Bruker milepæler i prosjektledelse

En av de definerende egenskapene til et prosjekt er at det varer i en fast periode. Det kan være alt fra noen uker til flere år, og i noen tilfeller for store byggeprosjekter eller offentlige arbeider, tiår.

For å spore fremgang underveis og sikre at nøkkelleveransene oppnås i henhold til tidslinjen, bruker prosjektledere milepæler.

En prosjektmilepæl er en oppgave med en varighet på null som betyr prestasjoner i prosjektet. De brukes som en måte å vise frem bevegelse og fremgang og vise folk hva som skjer, selv om de ikke har detaljert kunnskap om oppgavene som er involvert for å komme dit. I så måte er de veldig nyttige for kommunikasjon av interessenter og å sette forventninger.

Når skal du bruke prosjektmilepæler

Milepæler i prosjektledelse brukes til å markere:

• Starten på betydelige arbeidsfaser
• Slutten på viktige faser av arbeid
• Frister
• Når det tas en viktig beslutning
• Andre faste punkter i tid som trenger å ringe ut spesifikt

Hvor ofte å sette milepæler i planen din

Et treningskurs kan anbefale å legge milepæler i planen din om en gang i måneden. Dette er greit og en god tommelfingerregel, men du må bruke din profesjonelle skjønn. Noen måneder kan ha mye aktivitet med viktige møter som blir markert som milepæler, beslutninger som tas og nedleggelse av en fase og starten på en annen.

I andre måneder kan du være fokusert på henrettelse, med veldig lite, om noe, at du kan henge en milepæl på.

For rapporteringsformål er det nyttig å skape en grunn til å ha en milepæl minst en gang i alle rapporteringssykluser.

Hvordan milepæler er representert på Gantt -diagrammet ditt

Milepæler er en av komponentene i et Gantt -diagram og vises på diagrammet som en diamant. De blir ikke vist som en normal oppgave fordi de har en varighet på null: med andre ord, de tar ikke opp noen tid. For å planlegge et Gantt -diagram, skjer de bare.

Hvis du ikke bruker Gantt -diagrammer, kan du fremdeles bruke milepæler. Her er 5 alternativer til Gantt -diagrammer: du kan fremdeles integrere milepæler i planen din ved å bruke disse.

Hvis du vil holde deg personlig organisert og prosjektstyringsprogramvaren din ikke er fullt integrert i kalenderen din, kan du kopiere og lime inn nøkkeldatoene i dagboken din. Avhengig av hvordan du liker å jobbe, kan dette minne deg om hva som skal komme opp.

Hvordan navngi milepæler

Milepæler bør ha en klar beskrivelse av prosjektplanen din, men ikke en som innebærer at de er en oppgave. Så de skal ikke kalles 'Få enighet om å gå inn i fase 2', men 'fase 2 starter'. Hvis du vil gjenspeile innsatsen for å få enighet om å gå inn i fase 2, kan du legge til en oppgave rett før milepælen for å dekke den.

Milepæler skal beskrive poenget de representerer slik:

• Testfase fullført
• PID godkjent
• Kontrakt signert

Mange prosjektledere velger å nummerere milepælene sine for enkel referanse også. Hvis du bruker en arbeidsfordelingsstruktur, kan du bruke nummereringen fra det. Ellers er det greit å bruke M1, M2 og så videre for å gjøre det klart hva du refererer til. En klar navnestruktur blir viktigere etter hvert som antall milepæler øker, så tenk på hvordan du skal gjøre dette hvis prosjektet ditt går over flere måneder.

Hvordan få milepæler signert av

Milepæler er en del av prosjektplanen din, så når timeplanen din er baselined, bør du vurdere milepælene dine som er signert av.

Hvis du trenger å endre datoene for milepælene dine, bør du bruke din standard endringskontrollprosedyre for å gjøre justeringer av planen din. Dette kan være like enkelt som å chatte med prosjektsponsoren din og fortelle dem hvorfor datoene trenger å endre seg, eller så formell som å sette sammen en ny anbefalt tidsplan og ta den til et planutvalg for å ha ratifisert.

Det er best å finne ut hva milepælen din avgir prosessen vil være, om noen, før du trenger å bruke den, slik at du ikke kaster bort tid når du må gjøre en endring.

Bruker milepæler for kommunikasjon

Milepæler er nyttige for kommunikasjon og rapportering fordi de representerer minimumskontrollpunktene i planen. Med andre ord, hvis du tok ut alle de andre oppgavene, kan du fremdeles se hva som skjedde og holde prosjektet fremover med bare milepælene.

Du skal kunne trekke frem milepælene og legge dem på et dashbord eller prosjektrapport. De bør fortelle historien om prosjektet i nok detaljer til å tilfredsstille menneskene du rapporterer til, normalt prosjektsponsoren din eller en annen utøvende gruppe som styringsgruppen (eller prosjektstyret). Hver måned, eller på rapporteringsfrekvensen du bruker, kan du vise hvilke milepæler som er oppnådd.

Å rapportere mot milepæler er ganske grei og gjøres ofte som et bord. Du viser milepælbeskrivelsen, datoen den forfalte og deretter den nye prognoserte datoen. Når milepælen oppnås og kan markeres som fullstendig, legger du også den datoen i. Forhåpentligvis vil det være det samme som den prognoserte datoen, men prosjekter fungerer ikke alltid slik.

Et bord som dette gjør det åpenbart hva som er fullført og hva som er enestående. Du vil kunne planlegge svaret på spørsmålet: "Hvorfor slo vi ikke den milepælen?”Før du går og møter sponsoren din eller sender rapporten.

Når prosjektplanen din er veldig lang, og du har mange milepæler, vil du finne det lettere å slippe av fullførte milepæler hver rapporteringssyklus. Rapporter bare milepælene som er kommende eller fullført den måneden: neste måned ta av alt som ble fullført forrige måned, slik at du ikke stadig legger til lengden på rapporten ved å fortelle folk om arbeid som de allerede vet er ferdig.

Milepæler er et veldig nyttig prosjektstyringsverktøy for planlegging, planlegging og rapportering, og de er enkle å bruke. Legg noen i din neste prosjektplan, spore mot dem, så finner du deg selv å lære hva frekvens som fungerer best for deg.

Som med alt i prosjektledelse, bruk dem fleksibelt for å levere resultatet du ønsker, bruk disse tipsene og retningslinjene for å informere dine egne beslutninger.