Tips for å øke oppmøtet på forretningsarrangementer

Når du planlegger et forretningsmøte, konferanse eller annet profesjonelt arrangement, er oppmøte et viktig mål for suksess. Du vil tiltrekke nok gjester til å fylle seter, tilfredsstille forventningene og gjøre arrangementet til en økonomisk suksess. Deltakerne ønsker å lære ny informasjon og samhandle med jevnaldrende og ledere innen sitt felt.

Å øke oppmøtet og tiltrekke de rette menneskene til en hendelse skjer ikke ved et uhell. De mest vellykkede møtene går utover stjernespekkede hovednoter og inspirerende presentasjoner for å skape et profesjonelt, verdifullt og vennlig miljø for alle. Denne prosessen starter i de innledende stadiene av planleggingen.

01 av 06

Skape en sterk agenda

CaiaImage/Martin Barraud/Ojo+/Getty Images

Agendaen for arrangementet ditt er det første deltakerne vil se på når de bestemmer seg for om de skal delta eller ikke. Velg et sterkt sentralt tema for å forankre arrangementet ditt, deretter strukturere workshops, paneler, keynoter og andre deler av agendaen for å gi verdifullt og variert innhold i det temaet.

Når du setter agendaen din, bør du vurdere behovene til både deltakere og presentatører. La god tid til pauser og måltider, og organiser dagen rundt de store begivenhetene du vil at alle skal delta.

Hvis du vil ha flere workshops eller paneldiskusjoner på en gang, kan du plassere hendelser ledet av hovedhøyttalerne dine, slik at alle har en sjanse til å høre dem.

02 av 06

Vurder logistikk

Thomas Tolstrup/Getty Images

Selv med den beste agendaen og mest interessante hovedtalere, vil logistikk påvirke oppmøtet ditt. Husk behovene til både dine deltakere og din bransje når du planlegger datoer, tidspunkter og lokasjoner for arrangementet ditt.

• Hvor lenge er arrangementet ditt, og hvor lokale er de fremmøtte? Korte hendelser kan skje i løpet av arbeidsdagen eller umiddelbart etter. Hendelser med flere dager må kanskje planlegges over en helg.
• Er det travle sesonger i din bransje eller populære arrangementer som allerede er etablert? Planlegg arrangementet ditt i løpet av en tid som vil ha mindre konkurranse om oppmøte.
• Vil deltakere trenger å reise eller overnatte? Velg et sted som er praktisk å overnatte, flyplasser eller andre reisemidler. Se på å forhandle om en redusert hotellfrekvens for deltakere, enten der arrangementet blir vert eller i nærheten.
• Hvor er du vert for arrangementet? Hvis det er i bedriften din, må du planlegge sitteplasser, mat og parkering. Hvis det er på et hotell- eller konferansesenter, kan du velge et sted med erfaring med å planlegge lignende arrangementer.

Hvis du håper å etablere en årlig eller gjentatt begivenhet, må du være følsom for deltakernes behov når du planlegger logistikk. Gjør arrangementet enkelt å delta på og etablere et rykte for både start og etterbehandling i tide.

03 av 06

Bruk markedsføringsteknikker

CaiaImage/Getty Images

Behandle arrangementet ditt som alle andre deler av virksomheten din og utvikle en markedsføringsmiks du kan bruke for publisitet og promotering.

1. Identifiser målgruppen din. Som er de ideelle deltakerne for arrangementet ditt? Hva bryr de seg om? Kan noen i bransjen delta, eller bare de du inviterer personlig? Prøver du å koble enkeltpersoner med lignende rang og erfaring, eller tiltrekke deltakere på forskjellige punkter i karrieren?
2. Etabler konkrete benchmarks. Hvor stort vil arrangementet ditt være? Hvor mange fremmøtte vil du ha? Hvilke mål prøver du å oppnå?
3. Utvikle en markedsføringsmiks. Lag en plan for å markedsføre arrangementet ditt basert på målgruppen og begivenhetsmålene. Vil du annonsere åpent, enten online eller i fagmagasiner? Bruk søkemotoroptimalisering for å kjøre folk til arrangementets nettsted? Send ut bare personlige invitasjoner til en utvalgt liste over gjester?

Hvordan du genererer interesse vil avhenge av størrelsen og omfanget av arrangementet ditt. Men uansett hvor stor det er eller hvem målgruppen din, kan du bruke tradisjonell markedsføring og salgsteknikker hjelpe deg med å øke oppmøtet.

04 av 06

Inviter tidlig

CaiaImage/Getty Images

En av nøklene til å oppnå stort oppmøte til arrangementet ditt er ved å invitere folk tidlig og følge opp. En invitasjonsplan kan omfatte:

1. Inviter og bekreft alle hovedpresentanter eller panelhøyttalere så tidlig som mulig i planleggingsprosessen.
2. Nevn arrangementet til gjestene du (eller teamet ditt) kjenner personlig før du sender invitasjoner.
3. Send et papir eller elektronisk sparedato for enkeltpersoner eller organisasjoner som du håper vil delta.
4. Send papir eller elektroniske invitasjoner, inkludert høydepunkter for agenda og spesielle gjester, med en RSVP -forespørsel.
5. Videresende den detaljerte invitasjonen igjen med en personlig merknad til kolleger eller bekjente som du vet.
6. Følg opp med inviterte som ennå ikke har sendt inn en RSVP en måned før arrangementet.
7. Send en bekreftelse på hendelsen til deltakere en uke før det planlagte arrangementet (elektronisk eller over telefon, avhengig av antall fremmøtte).
8. Følg opp etter arrangementet via e -post for å invitere tilbakemelding eller kunngjøre eventuelle kommende arrangementer som deltakerne også kan være interessert i.

05 av 06

Send ut personlige invitasjoner

Helt nye bilder/Getty -bilder

Uansett hvem målgruppen din er, kan det å utvide personlige invitasjoner være en verdifull måte å sikre deltakere og generere spenning rundt arrangementet ditt. Gjester som mottar personlige invitasjoner er mer sannsynlig å RSVP ja, selv om de ennå ikke kjenner deg eller organisasjonen din.

Send en fysisk invitasjon ledsaget av enten en personlig merknad eller telefonsamtale til venner, kolleger og bekjente, så vel som høyprofilerte gjester som du ikke vet, men håper vil delta.

For noen hendelser kan det bidra til å dele dette ansvaret. Gjestelisten over et arrangement er ofte samlet fra kontaktlister som opprettholdes av en rekke individer, og de individer med de nærmeste forholdene til de inviterte bør utvide en direkte invitasjon til sine egne gjester.

Hvis du planlegger et stort symposium eller stevne med hundrevis av deltakere, vil det ikke være mulig å invitere alle personlig vil være mulig. Men når du planlegger større arrangementer, kan til og med noen få personlige invitasjoner gå langt. Identifiser store aktører i bransjen din som du vil nettverk med eller som kan heve profilen til arrangementet ditt, og nå ut på telefon eller e -post.

06 av 06

Følg opp og takk deltakere

CaiaImage/Getty Images

Mange fremmøtte setter pris på å motta flere utdelinger, presentasjonsledelser, anbefalt lesing eller annet materiale som kan ha blitt referert til av presentatører. Oppfølgingen er en utmerket mulighet til å dele denne informasjonen, utvide takkemeldinger til de som deltok, og begynne å publisere eventuelle ekstra hendelser du har planlagt for fremtiden.

Oppfølging av e-post og utsendelser er også et utmerket tidspunkt å anmode om tilbakemelding om arrangementet ditt gjennom en online undersøkelse, sendt skjema eller e-postkommentarer. For eksempel:

• Følte deltakerne at materialet dekket i presentasjonene og hovednotene samsvarte med forventningene?
• Gjorde arrangementet verdifulle muligheter for nettverk eller læring?
• Målte arrangementet gjestenes forventninger?
• Hvor var det rom for forbedring?
• Hva trodde deltakerne var den viktigste takeawayen fra arrangementet?
• Ville de delta på en lignende begivenhet i fremtiden?

Denne typen tilbakemeldinger kan hjelpe deg med å forstå hvor arrangementet ditt lyktes og hvor den kom til kort, noe som lar deg forbedre planleggingsprosessen din for fremtidige møter eller konferanser.