Trinnvis for å planlegge å sette opp effektive møter

Hvis du er som de fleste jeg kjenner, kan tanken på å tilbringe en dag i back-to-back-møter være en fryktelig følelse. Møter kan være kjedelige, er ofte unødvendige og tar definitivt tid fra annet (mer avgjørende) arbeid. Men møter kan være veldig effektive og produktive når de er planlagt riktig. Her er noen enkle trinn for å planlegge effektive møter.

Bestem om du virkelig trenger et møte

Først må du bestemme om det virkelig er nødvendig å planlegge et møte. Vi tror ofte et formelt møte er den beste måten å dele informasjon eller ha en diskusjon. Men hvis nyhetene dine kan leveres via e -post eller konferansesamtale, eller bare ved å samle noen få mennesker på kontoret ditt i 15 minutter, er det sannsynligvis en god idé å hoppe over det formelle møtet helt.

Bare inviter de som virkelig trenger å være der

Noen gang blitt invitert til et møte og lurte halvveis gjennom hvorfor du er der? Ikke kast bort folks tid ved å invitere dem til et møte de ikke trenger å delta. Det vil ikke være et effektivt møte. Må noen fra regnskap være til stede på møtet for å svare på budsjettspørsmål? Inviter en person fra regnskap som er egnet for den oppgaven.

Hvis en kollega eller veileder må informeres om hva som ble diskutert på et møte, trenger du ikke å invitere dem til selve møtet. Bare utarbeide et møteoppsummering og send det til dem etterpå. De vil sette pris på tidsbespareren, og du har forsikring om at - fordi du legger informasjonen skriftlig - er de fullt informert om diskusjoner.

Send ut møtepåminnelser

Livet er travelt og kalendere blir raskt booket med planlagte aktiviteter. Send ut en oppfølgingsmøtepåminnelse to dager før møtet ditt. De som sa at de ville delta, vil da kunne bekrefte at de fortsatt kan lage det, eller hvis planene deres har endret seg, og du må planlegge omlegget.

Ha en agenda

For å planlegge effektive møter, bør du først bestemme hva som vil bli diskutert. Hva er målet med møtet? Hva søker du å oppnå? Utvikle en møteagenda på forhånd og distribuere den til deltakere. Angi starttiden og ta med en kort liste over emner som skal tas opp. Ikke svelg ditt eget møte med en langvarig, altfor detaljert agenda. Angi ved navn alle individer som vil være ansvarlige for rapportering om et bestemt område.

Husk at dette er viktig for de som deltar, men også for deg også. Når du legger ut agendaen din, vil du være bedre i stand til å holde deg på emnet.

Vær tydelig på forventningene

Når du først sender ut varsel om møtet, må du være tydelig på dets formål og dine forventninger. Vil møtet dreie seg om en presentasjon? Vil de som deltar trenger å ta notater? Eller er dette en idédugnadsøkt alle forventes å dukke opp med ideer og forslag?

I noen bedriftskulturer trenger ikke ansatte å delta - de lytter bare og drar tilbake til arbeidsområdene. I andre selskaper deltar ansatte fritt. I dagens samarbeidsplasser er ikke bare velkomne og deling av ideer, det er ofte formålet med hele møtet.

Når du legger ut forventningene dine, er det også et godt tidspunkt å sende ut nødvendig lesing eller materiale du vil at de som deltar på å se over. På den måten er de forberedt når de kommer til møtet, og det er ingen overraskelser.

Start på tid

Å starte i tide er veldig viktig, både fra et logistisk og produktivitetssynspunkt. Hvis du er personen som vanligvis dukker opp for møter i tide, forstår du hvor frustrerende det kan være når ting ikke kommer i gang når folk sildrer inn i rommet. Det som uunngåelig skjer er, fremover, alle vet at disse møtene aldri starter på tid så alle sammen begynner å dukke opp sent. Ta ansvar for møtet ditt. Start omgående på den gitte starttiden. Lukk døren og begynn. Stragglers vil raskt få beskjeden om at de kommer sent, og de skal bare gjøre den feilen en gang. Og dessuten må alle komme tilbake på jobb, slik at du ikke vil forstyrre hele arbeidsdagen.

Hold det kort og enkelt

De fleste møter er planlagt i en time når en kortere tidsperiode i mange tilfeller vil være tilstrekkelig. Når for mye tid blir tildelt, blir tiden bortkastet. Folk somler etter møtet er over eller bruker for lenge på en gitt agenda -vare. Hold møtene korte og til poenget.

Hold deg på emnet

En agenda alene vil ikke kjøre møtet ditt effektivt. Hold deg til agendaen og hold diskusjonene fra å vandre av gårde på tangenter. Adressere eventuelle spørsmål utenfor temaet, og sier at det er et tema for et annet møte, eller det vil bli adressert privat. Ingen liker et løpsk møte der formålet hele poenget tok baksetet til andre samtaler.

Ta mindre møter utenfor konferanserommet

Å sitte i det samme kjente konferanserommet samlet rundt det samme kjente bordet er akkurat det - det er bare for kjent. For å oppmuntre ansatte til å samhandle, tenke kreativt og ha livlige diskusjoner, kan du vurdere å ta møtet utenfor det vanlige konferanserommet.

Vurder å møte ved et bord utenfor hvis sted og vær tillater. Prøv å samles i et felles område med sofaer og små bord i stedet for et stort konferansebord og svingbare stoler.

Ikke vær redd for å ta en annen tilnærming

Hvis tilnærmingen til møtet ikke fungerer, ikke vær redd for å bytte kurs. For eksempel, hvis en idédugnad gir et stille rom med veldig lite dialog, endre retning. Vær fleksibel og vær oppmerksom på hvordan det overordnede møtet utvikler seg.

Bruk teknologi

Planlegger å bruke teknologi for å holde deltakerne engasjert. I dagens digitale verden er de fleste vant til å se grafikk eller videoer for å støtte ordene de hører. Appell til den tankegangen og innlemme audiovisuelle når du planlegger møtet ditt.

Datamaskiner projisert på store skjermer og smarte brettpresentasjoner som oppmuntrer til samhandling er en kjærkommen endring fra standard lange PowerPoint -presentasjoner.

Ett poeng på teknologi - sørg for å teste den ut først. Det siste du trenger er å bli oppblåst fordi den bærbare datamaskinen ikke fungerer, eller at du ikke kan løpe gjennom dine visuelle hjelpemidler når du trenger dem. Hvis teknologi ikke er din forte, må noen andre løpe gjennom før møtet. Det vil definitivt spare deg for tid og holde deg i planen hvis du gjør litt prep -arbeid fremover.

Send ut et møtesammendrag

I løpet av et døgn etter møtet, send ut et kort sammendrag av hva som ble diskutert. Det er en god idé å følge opp en e -post til alle de som var til stede, de som ikke var i stand til å delta på møtet og noen andre som kanskje trenger å bli informert. Ta også med eventuelle handlinger som spesifiserer hvem som er ansvarlig for hvert element, så vel som forfallsdato.