Den grunnleggende etiketten for å overføre en forretningsanrop

Riktig virksomhetstelefonetikette kan gjøre et positivt inntrykk på dine kunder og kunder. Overføring av en telefonsamtale er mer enn bare å vite hvilke knapper du skal trykke på telefonsystemet ditt. Forretningstelefonetiketten som du og dine ansatte bruker hver dag, er en direkte refleksjon av selskapet ditt.

Du kan enten legge frem et profesjonelt inntrykk eller et som mangler. Enten din ansatt er økonomisjef eller en temp som er siktet for å svare på telefonene, må du sørge for at alle i selskapet ditt er oppe i hvordan du kan overføre en samtale profesjonelt. 

01 av 07

Forklar hvorfor du trenger å overføre samtalen

Alistair Berg / Getty Images

Folk kan tilgi mange ting, men uhøflighet på arbeidsplassen er ikke en av dem. Forklar den som ringer høflig hvorfor du trenger å overføre samtalen. Det kan være at den som ringer nådde feil avdeling eller feil utvidelse i riktig avdeling.

En annen grunn til å overføre en samtale kan være at bare en annen avdeling kan svare på spørsmålet, eller at du ikke har nok autoritet til å ta avgjørelsen den som ringer søker. Uansett, sørg for at innringere vet nøyaktig hvorfor samtalen deres trenger overføring, slik at de ikke tror at du bare passerer pengene.

02 av 07

Gi informasjonen din først

PeopleImages / Getty Images

Gi alltid innringere ditt navn og utvidelse i tilfelle du blir koblet fra. Det lar dem få vite at du er personlig bekymret for deres situasjon. Du ønsker også å forhindre en situasjon der en innringer er koblet fra og må starte på nytt fra bunnen av, og forklarer situasjonen til enda en bedriftsrepresentant.

Du bør også fortelle innringere navnet på personen eller avdelingen du overfører dem til, og gir det forlengelsesnummeret også. Uansett hvilken virksomhet du er i, er alle i virksomheten med god kundeservice. 

03 av 07

Be tillatelse til å sette i gang overføringen

Kreditt: Paul Bradbury / Getty Images

Når du har opprettet rapport med den som ringer, kan du be den som ringer om tillatelse til å sette i gang overføringen. Denne forespørselen gir også den som ringer en sjanse til å stille andre spørsmål eller uttrykke andre bekymringer for deg. Det lar også innringere si at de vil ringe tilbake når de har mer tid.

Noen ganger hender det at en innringer ikke ønsker å bli overført. I så fall, finn ut hvorfor. Deretter kan du forklare at overføringen vil sikre at de mottar hjelp så raskt som mulig. Forklar også at du vil gi neste representant all informasjonen om samtalen deres så langt, og at de ikke trenger å forklare situasjonen sin igjen

04 av 07

Vent på svar

Photoalto / Frederic Cirou / Getty Images

Ikke overfør samtalen så snart du hører den andre telefonen ring. Vent til den andre personen skal svare og forklare hvorfor samtalen blir overført. Dette trinnet gir den neste ansatte en sjanse til å forberede seg til samtalen og forhindrer at innringeren må forklare situasjonen eller problemet på nytt.

05 av 07

Lage en introduksjon

AJ_WATT / Getty Images

Gå tilbake til innringeren og kunngjør navnet og/eller avdelingen du overfører dem til. Takk innringeren for hans eller hennes tålmodighet og spør om du kan gjøre noe annet for dem før du henger på. Det hjelper hvis du kan bruke første- eller etternavnet til personen som den som ringer blir overført til. Det forsterker den personlige forbindelsen du har etablert og skaper videre en følelse av at den som ringer blir godt ivaretatt. 

06 av 07

Fullfør overføringen

Andersen Ross / Getty Images

Fullfør overføringen ved å koble innringeren med den andre personen eller avdelingen. Husk å avslutte forbindelsen ved å henge opp telefonen eller koble fra headsettet. Fordi telefonsystemer kan være kompliserte, spesielt i store selskaper, vil du sikre at du helt koblet deg fra samtalen. Hvis du er ny på jobben, lønner det seg å eksperimentere noen ganger med en kollega før du faktisk overfører en samtale.

07 av 07

Hvordan avslutte samtalen

Tetra bilder / Getty Images

Det er flere grunner til å avslutte en samtale når du er forlovet med den som ringer. Uansett årsak du har, uansett hvor legitim, må du koble deg ut på en profesjonell måte. Den vanligste grunnen til å avslutte en samtale er at du har kommet over en langvarig taler-noen som vil konsumere for mye av tiden din og forhindre deg i å gå på virksomheten din.

En annen mindre vanlig grunn er at den som ringer bruker voldelig, truende eller vulgært språk. Dessverre føler personer med sinnehåndteringsproblemer at de kan lufte sin fiendtlighet mot fremmede, spesielt de i serviceindustrien eller en tjenesteposisjon. Kontakt selskapets policy og prosedyrer for hvordan du håndterer denne typen situasjoner for å unngå juridiske konsekvenser. Og husk at det alltid er bedre å sette den som ringer på vent mens du søker råd enn å si noe du kanskje angrer på senere. 

Viktigheten av telefonetikette

Telefonen er ofte kundens eller kundens første kontakt med virksomheten din. Du vil at den opplevelsen skal være den beste den kan være. Hovedsakelig vil du ikke at kunder skal henge opp og ringe konkurransen din, så det er verdt å investere tid i å trene personalet ditt i riktig telefonetikette.