Rolle og formål med et prosjekt charter

Et prosjekt charter skisserer formelt et prosjekt i en organisasjon. Det dekker omfanget av hva prosjektet vil oppnå, så vel som de involverte, milepæler, budsjett og mulige risikoer. Mange organisasjoner anser dette dokumentet som en essensiell del av prosjektplanleggingen-selv om det ikke er det samme som en prosjektplan fordi det ikke kommer inn på detaljene i individuelle oppgaver i prosjektet.

Et effektivt prosjekt charter kan gjøre følgende:

• Skissere prosjektomfanget og målene
• Forsikre deg om at prosjektsponsorer og alle interessenter er i samsvar med et prosjekt
• Være en klar, enkelt referanse for alle involvert i et prosjekt
• Hjelp prosjektsponsorer med å få godkjenning av interessenter når buy-in er fortsatt nødvendig

Prosjektcharter kan variere avhengig av type prosjekt og organisering, men de grunnleggende elementene inkluderer vanligvis prosjektbakgrunn, interessenter, budsjett, risiko, milepæler,

Prosjektbakgrunn

Den første delen av et prosjekt charter vil tilby grunnleggende detaljer som navnet på prosjektet, prosjektsponsorene og manageren, og datoen dokumentet ble utarbeidet.

Denne delen vil også forklare formålet med prosjektet. Du kan henvise til en virksomhetssak eller kontrakten som driver prosjektet eller bare stave ut hvorfor det er viktig for organisasjonen. Det skulle ta for seg hvorfor dette prosjektet ble startet: løser det et problem for virksomheten? Adresserer den en ny trend? Støtter det selskapets overordnede strategiske retning?

Interessenter

Dette vil skissere personene og avdelingene som er involvert i prosjektet. Det vil ikke komme inn i det pirrende grisete av hver oppgave i prosjektet, men i stedet vil anerkjenne generelle roller og involvering. For eksempel kan du liste opp hovedprosjektets sponsorer, ledende prosjektledere, teammedlemmer, eventuelle outsourcede arbeidere eller partnere og klienter, hvis aktuelt. Større prosjekter viser kanskje ikke hver eneste person som er involvert, men kan i stedet notere avdelingen leder for et visst aspekt av et prosjekt.

Mål

Her svarer du på spørsmålet: "Hvordan vil vi vite når vi er ferdige?”Det inkluderer det du forventer at prosjektet skal levere og hvordan du vil vite om du har kommet dit. For eksempel, i et prosjekt for å lansere et tidsinnspillingssystem for alle avdelinger, kan målet være: “Alle team vil bruke timesheet -systemet innen utgangen av året.”

Noter også hvem som kommer til å være ansvarlig for å være enig i at du har nådd dette målet. Det unngår problemer på slutten av prosjektet der plutselig ingen er forberedt på å signere arbeidet som komplett.

Budsjett

På dette tidspunktet har du kanskje ikke alle detaljene om prosjektoppgavene, slik at du ikke kan sette et fullt og detaljert prosjektbudsjett sammen. Du kan imidlertid notere eventuelle budsjettbegrensninger eller estimering av forventede kostnader på høyt nivå.

Risiko

Alle prosjekter har risiko. Denne delen av prosjekt charteret danner den tidlige versjonen av prosjektrisikotogen din. Dokumenter eventuelle risikoer du vet om på dette tidspunktet, slik at ledergruppen kan se hva som kan påvirke prosjektet fremover.

Milepæler

Hvis du vet at milepælene på høyt nivå inkluderer dem i prosjekt charteret i denne delen. I det minste bør du inkludere estimerte prosjektstart- og sluttdatoer. Du bør også liste opp drop-dead datoer eller noe som er spesifisert i kontraktene du jobber med. Du kan overføre disse milepælene til Gantt -diagrammet ditt senere når du kommer til å sette sammen en mer detaljert prosjektplan.

Prosjektleder myndighetsnivåer

Med mindre det er klart og dokumentert et annet sted, er det verdt å inkludere en seksjon i charteret om hva prosjektlederen kan gjøre uten å få ytterligere avmelding fra noen mer senior. Det er generelt relatert til hvilke toleransenivå. Ethvert avvik over disse godkjente grensene må være signert av prosjektsponsoren.”

Du kan utvide denne delen for å spesifisere hva, om noen, autoritet prosjektlederen har om å ansette og skyte ansatte fra prosjektgruppen.

Godkjenne prosjekt charteret

Den endelige delen av prosjekt charteret er godkjenningsdelen. Prosjektleder og prosjektsponsor (eller personen som startet av arbeidet, hvis en langsiktig sponsor ennå ikke er utnevnt) skal signere og datere dokumentet. I dag vil det sannsynligvis være via e -post, så hold en kopi av e -postgodkjenningen i prosjektfilene dine i tilfelle du må henvise tilbake til den.