Reprimander kan hjelpe ansatte med å forbedre ytelsen

En ansatt reprimand er en offisiell skriftlig metode for å dokumentere at du har advart en ansatt om en spesifikk mangel på ytelse eller om en upassende handling. Ansattes irettesettelse er gitt etter svikt i uformell og formell tilsynscoaching for å hjelpe den ansatte med å forbedre den nødvendige ytelsen.

Vanligvis er det første trinnet i en progressiv disiplinær handling irettesettelse en verbal irettesettelse. Hvis den ansatte ikke klarer å forbedre seg i områdene som påpekes dem, er neste trinn et (mer alvorlig) skriftlig verbal irettesettelse.

Formålet med den ansatte irettesettelse

En irettesettelse er vanligvis ikke den første handlingen som blir tatt når en ansatt ikke klarer å utføre. Det skal være mange andre handlinger som finner sted før dette, for eksempel tilbakemeldingsøkter og verbal rådgivning.

Hensikten med en irettesettelse er å få en ansattes oppmerksomhet. Det varsler dem om at det å ikke forbedre ytelsen deres kan føre til mer disiplinærbehandling.

Noen handlinger kan kreve en øyeblikkelig irettesettelse, mens andre handlinger krever progressive trinn. Når du adresserer ansattes ytelse, må du forsikre deg om at hver handling du tar er dokumentert, og skaper en sti som fører opp til irettesettelse.

Lag en papirsti

Du bør gjøre ditt beste for å dokumentere alle korrigerende tiltak du tar med dine ansatte. Det er noen fordeler med dette. Én, du kan bruke det som referanse hvis en ansatt ikke husker hendelsen. To, det skaper en historie for ytterligere handlinger.

Forsøk å sørge for at verbale tilbakemeldingsøkter er anerkjent av den ansatte med en skriftlig godkjenning, eller ved å skrive handlingen i en ansattes post. Resultatanmeldelser er akseptable former for historisk atferd for irettesettelse, og det samme er andre tilbakemeldingsøkter.

Resultatanmeldelser og verbale og skriftlige irettesettelser vil gi dokumentasjonen som er nødvendig for at en organisasjon kan komme videre med disiplinære handlinger. Hvis det er gitt rettferdig advarsel, har arbeidsgiveren rett og juridisk grunn til å ta de nødvendige skritt for å avslutte en ansatt.

De fleste selskaper med mellomstore til store størrelser har en ansatthåndbok som tydelig skisserer irettesettelse og disiplinær handlingstrinnspolitikk. Denne håndboken skal alltid gjøres tilgjengelig for alle ansatte.

Hvis du har en liten bedrift, kan du vurdere å utarbeide noen skriftlige retningslinjer som skisserer passende atferd og handling som du kan ta hvis en ansatt ikke utfører tilstrekkelig. Hver ansatt bør signere at den erkjenner deres forståelse av policyen din.

Forbedre ytelsen

Ansatte vil vanligvis ikke føre til at ledere og ledelse trekker frem ansattes håndbok og påpeker brudd. De vil normalt ikke ha tenkt å mislykkes ved oppgavene de får. Imidlertid er det ansatte som kanskje må bli påminnet om at viss atferd ikke vil bli tolerert.

Reprimander kan hjelpe ansatte til å anerkjenne alvorlighetsgraden av lederen. Noen ganger klarer ikke ansatte å forstå implikasjonene av tilbakemeldingsøkter og verbale advarsler. Det kan være i hvordan du formulerer korreksjonene eller stemmen du brukte. Å skrive forsterker det du prøver å kommunisere, og hvis en ansatt ikke kan forstå dette, er det mer enn en misforståelse.

Noen ansatte vil rett og slett ikke kunne utføre oppgavene de får. Hvis alle coaching- og rådgivningsteknikker er utmattet og selskapspolitikken fulgt, kan det være på tide å utstede en irettesettelse.

Når du har utstedt et irettesettelsesbrev, kan det være verdt å sikre at den ansatte forstår korrigerende tiltak de kan gjøre for å forbedre. Siden irettesettelse vanligvis oppstår etter at andre metoder har mislyktes, kan det fremdeles være en misforståelse fra ansattes side. Korrigerende tiltak som blir iverksatt er kanskje ikke de aktuelle for den ansatte.

Noen ganger trenger en ansatt noen for å lytte og hjelpe dem gjennom en grov lapp i livet sitt. Alle har tøffe tider, og en leder som tar seg tid til å forstå en ansattes situasjon har potensial til å påvirke den personens liv, og for alltid bli sett på som noen som brydde seg nok til å forlenge en hånd.

Denne handlingen alene kan gjøre en ansatt i dårlig ytelse til en velutførende, ganske enkelt ved å demonstrere at noen bryr seg.

Følg den etablerte politikken

I tråd med retningslinjene som er skissert i ansattes håndbok eller akseptabelt atferdsbrev, kan en ansattes irettesettelse være det første eller det eneste trinnet som kreves før ansettelsesoppsigelse. Handlingen du tar er avhengig av hvordan du har definert retningslinjene eller alvorlighetsgraden av de ansattes handlinger.

Det er viktig å merke seg at sysselsettingslover og forskrifter varierer fra stat til stat, så det er ingen definitive grunner for å skyte en ansatt med mindre disiplinære tiltak bryter loven. Sjekk dine statlige arbeidslover for å sikre at du er i samsvar med.

Siste tanker

Forsikre deg om at du følger eller selskapets retningslinjer til brevet, mens du dokumenterer alt, for hver ansatt. Å utstede en irettesettelse til en ansatt for noe, men ikke til andre er ikke en rettferdig arbeidspraksis. Det gir folk grunnlag for rettslige skritt mot arbeidsgiveren deres, og det gir et dårlig arbeidsmiljø.

Når du fortsetter med papirarbeid med en ansatt i en dårlig ytelse, må du huske at du prøver å hjelpe dem med å forbedre seg, selv om du kanskje er på det siste strået ditt. Du kan bli pålagt å utstede en irettesettelse etter policy, men det er mulig at du gjennom alle tilbakemeldinger og papirer kan ha gått glipp av noe som kunne ha snudd en ansatt.