Tips og verktøy for registrering av arrangementer

Fremskritt innen teknologi har hatt en betydelig innvirkning på hendelsesplanlegging og registrering av hendelsesregistrering. Lenge borte er dagene med papirinvitasjoner som ankommer en konvolutt med et stempel. Online -registrering blir stadig mer vanlig for alle typer arrangementer, fra forretningsseminarer og årlige konferanser til milepæl bursdagsfest og firmaets feriefunksjoner. Selv om denne online prosessen kan virke enkel, krever den fortsatt arbeid.

Heldigvis for arrangementplanleggere er det mange verktøy tilgjengelig for å hjelpe deg med registrering av arrangementer. Valg inkluderer enkle plattformer som takler det grunnleggende om hendelsesregistrering og de som er mer avanserte, og tilbyr multifunksjonelle applikasjoner. Noen hendelsesregistreringsprogrammer Prosessbetalinger. Noen gir også automatiske refusjoner hvis registreringen blir kansellert. Andre pakker lager registrertnavnemerker. Arrangementsregistreringsverktøy kan også muliggjøre integrasjon med en konferanse- eller selskapsnettsted, samt koble til sine sosiale medieplattformer.

Dessverre, med så mange alternativer, kan prosessen med å velge arrangementsregistreringsverktøyet for bedriften din være overveldende. Her er en enkel å følge guide for å velge arrangementsregistreringsverktøyene som best serverer din planleggingsvirksomhet.

Velge programvare for registrering av arrangementer: Hvor skal du begynne?

Når du velger hendelsesregistreringsverktøy, er det best å begynne med å bestemme dine behov og ønsker. Tenk gjennom registreringsprioriteringene dine og din planleggingsvirksomhet. Still deg selv disse spørsmålene:

• Er dine behov enkle og krever bare behandling av registreringer og betalinger? 
• Tilbyr du flere økter innen hovedbegivenheten som krever ytterligere registreringer?
• Trenger du å administrere hotellbestillinger eller reisearrangementer?
• Støtter du et konferanseside?
• Vil du gi navnelapper, koordinere audiovisuelle krav eller være vert for spesielle uttrekksøkter?
• Klarer du mer enn en hendelse samtidig?
• Er arrangementet ditt en årlig forekomst eller en engangsarrangement?

Svarene på disse spørsmålene vil hjelpe deg med å finne programvaren for registrering av hendelser som passer best for dine behov.

Verktøy

Med så mange valg i programvare for registrering, er det enkelt å bli fanget opp i prangende funksjoner og de nyeste verktøyene uavhengig av om de fungerer for arrangementet ditt, eller om de til og med vil bli brukt i det hele tatt. Ikke bli lokket av det siste og beste. Lag i stedet en liste over de funksjonene du for øyeblikket bruker i arrangementets registreringsprosess, og legg til de du vil inkludere for å effektivisere prosessen. Noen funksjoner som er tilgjengelige inkluderer følgende:

• Arrangement online registrering
• Arrangementsregistrering
• Deltakere Group -registrering
• Deltaker selvinnsats
• Betaling av hendelser
• Deltakerledelse og rapporter
• Deltaker Badge Creation and Management
• Registrering for individuelle økter
• Danner utvikling
• Hotellromstyring
• Markedsføringsledelse
• Sosiale medier
• Undersøkelser og tilbakemeldinger fra hendelser

Pris

Mange hendelsesregistreringsverktøy tilbyr standardfunksjoner til en fornuftig pris, som er godt egnet når du administrerer enkle hendelser. Disse programmene inkluderer grunnleggende registreringsskjemaer som kan kobles til nettstedet ditt. De kan samle inn registreringsinformasjon, inkludert informasjon om kredittkort, for å registrere og behandle kredittkortbetalinger. Også deltakerregistreringslister kan samles eller eksporteres. Avhengig av hvilken type hendelser du planlegger og hyppigheten av hendelsene, kan disse enkle verktøyene være en god passform ved å gi nøyaktig hva du trenger uten å bli fast.

Ekstra evner

Hvis planleggingsarbeidet ditt har planlegging av store konferanser, kan det være akkurat det du trenger. Løsninger inkluderer de som prosesser for prosessarrangement og kombinerer den funksjonen med muligheten til å spore og rapportere forskjellige detaljer om en større, mer kompleks hendelse. Hvis deltakere for hendelser registrerer seg for konferansen og deretter registrerer seg for spesifikke workshops i en gitt økt, er det verktøy for å aktivere den funksjonen.

Noe programvare vil tillate behandling av flere deltakere fra en organisasjon med en betalingskilde, samt tilby forskjellige prisstrukturer basert på grupperabatter eller tidlige registreringsgebyrer. Hvis du trenger tilpassede rapporter, kan du se etter en arrangementsregistreringspakke som automatisk vil generere rapporter ved å samle fremmøtelister basert på individuelle workshops eller andre parametere som du velger. Konferanser krever vanligvis trykte nametags, så legg det på "må ha" -listen slik at disse kan opprettes automatisk som en del av hendelsesregistreringsprosessen og se etter tilpasning for å gjenspeile om deltakeren er registrert for hele konferansen, en del av uken eller bare en bestemt dag.

Integrering

For de hendelsesplanleggere som utfører en rekke hendelser, kan integrering av registreringsdata i din eksisterende database være en kritisk funksjon for organisasjonen din. Vurder gjeldende metoder for å legge til registranter i databasen din og identifisere forbedringsområder. Det er viktig å tenke på forskjellige måter denne informasjonen kan integreres med eksisterende informasjon, for eksempel enkeltpersoner som har meldt seg frivillig eller gitt. De fleste hendelsesregistreringsapplikasjoner gir muligheten til å eksportere data manuelt. Imidlertid er denne metoden tidkrevende ettersom den krever manuelt import av informasjonen til databasen din igjen. Utforsk pakker som ikke bare kan tilfredsstille kravene dine.

Testkjøring før du kjøper

Når du har innsnevret ditt valg av programvare for registrering av arrangementer, må du bestemme om de tilbyr en gratis prøveperiode. Det vil gi deg muligheten til ikke bare å teste ut funksjonene, men for å se om den har funksjonaliteten du trenger, og om det passer godt for arrangementet ditt. Det er også en mulighet til å oppleve deres kundeservice nivå når du svarer på spørsmålene dine eller jobber for å løse et problem du har.