Tips for å skrive åpen påmeldingskommunikasjon

Hvert år lar åpen påmelding. I løpet av dette kritiske vinduet må ansatte bli informert om de ansattes fordeler de kan registrere seg for, når de skal gjøre dette, og hvor de skal melde seg på. Dessverre sliter mange menneskelige ressursteam for å kommunisere nødvendig informasjon til ansatte, slik at de kan gå glipp av.

E -post kan være et kraftig kommunikasjonsverktøy for å utdanne ansatte i åpne påmeldingsperioder når de brukes riktig. Fordi det er allment akseptert og tilgjengelig som et kommunikasjonsverktøy, kan dette være en god måte å nå alle de ansatte. Lær ekspert tips for å formidle fordeler under åpen påmelding, så dine ansatte drar full nytte av dine fordeler for gruppefordeler i år.

Kommunisere fordeler før, under og etter åpen påmelding

Måneder foran den åpne påmeldingsdatoen, er det viktig å ha en solid kommunikasjonsplan for å levere relevant informasjon til ansatte før påmelding, under aktiv påmelding, og når påmeldingen pakker seg sammen. Dette kan være en serie e -postmeldinger som oppfordrer ansatte til å ta spesifikke tiltak, med lenker til påmeldingsnettstedet og fordeler informasjon.

Tilordne en sentrale fordelingskommunikasjonsrepresentant

Responsivitet er kritisk under åpen påmelding fordi ansatte vil ha utallige spørsmål i løpet av denne tiden. Sørg for å tildele minst en person som vil tjene som kontaktpunkt for alle innkommende e -postmeldinger fra ansatte som har spørsmål og bekymringer. Det skal være noen som er veldig kjent med plandetaljer, priser og frister.

Bruk et internt system for å samle fordel relatert informasjon og analyse

Sporer selskapet ditt aktivt påmeldinger, delvis påmeldinger og andre aspekter av påmeldingsprosessen? Hvis ikke, kan et internt system være nyttig for å holde seg oppdatert på påmeldingsstyring i hele organisasjonen. Bruk en gratis e -postserver som Outlook for å sette opp e -postvarsler for dataendringer.

Lag en serie meldinger for ukentlige berøringspunkter med ansatte

Åpen påmelding kan gjøres enklere og mer produktiv når det er en konstant utveksling mellom HR -teamet og ansatte. Som en del av e -postkommunikasjonsstrategien din, lag en serie meldinger som snakker om helse- og velværeemner, funksjonene til fordelsprogrammer og andre relaterte forhold. Send ut i ukentlige berøringspunkter til alle.

Gi ledere en ukentlig konto for påmeldingsinnsats for fordeler

Det er alltid en god ting å få full innkjøp fra ledere under fordeler på innmeldingen. Hvorfor? Ledere kan hjelpe ansatte til å prioritere å bli registrert i fordelene for det kommende planåret, og de kan dele hvordan fordeler støtter ansattes mål. Bruk en fokusert e -postkampanje for ledere i OE -perioder for å holde dem oppdatert på viktige oppgaver og datoer.

Gjør fordeler med e -postmeldinger morsomme

Den åpne påmeldingsperioden trenger ikke å være stressende. Det kan faktisk være en mulighet til å ha det litt moro. Utvikle e -postmeldinger som inkluderer noen morsomme spill som trivia -spørsmål, interessante fakta om selskapet og gratis sunne snack -gaver.

Sikre riktig grammatikk og stavemåte i e -postmeldinger

Før du sender ut e -postmeldinger, må du sørge for at grammatikk og stavemåte blir sjekket grundig. Det kan sikre at ingen skrivefeil tar veien til leserne og at e -postene gir god mening. Typoer kan forvirre ansatte, og de ser uprofesjonelle ut.

Bruk en standard e -postmal og la ut HTML

Når du utvikler e -post for fordeler med fordeler, sier eksperter at det er best å holde seg til standard e -postmal og holde det enkelt. Stray HTML kan forstyrre noen e -postlesingsprogrammer, spesielt på mobile enheter.

Skriv kraftige emnelinjer

E -postmeldinger blir bare lest når de er åpnet. Og dette vil ikke skje hvis emnelinjen ikke tvinger mottakere. Når du skriver e-post, kan du holde fokus på å lage en emnelinje for e-post som vil intrige mottakere til å åpne e-posten med strømord som "presserende", "tidsfølsom" og "oppmerksomhet" kan bidra til å oppnå dette målet.

Bruk totale belønningsuttalelser i sesongmessige e -postmeldinger

For å hjelpe ansatte til å forstå hele verdien av sine ansattefordeler, bruker du uttalelser om total belønning minst en gang i løpet av dette kvartalet. Det kan legges ved som en PDF til individuelle e -postmeldinger, eller en hyperkobling kan inkluderes i e -posten for å kjøre en total belønningserklæring på de ansattes bekvemmelighet.