Topp 10 myke ferdigheter for kundeservicejobber

Kundeservicebransjen krever at ansatte har en rekke myke eller mellommenneskelige ferdigheter. Enten du samhandler med kunder personlig, på telefonen, eller via e -post eller nettprat, er det viktig at du kan forholde deg til andre på menneskelig nivå. Kunden skal føles som om de samhandler med noen som virkelig bryr seg og ønsker å løse problemet sitt.

Å utvikle disse kundeserviceferdighetene og understreke dem i et jobbintervju kan hjelpe deg med å stige over jobbmarkedskonkurransen.

Hva er myke ferdigheter?

Myke ferdigheter er de personlige egenskapene, personlighetstrekkene, iboende sosiale signaler og kommunikasjonsevner som trengs for å lykkes på jobben.

Myke ferdigheter kjennetegner hvordan en person samhandler i forholdet til andre.

I motsetning til harde ferdigheter som læres, ligner myke ferdigheter følelser eller innsikt som lar folk "lese" andre. Disse er mye vanskeligere å lære, i det minste i et tradisjonelt klasserom. De er også mye vanskeligere å måle og evaluere.

Myke ferdigheter inkluderer holdning, kommunikasjon, kreativ tenking, arbeidsmoral, teamarbeid, nettverk, beslutningstaking, positivitet, tidsstyring, motivasjon, fleksibilitet, problemløsing, kritisk tenking og konfliktløsning.

Hybridferdigheter er relatert til myke ferdigheter ved at de inkluderer en kombinasjon av ikke-tekniske og tekniske ferdigheter.

Myke ferdigheter du trenger å jobbe i kundeservice

Legg vekt på disse myke ferdighetene i CV- og følgebrevene. Kom til jobbintervjuer forberedt på å diskutere tider da du brukte disse viktige kundeserviceferdighetene.

1. Klar kommunikasjon

Klar kommunikasjon er avgjørende for kundeservice. Du må vite hva kunden vil og kunne formulere hva du kan gjøre for kunden.

Enunciating, å snakke høyt nok og bruke en oppegående tone vil hjelpe deg å kommunisere tydelig og positivt med kundene dine.

Disse ferdighetene er også essensielle i telefonkommunikasjon. Hvis du skriver eller e -post med kunder, må du huske å bruke riktig grammatikk og stavemåte og velge ord og uttrykk som formidler en lignende positiv holdning.

• Verbal kommunikasjon
• Skriftlig kommunikasjon
• Positivitet
• Emosjonell intelligens

2. Lytteferdigheter

Lytteferdigheter er like viktige som kommunikasjonsevner. Lytt nøye til kundene for å vite nøyaktig hva de trenger og hvordan du kan hjelpe dem. Demonstrere at du aktivt lytter gjennom kroppsspråk og svar.

Nikk Når du forstår noe, må du lage øyekontakt osv. Ikke vær redd for å stille avklarende spørsmål for å sikre at du forstår den andre personen.

Et viktig aspekt ved kundeservice er ganske enkelt å få kunden til å bli hørt.

Når du snakker i telefonen, ikke avbryt kunder og svare nøye på alle spørsmålene deres.

• Ikke-verbal kommunikasjon
• Åpent sinn
• Høflighet
• Innsiktsfulle spørsmål

3. Selvkontroll

Personer som jobber i kundeservice må kunne håndtere alle kunder rolig, selv de mest negative. Du må strebe etter å være rolig og kul, selv når kunden din ikke er det. Tålmodighet og selvkontroll vil hindre deg i å bli opprørt og si noe upassende.

Husk å prøve å ikke ta det personlig når kunden er opprørt. Når kunden er sint, er det enda viktigere å holde rolig og prøve å tone ned samtalen.

• Problemfølsomhet
• Peiling
• Tålmodighet
• Stresstoleranse
• Fokus

4. Positiv holdning

En positiv holdning går langt i kundeservice. Forsikre deg om at du vet alle fordelene med produktene eller tjenestene selskapet ditt leverer og formidler dem til kundene dine. Hvis kunder har et problem med et produkt eller en tjeneste, fokuserer du på hva du kan gjøre for å hjelpe dem.

Selv om du ikke vil virke altfor glad når en kunde er opprørt, kan det å være proaktiv og optimistisk hjelpe en kunde å holde seg positiv også.

• Peiling
• Emosjonell intelligens
• Vokaltone
• Oppmuntring
• Tilpasningsevne
• Proaktiv

5. Selvsikkerhet

Når du arbeider med kunder, vil du kunne ta kontroll over situasjonen og gjøre det du trenger å gjøre på en effektiv måte. Hvis du er saktmodig eller passiv, kan det hende at kundene ikke har tro på deg. Du vil imidlertid ikke være aggressiv eller krevende, noe som kan fornærme kunder.

Ved å snakke med en sterk, jevn stemme, stille direkte spørsmål og holde oversikt over hva du trenger å gjøre, vil du formidle selvtillit uten å være aggressiv.

• Selvtillit
• Peiling
• Allsidighet
• Rask tenkning
• Artikulert

6. Konfliktløsning

Konfliktløsning er viktig når du jobber i kundeservice fordi du takler mange kunder som har et problem som må løses. Det er viktig for deg å være en kreativ problemløser.

Forsikre deg alltid om at du forstår problemer tydelig og tilbyr kundene realistiske løsninger.

Tenk kreativt. Ofte må du tenke på løsninger som passer til behovene til en bestemt kunde.

Hvis du ikke finner en løsning som fungerer for en kunde, kan du hjelpe dem med å finne ekstra hjelp. Hvis du trenger det, eskalerer du problemet til noen andre som kan løse problemet. Følg opp med kunden for å sikre at problemet er løst. Kunder vil sette pris på interessen din for deres problem og din vilje til å hjelpe på hvilken måte som mulig.

Eksempler på ferdighet om konfliktløsning inkluderer:

• Mekling
• Tilrettelegging
• Ansvarlighet
• Forhandling
• Diplomati
• Emosjonell intelligens

7. Empati

Det er viktig å forstå hva kundene sier og også hvordan de føler det. En viktig myk ferdighet er å kunne gjenkjenne og forstå en persons emosjonelle tilstand.

Hvis du sliter med å formidle empati, kan du tenke på å være i den kundens posisjon. Hvordan ville du følt deg? Hvordan vil du bli behandlet? Hvordan ville du føle deg hvis du hadde det samme problemet som kunden gjorde? Disse spørsmålene vil hjelpe deg å identifisere deg med og bedre hjelpe kundene dine.

• Emosjonell intelligens
• Medfølelse
• Aktiv lytting
• Livsferdigheter
• Åpent sinn
• Oppmuntring

8. Depersonalisering

Mens du skal være vennlig med kundene dine, husk at du ikke er der for å dele livshistorien din. Når en kunde forklarer et problem han har, er det ikke behov for deg å svare med ditt eget, relaterte problem. En enkel "Jeg forstår" eller "Jeg vet hvordan du føler deg" kan få kunden til å føle seg forstått og verdsatt. Kunder vil at du skal fokusere på å hjelpe dem.

• Stresstoleranse
• Peiling
• Ledelse
• Identitet
• Følelsesmessig stabilitet

9. Tar ansvar

Dette er en stor del av å jobbe innen kundeservice, og det inkluderer å kunne si: "Jeg beklager", enten det er for en sen forsendelse eller den dårlige kvaliteten på et produkt. Du må være i stand til å be om unnskyldning til en kunde på vegne av selskapet ditt, selv når problemet ikke var din feil. Å høre en unnskyldning får nesten alltid en kunde til å føle seg bedre.

• Tilnærming
• Ydmykhet
• Aktiv lytting
• Gjenta kundens ord tilbake til dem
• Empati
• Integritet

10. En sans for humor

Dette kan gjøre et potensielt stressende kundeserviceinteraksjon morsommere. Hvis en kunde knekker en tullete vits, vil hun sette pris på det hvis du humrer sammen med henne. Forsikre deg imidlertid om at du aldri ler av en kunde, for eksempel når de gjør en feil eller har problemer med noe. Ler i stedet med kundene dine.

• Problemfølsomhet
• Sosiale ferdigheter
• Fantasi
• Stresstoleranse

Flere myke ferdigheter for kundeservice

• Kroppsholdning
• Følsomhet
• Hukommelse
• Studentmentalitet
• Initiativ
• Rask læring
• Aktsomhet
• Kvalitetsbevissthet
• Løgndeteksjon
• Personable
• Takt
• evaluering
• Effektiv
• Fleksibel
• Overtalelse
• Motivert
• Følg instruksjonene
• Kritisk tenking
• Tilbakemelding
• Utseende
• Menneskeorientert
• Nøyaktig
• Teamarbeid
• Samarbeid
• Oppmerksomhet
• Rolig
• Iherdighet

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Legg til dine mest relevante ferdigheter til CVen din: Når du har lest stillingen og forstår kravene i stillingen, vil du ha en bedre følelse av ferdighetene du bør fremheve i CVen. Sørg for å inkludere disse ferdighetene i sammendraget (den mest relevante) og arbeidshistorikken.

Uthev ferdighetene dine i følgebrevet: Du kan også innlemme dem i følgebrevet. Inkluder en eller to av ferdighetene som er nevnt ovenfor og gi spesifikke eksempler på tilfeller når du demonstrerte disse egenskapene på jobb.

Bruk ferdighetsord under jobbintervjuer: Til slutt kan du bruke ferdighetsord i intervjuet ditt. Husk de beste ferdighetene som er oppført her (og de beste ferdighetene som er inkludert i stillingen) i tankene under intervjuet ditt, og vær forberedt på å gi eksempler på hvordan du har eksemplifisert hver.