Måter å unngå kommunikasjonsproblemer med ansatte

Selv om det er mange faktorer som kan bidra til suksess eller fiasko i en virksomhet, er effektiv kommunikasjon nødvendig hvis virksomheten skal lykkes. God kommunikasjon inkluderer klar verbal kommunikasjon, utmerkede lytteferdigheter og effektiv forretningsskriving. Uten disse elementene er det veldig sannsynlig at det vil være et sammenbrudd i kommunikasjonen.

Alle virksomheter, store og små, kan påvirkes negativt av hyppige konflikter forårsaket av feilkommunikasjon. Eiere av små bedrifter har en fordel her, fordi de er bedre posisjonert for å se potensielle kommunikasjonsproblemer og adressere dem før det blir gjort skade i virksomheten. Tipsene nedenfor vil hjelpe deg med å forbedre kommunikasjonsprosessen med ansatte, slik at du kan unngå problemer som følger med feilkommunikasjon. 

Forsikre deg om at hvert møte har en agenda

Møteoverbelastning er dårlig for enhver virksomhet, men å møte overbelastning uten noe merkbart formål er enda verre. Det kan også være en trigger for feilkommunikasjon. I stedet for å planlegge møter og håpe at ting blir oppnådd i løpet av den tiden, må du være målrettet om møter fra begynnelsen.

Lag faste agendaer for hvert møte du planlegger, og del det med dine ansatte i god tid før møtet for å sette scenen for diskusjonen. Det er også en god idé å invitere dine ansatte til å legge til agenda -elementer de ønsker å bli diskutert før møtet.

Del alle presentasjoner/dokumenter

Ikke alle tar notater godt under møter, og ikke alt som diskuteres vil bli beholdt når møtet slutter. Dette er grunnen til at det er så viktig å sørge for at alle deltakerne mottar en kopi av presentasjonsfiler eller dokumenter som er diskutert under møtet. Det er enda bedre hvis du kan dele disse filene før møtet, slik at dine ansatte kan ta notater og gjennomgå informasjonen i sanntid.

Strømlinjeforme e -postmeldingene dine

Har du noen gang mottatt en bedrifts -e -post som var så lang og berørt så mange forskjellige emner at du var helt forvirret når du var ferdig med å lese den? E -post er en av disse samtalemåtene som er utmerket for produktivitet, men det kan også føre til forvirring og feilkommunikasjon. Enkle vaner som å holde ett emne per e -postmelding, bryte ned meldingen din i underoverskrifter og/eller kulepunkter, og å være veldig beskrivende når du utarbeider en emnelinje kan være forskjellen mellom klarhet og forvirring.

Lytt nøye og se etter ikke-verbale signaler

Ikke alle kommunikasjons- og feilkommunikasjonsmessige muntlig. Vi berørte beste praksis for e -postkommunikasjon ovenfor, og de spenner over til andre typer skriftlig kommunikasjon også. Men hva med kroppsspråk? Det er viktig at du er i samsvar med dine ansatte og kan hente ikke-verbale signaler. Dette kan hjelpe deg aktivt å løse problemer som en ansatt kanskje ikke er 100% komfortabel med å bringe deg direkte med deg. Husk at du sammen med ikke-verbal kommunikasjon er viktig at du som leder ikke bare kommuniserer effektivt med dine ansatte, men at du også lytter effektivt.

Være tilgjengelig

En åpen dørpolitikk kan være en fordel for bedrifter av alle typer. Å være tilgjengelig for dine ansatte sier at du bryr deg om bekymringene deres og vil høre tilbakemeldingene deres. En åpen dør gir dine ansatte mulighet til å snakke med deg om ting som skjer i virksomheten som kanskje ikke er lett synlig for deg. Denne typen tilgjengelighet kan gjøre muligheten for feilkommunikasjon mindre sannsynlig i din lille bedrift.

Feilkommunikasjon kan forekomme veldig lett i et forretningsmiljø, men å være proaktiv på måten du kommuniserer med dine ansatte-og styrke dem til å kommunisere åpent med deg kan hjelpe deg med å unngå problemene som ofte stammer fra feilkommunikasjon. Når du brukes i takt med disse forretningskommunikasjonstipsene, setter du grunnlaget for en virksomhet som har potensial til å trives og ikke bli holdt tilbake av dårlig kommunikasjon.