Gjør disse 5 vanlige typene forretningsmøter til produktive hendelser

Du trenger ikke å se veldig langt for å finne artikler fra eksperter om tidsstyring. Fullførte guruer og andre forståsegpåere dekry.

Likevel må vi bare møtes. Under møter er det noen veldefinerte metoder for å gjennomføre et produktivt møte. Noen teknikker du kan bruke mens du bruker disse metodene, vil hjelpe møtene dine til å bli mer produktive og glatte.

Fjern "Gå rundt bordet" -oppdateringer

Du kjenner dette møtet. Cram atten mennesker i et rom og krever deretter at hver person deler en oppdatering som vanligvis høres ut som forsøk på å rettferdiggjøre eksistensen.

Administrerende direktører og seniorledere er beryktet for å drive disse møtene, og tror naivt at dette er en fin måte for alle å høre hva som skjer over hele firmaet. I virkeligheten stiller folk stort sett ut og fokuserer på å planlegge sin egen oppdatering som ingen vil høre på. 

Du kan i stedet dele relevante nyheter, inkludert økonomiske resultater, store kunders gevinster eller oppdateringer om organisasjonsomfattende initiativer. Utvide også tilbudet for enkeltpersoner til å ta opp viktige problemer.

Hvis noe bemerkelsesverdig og ikke kjent har skjedd, bør noen dele det. Hvis en gruppe trenger hjelp fra en annen gruppe, må du heve forespørselen. Ellers, ikke tvinge alle de fremmøtte til å dele.

Oppdateringer via teknologi

Det er ikke nødvendig å ringe et møte for noe du kan slå opp. Utnytt dagens teknologiverktøy for å sikre at arbeidsteamene dine opprettholder en aktuell og synlig statusoppdatering der alle kan se den med et museklikk.

Hvis du må møte, kutt den planlagte møtetiden i to eller bruk smidige tilnærminger og kjør korte "stand-up" -økter. Vær drakonisk om digresjoner og distraksjoner som forlenger disse øktene. Fokus på delingsstatus 'og krever at folk takler problemer utenfor dette forumet.

Ustrukturerte idédugnadsmøter

Arbeid for å definere det brainstormende emnet og dele det med inviterte foran økten. Samle innspill og konsolidere og legg det ut eller del det uten attribusjon til ideene. Bruk live -økten til å hoppe og bygge videre på de innsendte ideene, og legg til listen.

Motstå trangen til å evaluere ideer i denne økten. Innlemme andre teknikker som minimerer sosialiseringstrykk, for eksempel hjerneskriving. Og fremfor alt annet, konsolider ideene og lage en prosess som ikke er møtt for å evaluere dem. Når de først er evaluert, arkiverer dem for enkel gruppereferanse i fremtidige økter og situasjoner.

Dyptgående driftsgjennomganger

Hold dype dykk og bedriftseksamener private og fokuser på å dele viktige driftsindikatorer, problemer og muligheter. Gruppemøtet er ikke tid eller sted å rive fra hverandre et underpresterende område eller individ.

Sett opp et oppfølgingsmøte på stedet, men ikke utsett alle andre for din synlige kryssutredning om denne saken. Ikke gå av med forbedringsansvar, men eliminere den offentlige skam fra møtene dine. 

Fjern spontan beslutningstaking

Merkelig nok er møterommet et av de verste stedene for raske beslutninger. Å ta opp et spørsmål for første gang og etterlyste en beslutning setter folk på stedet. Avgjørelser krever vanligvis informasjon og forberedelser. De har kanskje ikke passende informasjon foran seg, eller blitt brakt opp i saken.

Du kan i stedet jobbe foran gruppemøter for å engasjere sentrale interessenter i spørsmål og alternativer. Oppfordre innspill, tilby dine perspektiver og arbeid for å megle delte interesser. Bruk møteforumet for å validere interessenes interesser og identifisere deres anbefalinger.

Selv om du fremdeles ikke får den umiddelbare avgjørelsen uten et annet trinn eller to, vil du ha styrket arbeidsforholdene dine med ditt arbeid før øving, og spart tid i prosessen.

Siste tanker

Mennesker er felles skapninger av natur. Selv om det finnes en rekke teknologiverktøy som gjør at vi kan koble oss sammen uten å være på samme sted, hjelper det noen ganger å være ansikt til ansikt.

Utnytt denne gangen med omhu og vise din respekt for deltakerne ved å produsere møter som minimerer tiden som er investert og maksimerer informasjonsdeling av høy kvalitet i et ikke-truende miljø.