Rollen til et prosjekttavle

Et prosjekttavle kan gå etter mange andre navn, for eksempel styringsgruppe eller styringskomité. Hvis du er prosjektleder, vil du finne at den kan gi ledelsesstøtten for å få jobben gjort.

Hvem er i styret

Prosjektstyret er ledet av prosjektsponsoren og inkluderer vanligvis en rekke andre senior interessenter så vel som prosjektleder. Dette er nøkkelpersonene som har muligheten til å få ting gjort på prosjektet. Deres jobb er å føre tilsyn med prosjektet og holde det i riktig retning.

Prosjekttavler er satt opp i begynnelsen av prosjektets livssyklus og opererer til den er fullført. Den har fire viktige roller.

Prosjektstyrets styring

Prosjektstyret har tilsynsansvar for arbeidet som prosjektgruppen utfører. Det sikrer at retningslinjene blir overholdt på bedriftsnivå og programnivå.

Styremedlemmene er ansvarlige for vellykket levering av prosjektet. Denne styringsrollen sikrer at prosjektgruppen opptrer på måter som er etiske og er akseptable for selskapet.

Styret

Det er ofte beslutninger som skal tas på et prosjekt som faller utenfor prosjektleder. Den avgjørelsen må diskuteres med en rekke interessenter. Problemet vil gå til prosjektstyret.

Styrets rolle generelt her er å holde prosjektet på kurs ved å gi riktig retning for teamet. De bidrar til å sette visjonen i starten av prosjektet og holde prosjektet på sporet gjennom hele tiden.

Prosjektleder er nøkkelpersonen som gir den nødvendige informasjonen. Resten av styret er der for å gi hjelp og støtte.

Beslutningstaking

Prosjektstyret er først og fremst et beslutningsorgan. Deres rolle er å holde prosjektet fremover ved å løse problemer som kan blokkere dens fremgang og hjelpe prosjektlederen til å se en klar rute til vellykket gjennomføring.

Gjennom et prosjekt kan prosjektlederen legge anbefalinger til styret. Dette kan inkludere å be det om å adressere:

• Risiko og potensielle utfordringer
• Ressursproblemer, som ikke å ha de rette teammedlemmene tilgjengelige
• Planlegg forsinkelser
• Budsjettoverskridelser

Styret kan godta prosjektlederens anbefaling. Eller det kan komme med andre forslag til en vei fremover. Styrets verdi er at medlemmene samlet har et stort bilde.

Godkjenne utgifter

Prosjektstyret godkjenner det overordnede budsjettet. Det krever vanligvis ikke å se hver faktura, men det overvåker pågående utgifter for å sikre at den holder seg på sporet.

Prosjektlederen går til styret når det ser ut som det er på tide å dyppe i beredskapsmidler eller forvaltningsreserver. Styret kan autorisere overganger og få tilgang til ekstra midler når det kan rettferdiggjøres.

Totalt sett gir prosjektstyret en essensiell styrings- og styringsfunksjon for prosjektgruppen. Dens retning og råd hjelper prosjektlederen å holde prosjektet i bevegelse i riktig retning, og det er perfekt plassert til å trå inn og hjelpe hvis noe begynner å gå galt.