Bruk dette eksemplet innsamlingsbrev for å få betalt mer effektivt

Sender innsamlingsbrev en utfordring i din lille bedrift? Du er ikke alene. Mange bedriftseiere vet ikke hvordan de skal skrive et effektivt innsamlingsbrev eller har et utvalg de kan bruke som referanse.

Innsamlingsbrev skal gjøre to ting: 1) beholde kundens goodwill, og 2) hjelpe deg med å få betalt.

Et innsamlingsbrev fungerer når det resulterer i betaling eller betalingsordninger fra kundene dine. Hvis du sender ut innsamlingsbrev og det ikke er noe svar, er det på tide å omarbeide innsamlingsbrevmalen.

For å forstå den beste praksis for bokstavoppretting, er et eksempel på innsamlingsbrev tilgjengelig nedenfor. 

Når skal du bruke et samlingsbrev

Samlingen starter når du sender fakturaen, som skal ha forfallsdato for betaling. Når den datoen går, er det på tide å begynne å tenke på å følge opp et samlingsbrev. Ikke vent for lenge. Det er bedre å sende en påminnelsesvarsel før enn senere. Husk at dette er penger som skyldes deg. Jo lenger du setter av å samle den, jo mer belastning kan det sette på virksomheten din.

Hvis du ikke er sikker på hva du skal skrive, bruk eksemplemalen nedenfor.

Eksempel på innsamlingsbrev

Jan. 8, 2021

Franks rørleggerarbeid
123 Main Street
Hvor som helst, NH 05000

Konto # eller faktura #: 123
Balanse på grunn av forfall eller tidligere balanse: $ 100.00

Kjære Jim,

Dette er en påminnelse om at kontosaldoen din på $ 100.00 var forfalt fra november. 28, 2020.

Vennligst betal dette beløpet i dag, jeg har vedlagt en stemplet betalingskonvolutt for enkelhets skyld.

Takk for betalingen.

Vennlig hilsen,

Frank Smith
Franks rørleggerarbeid

Som du kan se fra eksemplet på innsamlingsbrevet ovenfor, er de mest effektive innsamlingsbrevene korte, til poenget og lett å lese. Prøv å unngå lange eller forvirrende ord og setninger. Jo mer direkte bokstav fører til færre misforståelser.

Samlingsbrev tips

Samlingsbrevet ditt skal:

• Fortell årsaken til brevet ditt i første setning
• Forklar mer om den første setningen i andre setning
• Foreslå en løsning
• Takk mottakeren

Samlingsbrevet ditt er en refleksjon av virksomheten din, så hold det profesjonelt og sørg for å signere hvert brev personlig. Husk at brevet ditt er å overtale noen til å sende deg penger. Din ordlyd og tone er kritisk, spesielt hvis dette er en kunde du vil fortsette å gjøre forretninger med. Anta alltid at kunden vil betale.

Å legge ved en konvolutt for betaling er også en god idé. Hvis du kan inkludere porto på betalingskonvolutten, er det bedre. Jo lettere du gjør det for kunden å foreta betalingen, jo bedre er sjansene dine for å få betalt.