Tips for tidsledelse for innkommende telefonsamtaler

Inngående telefonsamtaler kan spise opp mye tid og redusere produktiviteten din alvorlig ved å trekke deg bort fra andre oppgaver. Men akkurat som det er måter å håndtere utgående telefonsamtaler som vil forbedre din tidsstyring, er det måter å trimme hvor mye tid du bruker på innkommende samtaler. Og du kan gjøre det uten å være frekk mot personen som heter deg. Disse tipsene om telefonsvaring vil gjøre deg mer effektiv og produktiv.

Svar med en skikkelig hilsen til forretningstelefoner

For eksempel, når du svarer på telefonen, sier du noe som "Cypress Technologies, Susan snakker. Hvordan kan jeg hjelpe deg?"Dette lar ikke bare den som ringer vite at de har nådd en virksomhet, men setter onus på dem for å svare på spørsmålet, og sparer tid på tomgangskit-chat eller utforskende spørsmål som" er denne sypress-teknologiene?""

Tenk og prioriterer mens du snakker

Er samtalen best håndtert akkurat nå eller senere? Mange av telefonsamtalene som bedrifter mottar er raske henvendelser som lett blir besvart, for eksempel "Hvor sent er du åpne?"Men andre involverer mer komplekse og tidkrevende svar. Hvis det er tilfelle, fortell den som ringer, og spør når det ville være praktisk å ringe dem tilbake for å diskutere det.

Bruk parafrasering og oppsummering

Hvis du snakker med noen på telefonen som ser ut til å ville chatte eller forvilla fra punktet, si noe som "så det jeg hører at du sier er ..." eller "Så nøkkelpunktene er ..." eller "er ( sett inn sammendrag) et rettferdig sammendrag av det du sa?"Det er vanskelig å være chatty med noen som nekter å chatte.

Lukk hver samtale med et handlingssammendrag

Selv om dette bare vil ta sekunder i de fleste tilfeller, kan det spare deg for mye tid ved å unngå feil og behovet for å dobbeltsjekke. Etter en samtale der du arrangerte et møte med en klient, kan du for eksempel si: "Bra. Jeg møter deg på kontoret ditt på (sett inn sted) kl 10 a.m. i morgen, så går vi over prøvene sammen.""

Oppbevar en meldingspute med telefonene

Dette er ikke bare bra for tidsstyring og å holde fokus under samtalen, men også nyttig for tidsstyring senere hvis du trenger å finne eller gjennomgå detaljene i en bestemt samtale.

Gi kunder og kunder e -postalternativet

Gitt alternativet, vil alle kunder velge en e -post via en telefonsamtale. Forsikre deg om at bedriftens e -postadresse er fremtredende på visittkortene dine og på nettstedet ditt. Hvis du har e -postadressene deres, kan du sende e -post til dine nåværende kunder og kunder, nevne e -postalternativet og presentere det som en måte å forbedre kommunikasjonen.

Bruk teknologi for å administrere telefontiden din

Som et minimum bør virksomheten din ha en telefonsvarer. Sett disse opp med passende forretningsskript, og bruk dem til å svare på telefonen for deg når du er ute av kontoret eller trenger å jobbe med noe uavbrutt. Planlegg deretter en tid for å svare på disse telefonmeldingene hver dag. Du vil få verdifull tid ved å gruppere telefonsamtaler sammen.

La en person svare på telefonen

Når det er sagt, er det viktig å ikke stole for tungt på teknologi. Å få en maskin eller verre, et automatisert interaktivt stemmespons (IVR) -system-hele tiden er en virkelig sving som vil koste deg virksomhet når folk ikke gidder å legge igjen meldinger eller ringe tilbake. Hvis det å svare på innkommende telefonsamtaler tar for mye tid i løpet av dagen din, kan du vurdere å ansette en resepsjonist eller en profesjonell svarstjeneste for å svare på telefonen for deg. Kostnaden for å få noen andre til å gjøre det, kan bli mer enn oppveid av økningen i produktiviteten og det bedre salget.

Få en egen forretningslinje hjemme

Hvis du driver en hjemmebasert virksomhet, må du ha en annen telefon med en egen telefonsvarer med sin egen telefonsvarer. Ikke bare er dette mer profesjonelt, men det vil spare deg for tiden det tar å vade gjennom meldinger og bestemme hvilke som er forretningsrelaterte.

Oppbevar et skriftlig manus for ofte stilte spørsmål

Ha et kort spørsmål. Det sparer deg og dine ansatte tid hvis de ikke trenger å søke etter svar eller tenke på hvordan du kan svare på en bestemt forespørsel.

Mestre telefonen din

Husk at telefonen er ment å være et forretningsverktøy, ikke en påtrengende tidsvann som styrer arbeidsdagen din. Å håndtere inngående telefonsamtaler i henhold til disse tipsene om tidsstyring vil hjelpe deg å være mer effektiv, forbedre produktiviteten din og sette telefonen tilbake i sin rette stedhjelp.