De fem stadiene i et prosjekt

Hvert større arbeidsprosjekt går gjennom fem faser. Lengden og detaljene kan variere fra prosjekt til prosjekt, men alle vil fortsatt følge de samme grunnleggende rammene. Mens noen prosjektmetodologier som smidige tilnærminger komprimerer eller gjentar følgende trinn i raskere, iterative sykluser, er arbeidet i hver fase synlig og distinkt i hvert prosjekt.

De fem etappene

De formelle stadiene i et prosjekt er som følger:

1. Initiering: Prosjektteamformasjon, prosjekt chartering og avspark
2. Planlegger: Å fullføre prosjektomfanget, definere detaljert sammenbrudd, vurdere risiko, identifisere ressurskrav, avslutte timeplanen og forberede seg på selve arbeidet
3. Henrettelse: utføre det faktiske arbeidet som kreves av prosjektdefinisjonen og omfanget
4. Overvåke og kontroll: Selve styring, rapportering og kontroll av ressursene og budsjettene i utførelsesfasen
5. Prosjekt lukk: Levering av prosjektet, vurdering av erfaringer, avskjed av prosjektgruppen

En prosjektleder vil lede teamet sitt gjennom disse fem fasene som er i rekkefølge, til prosjektstørrelse-til prosjektet er fullført. For smidige eller iterative utviklingstypeprosjekter foregår planlegging og utførelse i korte spurter eller spurter, med stadiene som gjentar til prosjektet er fullført til kundens tilfredshet.

La oss se mer detaljert på disse stadiene.

Initiering

En solid prosjektinitiering vil ikke bare sette opp prosjektet ditt for suksess, men det vil også legge grunnlaget for alle fremtidige stadier. Under igangsetting får du tildelt prosjektgruppemedlemmene, orienterer dem om de overordnede prosjektmålene, og spør klienten eller prosjekteieren så mange spørsmål som mulig, slik at du kan planlegge prosjektet effektivt. Det er også et flott tidspunkt å bygge teamentusiasme for prosjektet og samle inn alle detaljer i siste øyeblikk som kan påvirke prosjektplanleggingen. Ytterligere trinn inkluderer:

• Interessentanalyse
• Tildeling av en utøvende sponsor
• Charter Document Development and Communication
• Formelt avsparkmøte

Planlegger

Når du har satt i gang prosjektet og samlet all relevant informasjon, vil du begynne å planlegge prosjektet ditt. Planleggingsstadiet avhenger av størrelsen på prosjektet ditt, hvor mye informasjon du må organisere og hvor stort teamet ditt er. Resultatet av planlegging bør være en klar prosjektplan eller plan, hvorav alle vil følge sine tildelte oppgaver.

Å bruke et prosjektplanleggingsprogram som Microsoft Project eller Basecamp er ekstremt nyttig når du planlegger et prosjekt. Det er andre gratis alternativer tilgjengelig på nettet også. Likevel, selv om det ikke alltid er nødvendig å bruke et prosjektplanleggingsprogram, er det ikke alltid nødvendig. Å bruke Excel og Word for å lage planen din og kommunisere den til teamet er like effektivt.

Spesifikke oppgaver i planleggingsfasen inkluderer:

• Opprette en kommunikasjonsplan for de forskjellige involverte interessenter
• Utvikle en detaljert arbeidsfordelingsstruktur
• Identifisere den kritiske banen
• Plotting av ressurser på prosjektplanen og foredle sekvensering av arbeidet basert på prosjektavhengigheter og ressursbegrensninger
• Utvikle en detaljert tidsplan
• Vurdere risikoer og utvikle en risikoprioriterings- og avbøtningsplan

Henrettelse

Nå som du har en solid prosjektplan, kan teamet begynne å utføre prosjektet mot deres tildelte oppgaver. Dette er scenen der alle begynner å gjøre arbeidet. Du vil offisielt sparke av utførelsesstadiet med personlige møter for å sikre at alle har det de trenger for å begynne å utføre sin del av prosjektet. Å få teamet i gang på rett spor er integrert i et prosjekts suksess, så formulerer planen og kommunikasjonsplanen tydelig. 

Overvåke og kontroll

Mens prosjektet er i utførelsesfasen, vil du begynne å overvåke og kontrollere det for å sikre at det går videre som planlagt. Det er mange måter du kan overvåke og kontrollere et prosjekt. Uformelle innsjekkinger med lagledere, organisert daglige "stand-ups", eller mer formelle ukentlige statusmøter er effektive. Informasjonen som kommer ut av disse møtene eller kommunikasjonskanalene vil informere tilbakemeldingssløyfen og til slutt alle planlegging og justeringer som kan være nødvendige for prosjektet.

Ytterligere viktige aktiviteter i dette stadiet inkluderer:

• Overholdelse av din forhåndsbestemte kommunikasjonsplan for å sikre interessentbevissthet om prosjektstatusen
• Overvåke arbeidsteam og arbeidsaktiviteter på den kritiske banen
• Identifisere muligheter for å forbedre tidsplanens ytelse ved å spore eller fullføre aktiviteter parallelt eller, om nødvendig, krasjer planen ved å legge til ressurser
• Overvåking av faktisk vs. planlagte kostnader
• I noen tilfeller overvåker, beregner og rapporterer om opptjent verdi for prosjektplanen
• Overvåking og avbøtende risiko og foredle risikoplanen etter behov

Prosjekt lukk

Når alle detaljene og oppgavene til prosjektet ditt er fullført og godkjent av klienten eller prosjekteieren, kan du endelig lukke prosjektet. Dette kan virke som en formalitet, men avslutningen av et prosjekt er like viktig som initiering, planlegging og utførelse.

En god prosjektleder vil dokumentere all informasjonen fra prosjektet og organisere den pent slik at de kan gå tilbake til det om nødvendig. Dette er også et godt tidspunkt å holde en post-mortem på prosjektet, slik at alle teammedlemmer kan reflektere over hva som gikk riktig eller galt under prosjektet. Alle viktige prosjektnotater bør også dokumenteres slik at utfallet kan deles med andre prosjektmedlemmer og arkiveres i en prosjekthistorisk mappe. Til slutt er det viktig å formelt utsette prosjektgruppen, og gi tilbakemeldinger og resultatevalueringer som indikert av firmaets policy.