Hva arbeidsgivere ikke skal føre med ansattes personelljournaler

Arbeidsgivere skal aldri plassere bestemte varer i dine generelle personelljournaler. Innholdet i dine ansattes personellfiler og poster er generelt tilgjengelige for personalets ansatte, den ansatte og den ansattes leder eller veileder, i noen selskaper.

I andre er tilgangen begrenset til HR -ansatte og ansatte kan be om tilgang til postene sine. Advokater kan også stevne innholdet i personaljournalen for søksmål og Equal Employment Opportunity Commission Commission (EEOC) klager. En tidligere ansatt kan også be om en kopi av hans eller hennes personelljournaler.

Beste praksis gjør personellfilen bare tilgjengelig av personalmedlemmer. Du må oppbevare personellfiler under lås og nøkkel i et lagringsområde som gjør dem utilgjengelige for andre ansatte.

Med alle disse potensielle bruksområdene og potensielle seere av dine ansattes personelljournaler, må en arbeidsgiver passe på å opprettholde objektiv, saklig dokumentasjon av en ansattes sysselsettingshistorie i dine ansattes personelljournaler.

Følgelig vil du bruke disse generelle retningslinjene på dokumentasjonen som du beholder i organisasjonens personelljournal.

Retningslinjer for innholdet i ansattes personellfil

Informasjon i personaljournaler må være saklig.

Lederens eller menneskelige ressursansatte meninger; tilfeldige notater; sladder; grunnløs rykter; spørsmål, rapporter eller påstander om tatoverale fra andre ansatte som er uutforskede; påstander som ikke er forfulgt, etterforsket og konkluderte; og all annen ikke-faktisk informasjon, kommentarer eller notater bør utelukkes fra en ansattes personellfil.

Et av de verste eksemplene på offensiv kommentar som en HR -sjef fant innlevert i en ansattes personelljournal, involverte en ansettelsesansvarlig intervjunotater. En uttalte: “Muligens for feit til å komme opp og ned trappene etter behov."Se for deg den ansatte, en advokat og til og med fremtidige ansatte og veiledere som leser kommentarer som disse.

I et annet selskap fant sjefen underbyggede notater om at ledere og andre hadde plassert i ansattes filer som, "Mary's Angry fordi hun ikke fikk en økning. Hun bremset arbeidet sitt målbevisst for å få jevn med manageren sin."Se problemet?

Personaljournaler må tilordnes omtenksomt til de passende filstedene.

Bestem en protokoll for bedriftens personellregister basert på statlige og føderale lover, ansettelseslover som helseforsikringsportabilitet og ansvarlighet i 1996 (HIPAA) og arbeidsgiverens beste praksis.

Hold deg deretter til protokollen. Du ønsker ikke å finne tilfeldige leges unnskyldninger som er gjemt i personalfilen når de hører hjemme i en medisinsk fil. Vil du heller ikke ha begrunnelsen og begrunnelsen for en ansattes promotering i lønnsfilen.

Du vil heller ikke ha postene til en ansettelsesbeslutning som innebærer bakgrunnssjekker eller notater fra diskusjoner med tidligere arbeidsgivere i personalfilen.

Veiledere, ledere og andre ansatte som plasserer dokumentasjon i personelljournaler trenger opplæring.

Enhver person som har tilgang og kan plassere dokumenter i en ansattes personellfil trenger opplæring for å skrive dokumentasjonen på riktig måte.

Å si i en ansatt irett. Men utrente veiledere har vært kjent for å skrive lignende uttalelser og plassere dem i ansattes personellfiler.

Bedre ennå, begrens tilgangen til filene til din personalpersoner som er ansvarlig for postene og vet hva som skal og ikke skal plasseres i en personellfil. Personalpersonen din i HR kan sjekke all dokumentasjon før du arkiverer den for å sikre at den er saklig og riktig skrevet. Prosessen med gjennomgang og tilbakemelding vil hjelpe lederne dine å lære om hvordan du skriver passende dokumentasjon.

Balansere informasjonen du plasserer i personaljournaler.

Inkluderer både de positive og de negative aspektene ved en ansattes sysselsettingshistorie. For ofte understreker personelljournaler enhver negativ forekomst og savner de positive komponentene som hver ansatt opplever. Tenk på å spare bevis på reiser, kampanjer, belønninger for utmerket ytelse og kopier av ros, og takkemeldinger.

Gjenkjenne forskjellen mellom en veileders personlige notater om deres rapporteringspersonell og det offisielle selskapets personelljournal.

Veilederens notater som brukes til forbedring av ytelser, for å spore prosjekter og fullføring av mål, og for å fastslå hangere og ytelsesutviklingsplaner, for eksempel, hører til i en veilederens private fil, ikke i selskapets offisielle personelljournaler.

Gjenkjenne også behovet for å trene veiledere i hvordan du kan ta notater og vedlikeholde dokumentasjon i styringsfilen. De samme kriteriene for fakta, ikke meninger og spesifikke eksempler, ikke hørsels, gjelder private notater.

Veilederens private notater kan stevnes i tilfelle av et søksmål, så forsiktighet anbefales selv for private notater. I tillegg anbefales ikke praksis med noen veiledere eller ledere for å føre kopier av poster som finnes i den offisielle ansattes personellfil i administrasjonsfilen deres.

Ansette dokumentasjon og intervjunotater presenterer litt av en kvartal.

Den beste praksisen er å opprettholde en egen fil for hver posisjon du fyller som inkluderer all dokumentasjonen relatert til å fylle den posisjonen fra stillingen til referansekontrollene. Søkernes CV, følgebrev og applikasjoner hører hjemme i denne filen, bortsett fra at du bør flytte den innleide ansattes søknad til den ansattes personellfil.

I følge Society for Human Resource Management (SHRM). "En ansettelsesfil inkluderer dokumenter og handlinger som er tatt for ansettelse av hver stilling. Inkludert er stillingsannonser, CV, sysselsettingsapplikasjoner, stillingsordrer sendt til ethvert byrå, intervjuevalueringer, referansesjekker, resultater av fysiske undersøkelser, sysselsettingstestresultater, kredittrapporter, gyldighetsdokumentasjon av tester som brukes i utvelgelsesprosessen, søkerdata for kandidater ikke ansatt og relatert informasjon.""

Denne filen har også de offisielle sjekklistene og skjemaene du bruker for å strebe etter objektiv representasjon av en potensiell ansattes kvalifikasjoner og støtte din beslutning om å ansette den mest kvalifiserte kandidaten. Ansettelseslederens meninger og notater som ble tatt under ansettelsesprosessen hører ikke hjemme i denne filen.

Menneskelige ressurser kan samle inn disse merknadene for å opprettholde fullstendig dokumentasjon på en ansettelsesbeslutning, men de hører ikke hjemme i personaljournalen.

Faktisk dokumentasjon om ansettelsesbeslutninger.

Denne dokumentasjonen inkluderer beslutninger som promotering, overføring til en lateral mulighet og lønnsøkninger og de hører hjemme i personaljournalen. Veilederens eller HRs meninger om den ansatte gjør det ikke. Offisiell disiplinærhandlingsdokumentasjon som en skriftlig advarsel tilhører også ansattes personalfil.

Spesifikke eksempler på dokumentasjon som ikke skal være i personalregister

Følgende informasjon skal ikke plasseres i personelljournaler. Dokumentasjonen kan kreve en egen fil, kan klassifiseres som tilsyns- eller administrasjonsnotater, eller bør ikke holdes i det hele tatt av en arbeidsgiver.

• Enhver medisinsk informasjon hører hjemme i den medisinske filen.
• Lønnsinformasjon hører hjemme i lønnsfilen.
• Dokumenter som inkluderer ansattes personnummer eller informasjon om en ansattes beskyttede klassifiseringer som alder, rase, kjønn, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming, sivilstand, religiøs tro, genetisk sminke, vekt og så videre skal aldri holdes i personalfilene.
• Tilsynsdokumentasjon med det formål å administrere en ansattes arbeid, sette mål, tilbakemelding gitt, og så videre skal arkiveres i en privat, veileder eller manager-eid mappe.
• Etterforskningsmateriell inkludert ansattes klage, vitneintervjuer, ansattes intervju, funn, advokatanbefalinger og oppløsning, pluss oppfølging for å sikre ingen gjengjeldelse, bør oppholde seg i en etterforskningsfil som er atskilt fra personelljournaler.
• Filansatt I-9 skjemaer i en I-9-fil eller sted, vekk fra ansattes personelljournaler. (I tilfelle en føderal gjennomgang av I-9s, ønsker du ikke å avsløre annen informasjon om dine ansatte.)
• Plasser bakgrunnssjekker inkludert kriminell historie, kredittrapporter og så videre, og resultatene av medikamenttesting i en egen konfidensiell fil som veiledere, ledere og den ansatte ikke får tilgang til. SHRM anbefaler enten denne separate konfidensielle filen eller alternativt at denne informasjonen også kan arkiveres i ansattes konfidensielle medisinske fil.
• Ansattes like mulighetsregister som selvidentifiseringsskjemaer og regjeringsrapporter bør ikke oppbevares i personellfilen og hvor som helst som veileder har tilgang.

Bunnlinjen

Hvis du følger disse retningslinjene, lagrer organisasjonen din faktisk faktiske, støttbare sysselsettingshistorie og personelljournaler på de aktuelle stedene.

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.