Trinn-for-trinns konferanseplanleggingsguide

Å organisere en konferanse fra grunnen av krever en enorm mengde tanker og datasamling. Hele prosessen kan ta et par år avhengig av størrelsen på gruppen, men det kan tenkes å starte en vellykket konferanse på et enkelt år hvis du kan ta raske beslutninger.

Virkeligheten med å planlegge en konferanse er at du uten noen erfaring kan miste mye tid over tenking av hver liten detalj mens du overser viktigere problemer. For å gjøre prosessen enklere for førstegangere, har vi skissert de viktigste trinnene mens du gir deg lenker til våre mer detaljerte gjennomganger om hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferanseplanleggingsguide som hjelper deg å begynne med en solid mal på plass.

Trinn 1: Lag en visjon om konferansen din

Hver hendelse begynner med en visjon, men du må forvandle visjonen din til ord og tall for å måle kostnader og ta informerte planleggingsbeslutninger. Først må du starte med grunnleggende arrangementplanlegging som hvem, hva, når, hvor og hvorfor.

Trinn 2: Opprette en forretningsplan

Med mindre konferansen din blir finansiert av et tilskudd eller organisasjon, vil du trenge å kartlegge hvor pengene dine kommer fra og hva de brukes til. Den første delen av denne ligningen, inntektene, skal beregnes tidlig i planprosessen.

Nå, for å sette en pris på en konferanse, må du ha en ide om hva du planlegger å tilby deltakere. Din reiserute og høyttaleroppstilling vil være salgsfaktoren for potensielle registranter.

Trinn 3: Sammenligning av arenaer og tjenester

Etter at du har en mer spesifikk ide om når konferansen din vil finne sted og hvor mange mennesker du vil delta på, kan du begynne å handle for et passende sted. Husk at utvalget av stedene også vil avgjøre catering og lyd/visuelle kostnader. Dette er fordi de fleste konferansesentre og arrangementshoteller krever at du bruker sine interne tjenester for eventuelle arrangementer på stedet.

De fleste konferanser må tilby en slags overnatting for gjester som reiser utenfor regionen. Denne nødvendigheten skaper et annet sett med hensyn til å faktor.

Trinn 4: Rekruttering og administrerende registranter

Selv de mest populære konferansene må effektivt markedsføre arrangementet sitt for å fylle hvert sete i huset. Oppmøte er den viktigste faktoren for suksessen med arrangementet ditt. Godt fremmøte -tall gir inntekter og sponsormuligheter. Og jo flere du har registrert vil skape mer etterspørsel etter reklame- og deltakelsesåpninger. Lang historie kort, hvis du kan tegne en mengde, vil alt annet falle på plass mye lettere.

Å håndtere registrering blir vanskeligere etter hvert som arrangementet ditt vokser i størrelse. Det er her et online registreringssystem kan hjelpe deg med å spore nummer, behandle betalinger og organisere data.

Trinn 5: Planlegging av detaljer på stedet

Til slutt, etter å ha organisert og implementert forretningselementene på konferansen, kan du begynne å tenke på detaljene på stedet. Dette inkluderer hvordan deltakerne vil navigere i konferansen, den generelle utformingen av hvert rom og distribusjon av mat og drikke. Dette er den delen av å planlegge en konferanse som folk flest forbinder med planlegging av arrangementer. Den beste måten å koordinere alle detaljene på er å gå gjennom reiseruten din som gjestene dine. Se på hvordan de vil tenke og handle på hvert punkt på dagen for å løse problemer før de oppstår.

Trinn 6: Tips for utstillingsstyring

Konferanser har vanligvis et utstillingsområde eller et konferansegulv der sponsorer og leverandører leier plass for å markedsføre produktene sine. Dette kan være en veldig lukrativ mulighet for konferansen din hvis du organiserer alt godt. Husk imidlertid at et utstillingsområde vil kreve en betydelig forpliktelse på både tid og ressurser, så sørg for at du er forberedt på å administrere behovene til flere leverandører før du forplikter deg til dette formatet.