Bruk god kontorledelse for å kontrollere kaos i din lille bedrift

Disorganisering og forvirring kan være irriterende, men verre enn det er de dårlige for virksomheten. Tenk på det på denne måten: Når kaoset øker fortjenesten, reduseres. Svaret? God kontorledelse. Når du begynner å bruke syv prinsipper for god kontorstyring, vil du bli overrasket over forskjellen god kontorstyring gjør-og hvor mye mer virksomhet du gjør.

1. Etablere rutiner

Rutinemessige oppgaver trenger rutinemessige prosedyrer hvis du vil holde deg organisert og holde ting i gang jevnt. Sett opp rutiner for håndtering av papirer og kontormesystemer.

Hvert stykke papir som kommer inn på kontoret ditt, skal håndteres en gang, handles på og arkivert-ikke tilfeldig stablet på et skrivebord. Tilsvarende bør digital kommunikasjon som e -postmeldinger prioriteres og handles umiddelbart, om mulig, eller flagget for fremtidig handling.

Kontorsystemer, inkludert stasjonære maskiner, bærbare datamaskiner, filservere, multifunksjonsskrivere og mobile enheter, trenger både administrasjons- og nødprosedyrer. Når systemet krasjer eller et datamaskinrelatert utstyr mislykkes, krever god kontorstyring at alle på kontoret ditt trenger å vite hvem du skal ringe, hva de skal gjøre og hva de ikke skal gjøre.

2. Definere ansvar

God kontorledelse avhenger av folk som vet hvem som er ansvarlig for hva. Mennesker som er ansvarlige er de som ofte får ting gjort.

Hva som for eksempel ville skje hvis kjøpet for din lille bedrift ble gjort av hvem som helst når som helst? Vil du kunne finne skriverpapir når du trengte det? Å sette en person som har ansvar for å bestille alt utstyr og forsyninger løser problemet og holder ting i gang jevnt. La ansatte sende e -post til den utpekte personen eventuelle forespørsler om forsyninger, eller legge ut en håndskrevet liste på et iøynefallende sted der folk kan legge til det de trenger.

Det er det samme med datasystemadministrasjon. Du må ha en person som er ansvarlig for sikkerheten til datasystemene dine og holde oversikt over ting som kontoer, passord og programvare. Å bruke skybaserte systemer for kontorapplikasjoner, regnskapsprogramvare og datalagring er en ideell løsning for små bedrifter, men du må fremdeles ha en pålitelig person tildelt for å utføre administrative oppgaver som å legge til/slette brukere, tilordne tillatelser osv. for at kontoret ditt skal løpe jevnt.

3. Opprettholde poster

Å føre poster høres ut som den enkleste delen av god kontoradministrasjon-til du vurderer behovet for å holde disse postene både tilgjengelige og oppdaterte. Gjør det til en kontorrutine. Når du for eksempel får en ny kunde eller klient, tar det bare et øyeblikk å legge ham inn i kontaktdatabasen din. Da vil det bare ta et øyeblikk eller to å oppdatere posten etter at du har snakket med ham på telefonen.

4. Bruke plass

Ta en tur gjennom kontoret ditt. Er det et eksempel på romstyring eller feilstyring av rom? Må du omvei rundt hindringer eller risikere å snuble over noe? Når du setter deg ned ved et skrivebord, kan du faktisk jobbe komfortabelt der? Er ting logisk arrangert, så de tingene du trenger mest er nærmest hånden?

Det er mange ting som er proppet inn på kontorer, fra skriver står til arkivskap. For god kontorstyring, må du være sikker på at alle tingene på kontoret er ordnet med maksimal effektivitet og maksimal sikkerhet. Følg det grunnleggende om kontordesign for å møte strøm-, belysnings- og ventilasjonsbehovene på kontorlokalet ditt, og gjør det til en tryggere, bedre plass til å jobbe.

5. Planlegging av kjedelig arbeid

Det er for enkelt å sette av ting du ikke liker å gjøre, og de fleste forretningsfolk liker ikke oppgaver som arkivering, frakt og mottak eller bokføring. Dessverre vil et kontor, som et kjøkken, ikke fungere bra uten at oppgavene er ferdige.

Hvis du er en liten bedriftseier som ikke er i stand til å kunne tildele det du ser på som kjedelig eller ubehagelig arbeid til noen andre, må du tvinge deg selv til å komme til det regelmessig ved å planlegge tid hver uke for det.

Ta en morgen eller ettermiddag og bruk den til å ringe kalde, returnere e -posthenvendelser, lage sosiale medier, ta igjen regnskap eller oppdatere postene. Gjør dette nok uker på rad, og det vil bli en god kontor for kontoradministrasjon.

6. Delegering og outsourcing

I en perfekt verden ville alle bare gjøre det han eller hun har tid til å gjøre det bra. Siden verden ikke er perfekt, gjør mange mennesker ting som de ikke har tid eller talent til å gjøre det bra.

Delegering og outsourcing kan forbedre din småbedrifters kontorstyring og frigjøre deg til å fokusere på talentene dine, og dermed forbedre bunnlinjen. En deltids- eller virtuell assistent kan være i stand til å håndtere mange av kontoret eller administrative oppgaver.

7. Prioritere planlegging

Mange eiere av små bedrifter bruker dagene sine på å handle og reagere og lurer på hvorfor de ser ut til å snurre hjulene sine. Forretningsplanlegging er en viktig komponent i god kontorstyring og må være en del av din vanlige kontorstyringsrutine.

Vellykkede eiere av små bedrifter bruker tid hver uke på forretningsplanlegging, og mange bruker daglige forretningsplanleggingsøkter som et verktøy for målsetting og vekst. Hvis du har ansatte, involver dem i forretningsplanlegging, enten formelt eller uformelt.