Plan for styring av interessenter

I prosjektledelse er en interessentadministrasjonsplan et formelt dokument som beskriver hvordan interessenter vil være engasjert i prosjektet. En interessent er en person eller gruppe som har en interesse i prosjektet. Ved å tenke gjennom når og hvordan interessenter vil være involvert, kan et prosjektgruppe maksimere interessenters positive innvirkning på prosjektet.

Hva er interessenter?

Interessenter kan være interne og eksterne for organisasjonen. Eksempler på interne interessenter inkluderer ledere og forretningsenheter som regnskap og informasjonsteknologi. Forretningsenheter har vanligvis representanter på prosjektgruppen. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, bedrifter og samfunnsorganisasjoner. Det er sjelden at eksterne interessenter blir representert på prosjektgruppen. For byråer med regulatorisk myndighet er bransjene de regulerer vanligvis den viktigste eksterne interessentgruppen for ethvert prosjekt. Hvis en interessent blir identifisert av prosjektgruppen, bør den interessent bør tenkes i interessentadministrasjonsplanen.

Det er upraktisk for et prosjektgruppe å bestå av medlemmer som representerer hver interessentgruppe. I mange tilfeller er det umulig. Imidlertid trenger prosjektgruppen innspill og innkjøp fra interessenter for at prosjektet skal lykkes. For eksempel ønsker en regjeringsorganisasjon å gjenopprette og modernisere det mest brukte proprietære programmet. Nesten alle i organisasjonen bruker programmet på noen måte. Hver type bruker kan ikke være direkte representert på prosjektgruppen, slik at teamet utvikler måter å samle innspill fra interessenter og bestemmer måter å informere interessenter om prosjektets status. Disse metodene for å samle innspill og kommunikasjonsstrategier er dokumentert i interessentstyringsplanen.

Interessent vs kommunikasjonsplan

Det kan være en betydelig mengde blødning mellom prosjektets interessentadministrasjonsplan og kommunikasjonsplan. Deres funksjoner er veldig like. En interessentadministrasjonsplan er bredere ved at den letter innspill til prosjektet så vel som skisserer utganger. En interessentadministrasjonsplan er smalere ved at den bare adresserer de med interesser, mens en kommunikasjonsplan kan omfatte bredere målgrupper.

Utvikling

Stangeringsstyringsplanen oppbevares vanligvis av prosjektlederen. Etter hvert som et prosjekt skrider frem, gjennomgår prosjektlederen Stakeholder Management Plan og bringer den med jevne mellomrom tilbake til prosjektgruppen for å vurdere oppdateringer. Et prosjekt kan se veldig annerledes ut midt på tidslinjen enn det gjorde i planleggingsfasen, så det er viktig å sørge for at et prosjekts veiledende dokumenter blir endret hvis omstendighetene nødvendiggjør.

Eksempel

Her er et eksempel på hvordan en interessentadministrasjonsplan kan endre seg i løpet av et prosjekt. Et statlig byrå tar fatt på et regelprosjekt. Når det begynner, kommer prosjektsponsor og prosjektleder med en liste over interessenter som skal sette inn i interessentadministrasjonsplanen. En av prosjektgruppens første oppgaver er å kaste ut planen. Etter noen måneder identifiserer et prosjektmedlem en interessent ingen tenkte på i begynnelsen av prosjektet. Prosjektlederen legger den nye interessenten til planen og ringer et prosjektgruppemøte for å diskutere hvordan man engasjerer den nye interessenten. Når teamet bestemmer hva han skal gjøre, vil prosjektlederen informere prosjektsponsoren.

Interessentadministrasjonsplanen er et levende dokument. Når prosjektet endres, kan interessentstyringsplanen endres med den for bedre å betjene prosjektets behov. Med en kvikk interessentadministrasjonsplan kan et prosjektgruppe samle innspill og tilbakemeldinger fra interessenter, samt holde disse interessentene informert.