Trinn for utarbeidelse av en konferanseplanleggingsguide

Å planlegge en konferanse krever et ferdighetssett som inkluderer utrolige organisatoriske ferdigheter, evnen til å multitaske, energi, kreativitet, forretningssness, mellommenneskelige ferdigheter og oppmerksomhet på detaljer. Det krever også en omfattende konferanseplanleggingsveiledning som ikke bare vil holde deg i plan, men som vil gi etterlengtet forsikring om at du ikke har glemt noe underveis.

Hvordan det skiller seg fra annen hendelsesplanlegging

Konferanseplanlegging er forskjellig fra andre typer hendelsesplanlegging og inkluderer flere trinn. Konferanser har en tendens til å være store arrangementer som vanligvis tar et år eller mer å planlegge. Oppgavelisten din kan inkludere å velge et sted, bestille hotellrom, sette opp online registrering, sikre foredragsholdere, arrangere gjestfrihetssuiter, være vert for en utstillingshall, planlegge møter, håndtere mat og drikke og mer. Å utarbeide en godt organisert konferanseplanleggingsguide som kartlegger trinnene er et must for enhver vellykket konferanseplanlegger.

Konferanseplanleggingsveiledningen fungerer som en plan for planlegging av enhver konferanse. Tilpass og endre guiden basert på arrangementet du planlegger og hold den i nærheten. Når det er forberedt og brukt riktig, vil det snart bli ditt mest verdifulle konferanseplanleggingsverktøy.

Start med grunnleggende konferanseplanlegging

Den første delen av konferanseplanleggingsveiledningen skal inneholde det grunnleggende angående konferansen:

• Hendelsesdato og tid
• Hendelsesplassering (hvis kjent)
• Hendelsesformål

Inkluderer andre kjente elementer, for eksempel alternative datoer eller antall deltakere.

Hva er planen? 

Før du kommer til å planlegge de forskjellige elementene på en konferanse, må du finne ut hva de forskjellige elementene er og hvor de passer i det generelle ordningen for arrangementet ditt. Så ta ut en penn og pute, eller sett deg ned foran datamaskinen, og begynn å skrive ned alt som kommer til hjernen.

Ikke bekymre deg for å liste opp ting i rekkefølge av betydning eller i noen form for kronologisk sekvens. Som kommer senere. Akkurat nå vil du i hovedsak lage en veldig lang, men enkel versjon av oppgavelisten din, som vil bli brutt i forskjellige frittstående komponenter som skal håndteres individuelt under planleggingsprosessen. 

Denne delen kan liste opp noe av følgende:

• Valg av spillested
• Hotellvalg
• Møteplass
• Gjestfrihetssuiter
• Konferanseutstillingshall og boder
• Åpningssermoni
• Høyttaler/utstillerregistrering
• Deltakere registrering
• Reisearrangementer
• Deltakere merker
• Hendelsesprogram
• Mat og Drikke
• Audiovisuell
• Bemanning på stedet

Ta litt ekstra tid på å sammenstille denne listen slik at du ikke overser noe og fortsett og legg til alt som kommer opp senere. Ikke bli overveldet av de mange ansvarsområdene; Hensikten her er å tenke på alt nå, slik at du kan planlegge og administrere hvert element effektivt.

Velg et sted

Når du har bestemt når konferansen skal holdes og har forståelse for det generelle omfanget av arrangementet, er neste trinn å velge et sted. Avhengig av størrelsen på konferansen, kan det hende du kan velge ett sted for alle konferansebehovene dine, fra utstillingshallen til møterom, bankettsaler og hotellrom.

Hvis konferansen er for stor til å få plass på ett sted, kan du søke et sted som er i nærheten av hotell eller cateringsteder utenfor, slik at konferansedeltakere ikke trenger å reise for langt for å skyte fra ett konferansearrangement til et annet.

Tenk på deltakerregistrering

Tenk på den beste måten for deltakere å registrere seg på denne konferansen og hvordan du vil bekrefte deres registrering. Det kan være lurt å se på å lage merker eller navnelapper for de fremmøtte. Når du går inn i registrering, må du huske å gjennomgå og oppdatere planleggingsguiden.

Hvis en hendelse forventes å trekke store folkemengder, er et online konferansegistreringssystem veien å gå. Systemet kan behandle betalinger, spore registreringer og organisere annen relevant informasjon og hjelpe til med å generere rapporter og lister over deltakere.

Utstillere og konferanseutstillingshaller

Utstillingsområder er et vanlig trekk på konferanser, og gir en mulighet for sponsorer og leverandører å leie plass for å markedsføre sine produkter og tjenester. Dette er også en mulighet for konferanseverten til å få inn inntekter hvis utstillingsfunksjonen effektivt fremmes og godt mottatt. Avhengig av størrelsen på konferansen din, vil administrere utstillerne og utstillingshallen kreve ekstra tid og ressurser, så planlegger deretter.

Som nevnt ovenfor, er online konferansegistreringssystemer den beste måten å spore registreringer på, så hvis du forventer et stort antall utstillere, kan du vurdere å innlemme utstillingsregistrering i deltakerregistreringssystemet. Utstillere vil også trenge følgende:

• Utstiller merker
• Kart over konferanseutstillingshallen med bodetall oppført
• Manualer for utstillingsbås satt opp og rive ned
• Utstillingsbåter
• Liste over leverandører på stedet som er tilgjengelige for å hjelpe til med utleie og tjenester

Som konferanseplanlegger vil du være ansvarlig for å ansette sikkerhet for å sikre sikkerheten til materialer som ligger i utstillingshallen.

Planlegg konferansedetaljene

Med noen av de større ansvarene som er taklet, for eksempel utvalg av konferansested og deltakerregistrering, kan du flytte fokuset ditt til å planlegge detaljene i konferansen. Som tilfellet er med å planlegge en hendelse av enhver art, er det å være organisert like viktig som oppmerksomhet på detaljer.

Nå er det på tide å trekke ut den lange vaskerlisten over oppgavelementer du satte sammen i begynnelsen av konferanseplanleggingsprosessen. Se gjennom listen og gjør endringer eller tillegg etter behov for å gjenspeile de nyeste oppgavene og ansvaret. Sett deretter disse elementene i kronologisk rekkefølge, og starter med elementer som kan eller må fullføres langt på forhånd. For eksempel:

• Bokblokk med hotellrom
• Reserve utstillingshallplass
• Forskning online konferansegistreringssystemer
• Planlegg en markedsføringsplan for konferanser

Start i begynnelsen og gå derfra. For hver detalj som må ha en tendens til å inkludere en oppfølging for å være sikker på at kontrakter blir signert og mottatt. Når konferansedatoen nærmer seg, vil handlingselementene dine inkludere kortsiktige oppgaver som:

• Velg fargevalg og dekor
• Lag blomsterarrangementer
• CThe Hoose -menyen
• Arranger for flyplasstransport for foredragsholdere eller VIP -er

Vurder konferanseplanleggingsveiledningen din som din go-to manual for alt som er inkludert i planleggingen av en konferanse, uansett hvor liten. Denne guiden vil raskt bli et uvurderlig verktøy som ikke bare vil holde deg organisert og etter planen, men vil berolige nervene når den store datoen nærmer seg, og du stiller spørsmål ved om du har glemt noe.