Poster utleiere bør holde for skatt

En av de store fordelene med å være utleier er skattefradragene du kan dra nytte av. Disse fradragene kan imidlertid være kompliserte, så det er viktig at du fører detaljerte poster over alle viktige dokumenter, inntekter og utgifter gjennom året. Å være organisert og beholde de riktige dokumentene kan hjelpe deg med å maksimere fradragene dine og redusere stress.

Fire grunner til å føre poster

1. Det vil gjøre det mye lettere å arkivere skatten din.
2. Å ha alt registrert vil hjelpe deg med å gå glipp av eventuelle fradrag, noe som vil spare deg for penger.
3. Det vil hjelpe deg å sørge for at du inngir nøyaktige krav. I stedet for å gjette, "Jeg tror jeg betalte den entreprenøren 1000 dollar," ved å raskt trekke opp et regneark, vil du vite at du betalte ham 850 dollar 17. juli.
4. I tilfelle du blir revidert eller skattemyndighetene har spørsmål om varer på selvangivelsen, vil du ha beviset for å sikkerhetskopiere kravet ditt. Hvis du ikke har denne dokumentasjonen, vil du finne deg selv å bruke tid og penger på å prøve å finne beviset. Verre er det at hvis du ikke er i stand til å komme med en kvittering, vil ikke kravet ditt bli hedret, og du kan til og med måtte betale ytterligere skatt og straffer.

Hvilke poster bør du holde rede på?

Det korte svaret er at du bør følge med på alt. Skattemyndighetene er kjent for å revidere små bedrifter, spesielt de som viser tap i påfølgende år. I tillegg forstår mange IRS -agenter ikke skattenuansene som gjelder eiendomsinvestorer, noe som gjør dem mer sannsynlig å stille spørsmål ved innleveringen din. Du må ha bevis hvis skattemyndighetene stiller spørsmål ved noen av varene dine, eller selv i det daglige forretningsforløpet hvis noen prøver å stille spørsmål ved en betaling.

De to typene postene du trenger å føre er permanente poster og kortsiktige poster.

Permanente poster

Hva er noen eksempler på permanente poster? Dette er dokumenter som du vil holde på ubestemt tid og vil være relevante og verdifulle for deg langt utover det nåværende skatteåret, for eksempel:

• Alle leietakere
• Enhver form for juridiske dokumenter - bøter, inspeksjonsrapporter, rettsopptredener
• Enhver type tillatelse du har tatt ut på eiendommen
• Alt du vil avskrive, for eksempel eiendom eller forbedringer
• Hvis du har selskapet ditt innlemmet som et LLC, LP, S Corporation eller annet, vil du føre alle poster som gjelder dette
• Forsikringer
• Lånedokumenter som pantelån
• Tidligere års skatt
• Eiendomstittel/gjerning

Kortsiktige poster

Du vil holde alle dokumenter du anser som viktige nok til å kreve på skatten din i minimum fem år. Hvor lenge du holder dem etter det avhenger av komfortnivået ditt. Dette vil hjelpe deg i tilfelle du noen gang blir revidert eller saksøkt.

Noen eksempler på kortsiktige poster er alt som teller som inntekt eller en kostnad for det gitte skatteåret, for eksempel:

• Annonseringskostnader for din virksomhet eller eiendom
• Underholdningskostnader som middager eller lunsjer for nåværende eller potensielle kunder
• Renter betalt på pantelån og eventuelle kredittkort for forretningsbruk
• Juridiske/profesjonelle gebyrer for regnskapsførere, advokater, forsikringsagenter og eiendomsmeglere
• Kontorutgifter som Internett -tilgang, andre telefonlinje for virksomhet, kontorrekvisita, hjemmekontorfradrag hvis du har et hjemmekontor brukt utelukkende for virksomhet
• Leie mottatt
• Reparasjoner utført
• Mottatte sikkerhetsinnskudd: Når en leietakers leiekontrakt slutter hvis du holder en del av depositumet, må du registrere det som inntekt. Hvis du holder noe av det for å betale for reparasjoner, anses pengene du bruker på reparasjonen som en utgift, som du kan trekke fra skatten din
• Reiseutgifter for virksomhet, for eksempel miles som er kjørt for leieaktiviteter
• Verktøy betalt
• Lønn betalt til ansatte eller uavhengige entreprenører

Hvordan skal du følge med på postene dine?

Du bør oppbevare en digital kopi (datamaskin) og en papirkopi (papir) av alle postene dine.

Digital kopi

Du vil bruke et regneark eller et program som Quicken Rental Property Manager for å holde rede på inntektene og utgiftene. Du bør gjøre dette så snart inntekten kommer inn eller utgiftene oppstår. Du vil inkludere så mye detaljert informasjon som mulig:

• Dato
• Tid
• Hvem det ble betalt til eller hvem som betalte deg
• Inntekten eller utgiften
• Beløp
• Du kan til og med inkludere hvordan det ble betalt eller pådratt (kontanter, sjekknummer, kredittkort, postanvisning osv.)

Detaljnivået vil avhenge av programvaren du bruker eller opprette. Noen programmer vil koble direkte til bankkontoer og vil registrere inntektene og utgiftene dine for deg.

Selv om du velger et rimeligere program, eller fører postene dine på personlige regneark, bør du fremdeles sette opp separate poster for hver eiendom, for hver type kostnad, og for separate inntektstyper. Poenget er å registrere så mye informasjon du kan på transaksjonstidspunktet, slik at du enkelt kan lage økonomiske rapporter i fremtiden.

Du bør alltid sikkerhetskopiere dem på CD, på en ekstern harddisk, i en sky og til og med med en papirkopi. De skal skrives ut på slutten av hver måned og/eller slutten av året.

Papirkopi

Du vil sørge for at du har en papirkopi av de viktigste dokumentene dine. Hvis mulig, vil du lagre dem i et slags brannhemmende arkiveringssystem eller safe. Hvis du ikke kan finne en stor nok for alle filene dine, vil du beholde de viktigste, for eksempel titlene til eiendommen i denne boksen. Kategoriser alt etter år og sorter deretter alfabetisk filene slik at de er enkle å finne.