Tips for å velge programvare for småbedrifter

Å bruke regnskapsprogramvare sparer timer med tid sammenlignet med å håndtere bøkene manuelt eller ved hjelp av et regneark. Regnskapsprogramvare reduserer eller eliminerer overflødig dataregistrering, slik at kundens adresse på sitatet og legger deretter til arbeidsordren og fakturaen. Det er en blomstrende industri, med en studie som projiserer at det globale regnskapsprogramvaremarkedet vil nå $ 11.8 milliarder innen 2026.

Hvis du er eneeier med beskjeden inntekt, trenger du kanskje ikke regnskapsprogramvare, men eiere av små bedrifter som har lagerbeholdning og sjonglerer et stort antall kunder og ansatte vil spare tid og ha mer nøyaktige poster hvis de bruker regnskapsprogramvare.

Her er noen tips om hvordan du velger riktig regnskapsprogramvare for bedriften din.

01 av 05

Se etter visse funksjoner

Heltbilder / Getty Images

Begrensede regnskapsprogramvarevalg ved å ta en liste over regnskapsfunksjoner for små bedrifter du trenger for å drive virksomheten din. Rådfør deg med teamet ditt først for å sikre at du dekker alt virksomheten din trenger, fordi du kan oppleve at det er funksjoner du trenger som du ikke hadde tenkt på før. Og når du først har valgt og implementert programvaren, kan det være kostbart å ombord på teamet ditt på en annen programvareløsning etter å ha funnet ut at den forrige løsningen ikke hadde de nødvendige verktøyene.

De fleste av de små bedriftsregnskapsfunksjonene inkluderer:

• Lagerstyring
• Salgssporing
• Administrere kundekontakter
• Selgerkontostøtte
• Budsjettering
• Estimater
• Lønn
• Rapportering av forretningsskatter

Noe regnskapsprogramvare er designet spesielt for bransjer som bygging, produksjon og grossistdistributører. Hvis din lille bedrift er i en bransje med spesifikke regnskapskrav, kan det være regnskapsprogramvare med funksjoner for å oppfylle disse kravene. Ikke glem å spørre andre mennesker i din arbeidsgrense for meninger om regnskapsprogramvaren deres for å veilede valget ditt.

02 av 05

Bestemme om det passer din virksomhet

Kathleen Finlay / Getty Images

Nå som du har innsnevret valg av regnskapsprogramvare, kan du stille noen spørsmål mens du handler for programvare for småbedrifter for å avgjøre om det passer riktig for din virksomhet.

Vil programvaren vokse med deg?

Finn ut om programvaren har moduler du kan legge til senere om nødvendig. Et eksempel på en vanlig modul du kan legge til senere er lønnsregnskap.

Hvis moduler ikke kan legges til, oppgraderer programvaren lett til en mer dyktig versjon av samme regnskapsprogramvare? Eller eksporterer programvaren til et dataformat som CSV, slik at du kan laste den opp hvis du skal bytte til en annen regnskapsprogramvare -tittel senere?

Støtter banken din den? 

Å kunne laste ned transaksjoner fra banken din sparer mye tid, så finn ut først hvis banken din vil støtte programvaren.

Skulle det være online eller installert?

Online regnskapsprogramvare er nettbasert programvare som kjører sikkert gjennom en nettleser. Online regnskapsprogramvare er spesielt praktisk for å få tilgang til regnskapsdata og poster fra flere datamaskiner.

Kan få tilgang til noen brukere?

Hvis mer enn én person bruker regnskapsprogramvaren, kan en person trenger full tilgang til alle funksjoner, men andre trenger kanskje bare tilgang til dataregistreringsområder og ikke rapporter.

Kommer regnskapsprogramvaren med en gratis prøveperiode?

Det er alltid best hvis du kan prøve programvaren før du kjøper den. For å se hvor nyttig programvaredokumentasjonen er, last ned gratis prøveperioden og prøv den i noen dager for å se om det er en passform.

03 av 05

Faktor i støttekostnader

Fancy / Getty Images

Husk å finne støttekostnader i regnskapsprogramvarebudsjettet. Noe regnskapsprogramvare gir gebyrbasert støtte via e-post eller telefon fra det øyeblikket du begynner å bruke programvaren. Det er imidlertid vanlig at kostnadene for programvare for småbedrifter gir støtte uten kostnad for en bestemt periode, slik at du kan stille spørsmål når du først begynner å bruke programvaren uten å pådra deg ekstra utgifter. Etter den tidsperioden betaler du for støtte årlig, kvartalsvis eller per bruk basis.

Regnskapsprogramvaren kan ha et gratis online brukerforum der du også kan stille spørsmål. Dette kan være et godt alternativ til gebyrbasert støtte når spørsmålet ditt handler om noe enkelt, som hvordan du bruker en funksjon.

04 av 05

Ikke betal for unødvendige funksjoner

Sturti / Getty Images

En mindre, mindre kompleks virksomhet trenger færre funksjoner enn en større virksomhet gjør. Uansett hvor uimotståelig ekstra "fløyter og bjeller" ser ut til å motstå fristelsen til å kjøpe mer regnskapsprogramvare enn du trenger.

Generelt betaler du mer for tilleggsfunksjoner i regnskapsprogramvaren. Hvis virksomheten din vokser nok til å trenge mer robuste økonomiske funksjoner, er kostnadene berettiget, men inntil da bør du holde deg til det grunnleggende. For mindre virksomheter er det nå nok regnskapsprogramvarealternativer tilgjengelig til at overkjøp er unødvendig.

05 av 05

Rådfør deg med regnskapsføreren din

Marvin Fox / Getty Images

Regnskapsprogramvare erstatter ikke anmeldende middel for å sikre at virksomheten din følger lovlig og akseptert regnskaps- og skattepraksis. Men når du bruker regnskapsprogramvare, trenger ikke regnskapsføreren å bruke tid på å gjøre visse oppgaver, noe som sparer penger for en liten bedrift.

Enhver god regnskapsprogramvare vil ha rapportene du trenger å gi til regnskapsføreren din på en månedlig, kvartalsvis og årlig basis. Spør regnskapsføreren din hvilke rapporter som er nødvendige, og vær sikker på at du kan generere dem med regnskapsprogramvaren du vurderer.