Topp regnskapsfeil å unngå

Regnskapsfeil skjer fra tid til annen, men mange vanlige regnskapsfeil kan unngås med riktig planlegging og forberedelser. Vi vet alle at det vanligvis tar mer tid å rette opp en feil enn å få det til første gang. Interessant nok er det også billigere å identifisere og rette feil tidlig i et prosjekt i stedet for å vente på å rette opp problemet senere.

Hvis du behandler virksomheten din som et langsiktig prosjekt, vil du være proaktiv ved å bli klar over vanlige feil som andre gjør og korrigerer dem tidlig, noe som ikke bare vil spare firmaets tid, penger og hodepine, men også Gi deg et konkurransefortrinn på markedet med mer strømlinjeformet drift og bedre kundetilfredshet. Følgende er vanlige regnskapsfeil hver CPA har sett eiere av små bedrifter gjøre.

01 av 06

Unnlater å følge regnskapsprosedyrer

Selv eiere av små bedrifter, selvstendig næringsdrivende og frilansere bør sette opp formelle, dokumenterte og detaljerte prosedyrer for å håndtere bokføring og regnskapsprosedyrer, samt for å utføre andre rutinemessige oppgaver.

Et nyttig trinn er å utvikle standardiserte former og sjekklister for å fullføre for å sikre konsistens og nøyaktighet. For eksempel vil du dokumentere en prosess for å sette opp nye leverandører.

Du trenger leverandørens navn, adresse, telefonnummer og arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN), blant andre dokumenter som forsikringssertifikater, anbefalingsbrev eller signerte kontrakter. Da må du legge inn denne informasjonen i regnskapsprogramvaren din slik at du kan behandle betalinger.

Du vil ta den tiden som trengs for å vurdere informasjonen du trenger for å samle inn fra leverandørene dine, utvikle en standardisert form eller sjekkliste for å sikre at du får den informasjonen, og deretter har en skriftlig policy som dine ansatte kan følge.

02 av 06

Jobber uten budsjett

Lag et budsjett slik at du har en grunnlinje for å bedømme virksomhetens driftsresultater. Budsjetter er ikke bare nyttige når det gjelder å dempe overutgifter, men kan brukes til å etablere realistiske, skriftlige økonomiske mål. Budsjetter bør alltid være forankret i virkeligheten, men du kan absolutt bruke budsjettet til å sette deg rimelige økonomiske mål, enten det er å øke inntektene eller redusere driftsutgiftene.

03 av 06

Gjøre dataregistreringsfeil

Feil for datainnføring oppstår fra tid til annen. Selv om du ikke kan forhindre alle dataoppføringsfeil, kan du ha en policy for å utføre forskjellige avstemminger på en riktig måte for å sikre at dataoppføringer blir oppdaget raskt og kan korrigeres.

For eksempel vil du utføre månedlige bankavstemminger, samt kundefordringer og betalbare avstemminger. Du kan også kjøre budsjett-til-aktuelle avvik for å identifisere mulige feil i klassifisering.

Uvanlige transaksjoner bør gjennomgås for å sikre at det ikke ble gjort noen dataoppføringsfeil og at transaksjonene er nøyaktige.

04 av 06

Unnlater å sikkerhetskopiere regnskapsprogramvaren

Du må sikkerhetskopiere virksomhetens regnskapsprogramvare og andre data regelmessig. Mange småbedrifter regnskapsprogrammer har en funksjon som lar deg sette opp en automatisk sikkerhetskopi av regnskapsprogrammet ditt.

Bruk det. Du bør også ta deg tid til å dobbeltsjekke sikkerhetskopifilene dine, til og med å gå så langt som å bruke sikkerhetskopifilen for å se om du kan drive virksomheten din som vanlig med den.

Noen ganger filer korrupte; Noen ganger sikkerhetskopierer du ikke alle dataene du trenger. En rask sjekk kan identifisere problemer med sikkerhetskopieringsprosessen din, slik at du kan sikre at du har alt du trenger for å fortsette å betjene virksomheten din hvis behovet skal oppstå.

05 av 06

Gjør for mye selv

Outsourcing av administrative oppgaver som ikke gir verdi til selskapet ditt kan være en fordel.

For eksempel er en skattekontor sannsynligvis bedre kjent med skatteloven enn du er, så outsourcing av skatteplanlegging og utarbeidelse til regnskapsføreren din lar deg senke skatteplikten, øke skattemessige overholdelse og gi deg mer tid til å vie til inntektsgenererende aktiviteter.

Mange eiere av små bedrifter ønsker ikke å delegere ansvaret til andre dyktige fagpersoner, men outsourcing regnskap, lovlig, IT og andre administrative funksjoner kan redusere feil og øke lønnsomheten hvis du bruker den nyvunne tiden med omhu.

06 av 06

Unnlater å kategorisere inntekter og utgifter på riktig måte

Shoebox -metoden for regnskap er sannsynligvis ikke et godt valg for små bedrifter med mer enn bare noen få transaksjoner per år. Alle penger som kommer inn og går ut av virksomheten din, må tilordnes riktig kategori.

Bedriftseiere som holder seg oppdatert på regnskapsregistrene sine, får ikke feil. De vil vite hvem som ble fakturert, hvor mye og om kunden har betalt eller ikke.

Du vil også finne at du er din skatteforberedelse på året, vil være mye jevnere enn å prøve å samle opp postene du trenger for å forberede virksomhetens selvangivelse rett før returen skyldes.