Bemanne virksomheten med viktige kontorjobber

Det er ingen klare distinksjoner om hvilke kontorjobber som utfører hvilke kontoroppgaver. På mindre kontorer vil du faktisk finne at en person vil utføre en rekke forskjellige kontoransvar. På store kontorer er pliktene og ansvaret spesialisert og konsentrert i bestemte kontorjobber.

Denne guiden vil hjelpe deg med å bestemme hvilke kontorjobber du trenger for å utføre oppgavene som er nødvendige for et effektivt kontor. Det er ingen absolutter fordi noen jobber må utføres av en person på grunn av det store volumet av arbeid; Mens andre funksjoner som sekretær og resepsjonist kan kombineres som en enkelt jobbtopp, blir en person utført av en person.

Administrativ assistent eller utøvende sekretær

Administrative assistenter og utøvende sekretærer er høyt trente, organiserte og motiverte individer. Det er de som holder ledere og ledere på sporet og hjelper dem med å drive effektive og godt organiserte virksomheter. 

Resepsjonist

Resepsjonisten hilser publikum, er "gatekeeper" for organisasjonen og utfører en rekke andre oppgaver som er viktige for selskapet. Oppgavene som utføres varierer mellom små, mellomstore og store bedrifter. 

Medisinsk sekretær og administrativ assistent

Medisinsk sekretær- og administrative assistenter har spesiell opplæring som kreves av medisinyrket. Å ansette feil sekretær eller administrativ assistent vil ha negativ innvirkning på måten medisinsk kontor fungerer. 

Kasserere

Kontorjobben til en kasserer strekker seg utover å håndtere bare pengene på kontoret. Det trenger ikke å være en heltidsjobb, men et godt designet kontor vil ha sjekker og balanser bygget for å beskytte selskapets monetære eiendeler. 

Kontorist / dataregistrering

Kontorets kontorist eller ansatt i datainngang fokuserer deres innsats på å utføre en rekke grunnleggende kontoroppgaver som holder kontoret i gang og informasjonen flyter gjennom hele virksomheten. Denne elementære kontorjobben er nødvendig for effektiv drift av kontoret.

Kontorsjef / veileder

Jobben til kontorsjef og/eller kontorveileder er å sikre at kontoret fungerer effektivt og naturlig. Denne mangefasetterte personen er nøkkelen til et vellykket kontor. 

Kundesupport / kundeservice

Kundesupport eller kundeservicerepresentanter er din stemme og ører til kundene dine. Et godt organisert kundeserviceområde kan være forskjellen mellom at selskapet ditt vokser eller blir en annen statistikk i en tøff økonomi. 

Regnskapssjef / veileder

Jobben til regnskapssjefen eller regnskapsføreren er å sikre integriteten til de økonomiske prosessene som må finne sted. Å ansette eller promotere feil person til denne stillingen kan være en kostbar feil. 

Hver virksomhet har unike behov, og ikke alle bedrifter vil trenge alle disse jobbene. Det er jobber, for eksempel markedsføring og forretningsutvikling som kan håndteres av en person eller en gruppe mennesker. Virksomheten må fremmes. Sosiale medier og digital markedsføring har gjort å spre ordet om virksomheten mye enklere i dag enn tidligere. Ofte, i en oppstart, vil grunnleggeren eller eieren ta på seg funksjonene for å markedsføre virksomheten for å bestemme de beste stedene for å få potensielle kunder og kunder. Når virksomheten vokser, kan det være nødvendig å vie en del av en ansattes tid til å støtte denne funksjonen, eller det kan være fornuftig å vie en heltidsperson til å være ansvarlig for å fremme virksomheten.