Setninger som skal brukes i ytelsesanmeldelser og andre vanskelige samtaler

Ansatte trenger tilbakemelding for å vite hvordan de har det, og om de oppfyller managerens forventninger. Alle elsker en kritikk når du gir ros og tilfredshet; Det er mer utfordrende når du trenger å diskutere forbedring av ytelsen.

Nytten av ytelsesanmeldelser

Organisasjoner har en resultatgjennomgang for å gi tilbakemelding, oppmuntre til ansattes utvikling og vurdere ansattes fremgang og bidrag. Hvorvidt en ansatt oppfyller og overgår forventningene.

En formell ytelsesgjennomgang utfordrer lederens kommunikasjonsevner fordi den ansatte forstår at resultatgjennomgangen vil påvirke kompensasjonen hans. Dette kan forårsake konflikt, angst og vondt følelser. Uansett hvordan organisasjonen din praktiserer tilbakemeldinger fra ytelsen, når du trenger å føre en vanskelig samtale, vil disse setningene og tilnærmingene hjelpe. Her er noen taktikker for å gi tilbakemelding.

Ytelsen din er enestående

Denne kommunikasjonen er enkel, men du kan forbedre dens innvirkning og virkning. Nevn hvorfor og gi eksempler på årsakene til å vurdere den ansattes ytelse som enestående. Den ansatte vil lære av eksemplene dine, og du kan oppmuntre henne til å gjøre flere av handlingene som er identifisert som bemerkelsesverdig.

Ytelsen din kan forbedres

Kommuniser at den ansatte utfører og oppfyller forventningene til jobbens krav, men han har muligheten til å forbedre ytelsen og tar sikte på å bli en fremragende bidragsyter. Skissere områdene som trenger oppmerksomhet.

Angi at selv om ytelsen hans kvalifiserer ham for en økning fordi han lykkes med å utføre de essensielle jobbkravene, vil du se forbedring på spesifikke områder.

Påpeke at hvis den ansatte skal tjene størst mulig lønnsøkning hvert år, må han forbedre dagens ytelse for å oppnå dette målet. Diskuter områdene han har den største muligheten for forbedring.

Resultatene dine oppfyller ikke forventningene

Merk at mens vi har diskutert hans prestasjoner under ukentlige møter, forbedrer det seg ikke, og det er på tide å snakke om en handlingsplan. Alle ansatte forventes på et minimum for å utføre jobbforventningene sine.

Angi de kritiske ytelsesområdene som trenger forbedring før du kan bestemme at ytelsen hans oppfyller minimumsjobbforventninger.

Påpeke at den ansatte ikke utfører minimumsjobbforventningene du diskuterte for året. Du kan legge til, "Kanskje jeg ikke kommuniserer denne informasjonen tydelig slik at du forstår implikasjonene av din fortsatte dårlige ytelse. Jeg har bestemt oss for at vårt neste trinn er en ytelsesforbedringsplan der vi setter mål, gjør avtaler, setter frister og forfallsdatoer og ofte møtes for å vurdere fremdriften.""

Hjelpe ansatte til å forstå

Ikke fortsett å gjenta den samme informasjonen når en ansatt ikke ser ut til å forstå hva du prøver å kommunisere. Finn andre måter å si det samme og håpe at en av dem vil kommunisere bekymringene dine. (Husk at noen ganger en mangel på klarhet signaliserer uenighet.)

Fortell den ansatte at du er åpen for spørsmål som kan bidra til å avklare poengene han ikke forstår. Til slutt, be ham om å oppsummere forståelsen av dine viktige bekymringsområder. (Du kan da bestemme hva som ikke er forstått og hvor langt fra hverandre du er i å kommunisere.)

Når den ansatte er uenig

Når du har prøvd å kommunisere problemene, bemerker du med en ansattes ytelse, og den ansatte er uenig, avhør er en anbefalt tilnærming.

• Kan du gi eksempler som vil vise meg hva som er galt med min vurdering av ytelsen din?
• Hva tror du at jeg misforstår om forestillingen som jeg regelmessig observerte dette kvartalet?

Tilbakemeldingene som jeg har fått fra dine kolleger, teammedlemmer og andre ledere, stemmer overens med mine observasjoner. Følgelig vet jeg at du er uenig i vurderingen min, men jeg har ikke hørt noe i dag som får meg til å ønske å endre det. Foreløpig vil vurderingen min stå. Jeg vil gjerne diskutere resultatene dine videre om en måned på vårt ukentlige møte etter at jeg har sett bevis på forbedring på disse områdene.

Oppsummering av ytelsesgjennomgangen

Si til den ansatte: "John, vil du oppsummere diskusjonen vår her i dag, slik at jeg vet at du og jeg er på samme side?"Uttrykk tillit til den ansattes evne til å lære, vokse, endre eller forbedre:" Jeg er trygg på at du vil kunne gjøre endringene som vi har diskutert i dag. Jeg tror at du vil kunne gjøre disse forbedringene fordi du har talent og ferdigheter som trengs for ytelse over gjennomsnittet. Jeg er tilgjengelig for å hjelpe deg når du møter barrierer for suksessen din, eller hvis du føler at du vil savne forfall eller frist. Bare gi meg beskjed når dette skjer så snart du er klar over det.""

Lag en oppfølgingsplan

Oppgi: "La oss lage en plan for å forfølge disse forbedringene. Jeg vil ha tilbakemeldingspunkter ofte nok slik at vi vet når et problem oppstår. Ta deg tid mellom nå og torsdag for å komme med en plan for å gjøre disse endringene. På torsdag kan du og jeg bli enige om målene og tidslinjene for planen. Jeg vil også tenke på det og komme forberedt med ideene mine.""

Nå avtale om en handlingsplan

Spør den ansatte: ""Er du enig i at dette er en oppnåelig plan? Vi har satt denne planen sammen, og jeg er trygg på at du vil kunne oppnå de nødvendige forbedringene innen tidslinjene vi utviklet. Er du enig? Hvilke bekymringer har du som vi kan snakke om i dag?""

Kunngjør en upopulær lønnsavgjørelse

Si til den ansatte: "Basert på resultatene dine i år, har jeg bestemt at du ikke er kvalifisert for en lønnsøkning. Fordi du ikke har oppnådd jobbforventningene dine, vil du ikke motta en økning i denne syklusen. Jeg vil gjerne diskutere dette videre om 4-6 måneder etter at jeg har sett en vedvarende forbedring i ytelsen din.""

Oppgi beløpet for lønnsøkningen og lønnsbeløpet som økningen vil føre inn ansattes lønnsslipp med en ny lønnsøkning. Prosentene er ikke alltid motiverende. Mens den ansatte sannsynligvis vil gjøre matematikken, er målet ditt å gjøre ham oppmerksom på endringen i lønnen. Eksempel: "Lønnsøkningen din er $ 500, og gir den totale lønnen til $ 55.000.""

Når du kommuniserer tydelig og unngår en defensiv reaksjon, kan du uttrykke forventningene dine på en måte som den ansatte hører. Snakk slik at ansatte lytter, forstår og forbedrer. Tross alt er det ikke det målet?