Topp 10 måter å gjøre et eksternt møte effektivt

Før Coronavirus-krisen, bestemte selskaper seg for egenhånd hvis de ønsket at ansatte skulle jobbe eksternt eller ha et heltidskontorkrav. Plutselig snudde verden opp ned, og et flertall av virksomhetene ble pålagt å bytte og tilpasse seg en ekstern arbeidsmodell.

Men selv når bestillinger av hjemmet til slutt kommer til en slutt, vil det å vite hvordan man driver et eksternt møte effektivt fortsatt være en stor ferdighet å eie. Det er også sannsynlig at denne opplevelsen av ekstern arbeid-i det minste en del av, om ikke alle tidene har fått noen støttespillere. Her er 10 måter å hjelpe deg med å gjøre dine eksterne møter mest effektive.

Du trenger gode teknologibevisninger

Når du jobber innen en Bring-Your-Own-Device Culture (BYOD), vil folk ha en rekke systemer og evner. Dine ansatte har kanskje ikke det de trenger for å delta på en vellykket videokonferanse. Vurder å standardisere bærbare datamaskiner, eller i det minste sette en minimumsstandard slik at videokonferanser er klar og effektiv.

Du vil ha flere typer teknologi som er avtalt for eksterne møter slik at ansatte blir effektive og erfarne. Dette kan også bety å investere i kvalitetshodesett, noe som kan bidra til å blokkere bakgrunnsstøy samt forhindre tilbakemelding fra andre på videosamtalen.

Hold deg til vellykkede møtes grunnleggende for eksterne møter

Sidesamtaler og chit-chat før et møte ansikt til ansikt kommer i gang er vanlig, men det fungerer ikke alltid så bra i virtuelle situasjoner. Møteeksperter Bob Frisch og Cary Greene foreslår å ha en formell struktur, en tildelt tilrettelegger, en agenda og sette tidsbegrensninger for å holde det virtuelle møtet ditt jevnt.

Som med et hvilket som helst vellykket møte, må du også være på forhånd om grunnen til at du innkaller, målet og hva du forventer at beslutningen, produksjonen eller resultatene skal se ut etterpå.

Ikke undervurder sosialiseringsfaktoren

Det finnes forskjellige grunner til hvorfor eksterne ansatte kanskje vil holde møter: dele informasjon, brainstorming løsninger, koordinere aktiviteter og bare bygge teamet generelt. Men en viktig grunn til å holde et eksternt møte er sosialisering. Eksternt beliggende team trenger å bygge sosiale bånd for å kunne jobbe bedre sammen. Akkurat nå kan det hende du må holde flere møter enn i "normale" tider fordi så mange mennesker føler seg isolert og koblet fra hverandre.

"Jo mer du kan bygge en følelse av fellesskap akkurat nå, jo bedre for alles emosjonelle helse og arbeidsprestasjoner," sier forfatter og digitalt byrå exec Howard Tierssky. "Et veldrevet møte kan faktisk være et lyspunkt i en ellers kjedelig og deprimerende dag.""

En virtuell isbryter eller aktivitet vil også hjelpe deg med å starte det eksterne møtet på en positiv tone og vil oppmuntre til et fornuftig segue til hovedtemaet bedre enn ledig skravling. Selv en morsom isbryter hjelper med å varme samtalen til gruppen.

Stum når det er nødvendig

Bakgrunnsstøy, for eksempel folk som tar notater på bærbare datamaskiner, legger enorm støy til et virtuelt møte. Påminn deltakerne på å treffe Mute hvis de skal skrive (med mindre de snakker), eller hvis de har annen støy som skjer i bakgrunnen, for eksempel barn, TV -er, trafikk og kjæledyr.

Del reaksjonene dine

Selv om du kan se teammedlemmene dine, jo flere mennesker er det i det eksterne møtet, jo mindre kan du se hverandres ansiktssignaler og lese kroppsspråk-essensielle komponenter i kommunikasjonen i et slikt miljø. Dette kan føre til en ubehagelig opplevelse.

Med mennesker på Mute, i takt med mangel på kroppsspråk og den generelle vanskelige situasjonen i den avsidesliggende møtesituasjonen, kan du ha problemer med å fortelle hvordan folk reagerer. 

Hvis noen knekker en vits, si høyt, "det er morsomt" fordi de kanskje ikke ser smilet ditt eller hører humringen din.

Ha en kleskode for eksterne møter

Å jobbe hjemme gir generelt en mer avslappet arbeidsdag, men noen mennesker tar moderasjon for langt. For eksempel måtte en dommer i Florida minne advokater om å komme seg ut av sengen for virtuelle rettsmøter og å ta på seg vanlige klær.Forsikre deg om at de ansatte kjenner virksomhetens forventninger til deres forretningsantrekk.

Gi alle deltakere en sjanse til å snakke

I et vanlig møte kan du forvente at folk skal snakke opp når det er nødvendig. På grunn av mangel på sosiale signaler og anbefalt demping, kan folk oppleve vanskeligheter med å si hva de trenger å si. Fasilitatoren eller møtelederen bør be folk spesifikt om å snakke eller gi alle deltakerne en sjanse til å gi tilbakemelding eller dele ideer.

I et eksternt møte er noen ansatte mer komfortable med å snakke, og du vil ikke la noen dominere. Derfor kan det være lurt å ringe folk ved navn for å la hvert teammedlem kommunisere. 

Benytt deg av chatfunksjonen og videofunksjonene til verktøyet

Hvis det virtuelle møteverktøyet ditt har en chatfunksjon, fortell folk om å bruke den. Chat -vinduet er et verdifullt sted for å legge merke til viktige ideer og stille spørsmål uten å avbryte programlederen.

Det kan også være lurt å be de eksterne møtedeltakerne om å slå på videokomponenten i verktøyet eller den bærbare datamaskinen. Dette er en nyttig måte å hjelpe folk med å holde seg på oppgaven og delta effektivt i et eksternt møte. 

Hvis du kan se hverandre, vet du om kollegaen din er engasjert i møtet eller ikke. Hvis du bruker visuell kontakt, kan du be deltakerne om å sitte i et område av hjemmet deres som er rolig og ikke visuelt distraherende.

Ikke vær redd for å takle de tøffe problemene under et eksternt møte

Som Frisch og Greene fra Harvard Business Review henviser til, kan det være fristende å bare antyde at alle venter til de er tilbake på kontoret for å ta opp visse presserende problemer.Men du må takle dagens emner av bekymring nå. Å avlegge problemer lar dem akselerere, noe som er kontraproduktivt for suksess for virksomheten.

Behandle mennesker med vennlighet og respekt

Mens folk har en tendens til å være mer selvbevisste på kameraet enn de er i samtaler ansikt til ansikt, er det alltid gode råd for enhver form for møte for ansikt til ansikt, og viser høflighet. Ikke kritiser folk for belysning, kameraplassering eller et annet visuelt problem under møtet. Tiden for å rette opp disse tingene er før møtet, en til en.

Bunnlinjen

Forhåpentligvis vil disse tipsene hjelpe dine eksterne møter til å bli mer effektive og verdige. De skal ikke bare tjene som et verktøy for å hjelpe dine ansatte til å føle seg mer komfortable med å sitte foran et kamera og delta, men styrke din evne til å lede og styre strømmen av samtalen. Og som mange arbeidsutfordringer før det, vil dine virtuelle møter forbedre seg med tid, praksis, utholdenhet og tålmodighet.