansatte kan endre eller fjerne noe dokument fra hans eller hennes personellfil som må sees i nærvær av en HR -stabsperson.

Spørsmål eller bekymringer om innhold og tilgang til personellfil

Hvis du har spørsmål eller bekymringer om innholdet i de anbefalte filene eller din evne til å få tilgang til dem, kan du kontakte et medlem av HR -staben,

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.