Hva tilrettelegging er og hvordan det er nyttig for arbeidsgivere?

Fasilitatorer er utpekte personer som hjelper grupper med å nå en beslutning, planlegging eller utfall som alle er helt enige om og forplikter seg til å oppnå. Tilretteleggere er guider, snarere enn ledere, og gjennom tilrettelegging hjelper de med å løse konflikt og veilede grupper mot å oppfylle delte mål.

Tilrettelegging brukes av mange virksomheter for å øke produktiviteten, løse konflikter, forbedre teamarbeidet og mer.

Hva er tilrettelegging i virksomheten?

I virksomhet bruker arbeidsgivere tilrettelegging for å bygge team og forme ledere. Hovedrollen til en tilrettelegger er å tilføre verdi til en gruppeplanleggingsøkt eller møte ved å holde en gruppe på oppgaven og gjøre fremskritt, noe som sparer arbeidsgiveren verdifull tid og penger. Tilretteleggere kan også bidra til å løse konflikter og håndtere ansattes bekymringer.

Tilrettelegging kan gjøres i individuelle økter, eller en tilrettelegger kan delta i en gruppearrangement eller møte.

Kjennetegn på gode tilretteleggere

Tilrettelegging er en lært ferdighet, men det avhenger av visse egenskaper som:

• Evne til å styre gruppe og mellommenneskelig dynamikk
• Kraftig lytting
• Utmerket verbal og ikke -verbal kommunikasjon
• Kreativ tenking
• Empati
• Forståelse av gruppeprosesser og strukturer
• Tidsstyring og struktur
• Fokus

En dyktig tilrettelegger kan enten komme fra et selskap eller bli hentet inn som en ekstern ekspert.

Gruppefasilitering

I grupper bruker tilretteleggere en rekke metoder for å jevne overganger og holde møter i riktig retning:

• Presentere innhold eller omforming av informasjon slik at den lett kan forstås.
• Gi en passende struktur for et møte-, trenings- eller teambuilding-økt, slik at kjerneoppdraget er utført.
• Tegne spørsmål og mulige løsninger fra deltakerne for å bygge et sammenhengende tankesett.
• Fremme delt ansvar for utfallet av møtet.

Mange lag har ikke en leder som kan hjelpe i utviklingen, håndtere vanskelige diskusjoner eller holde møter fokuserte og produktive. Tilrettelegging for grupper eller team holder deltakerne på sporet og jobber mot konkrete mål.

Bruker tilrettelegging for å administrere konkurrerende samtaler

Et vanlig hinder for å skape effektive arbeidsforhold er kjent som konkurrerende samtaler. Når dette skjer, klarer ikke grupper å kommunisere effektivt og fremover fremdriftsboder.

Effektiv gruppefasilitering i møter kan bidra til å håndtere samspillet mellom konkurrerende samtaler, kontrollere strømmen av et møte og lære teamene hvordan de skal kommunisere mer effektivt med hverandre. Noen teknikker tilretteleggere bruker for å fremme kommunikasjon inkluderer:

• Ikke -verbale signaler: Å heve et øyenbryn eller vinke til deltakerne kan kommunisere behovet for å stoppe eller backtrack. Å stoppe personen som har gulvet et øyeblikk mens andre deltakere blir med på gruppen kan være mer effektive hvis de gjøres uten ord, noe som kan få enkeltpersoner til å føle seg utpekt eller sette på stedet.
• Spør spørsmål: En tilrettelegger kan spørre et av gruppemedlemmene som deltar i den konkurrerende samtalen for en kort oppsummering av diskusjonen frem til det punktet eller foreslår at de deler ideer med resten av deltakerne. Dette bringer sidesamtalen inn i hovedsamtalen og minner deltakerne om møtets overordnede formål.
• Direkte inngripen: Fasilitatorer kan be gruppemedlemmer i den konkurrerende samtalen om å bli med på gruppediskusjonen. Dette gjøres i en nøytral, oppmuntrende tone, uten å bruke sarkasme eller sinne. Direkte inngrep er effektivt, men har potensial til å flau teammedlemmer som ikke var klar over atferden deres eller ikke absorberer tidligere subtile hint.
• Gruppesignaler: Et gruppesignal, for eksempel å lage et tidsavbrudd og holde opp en pekefinger, kan avtales på forhånd av alle deltakerne. Det kan deretter brukes av tilretteleggeren for å minne alle på å holde en diskusjon om gangen. Dette er spesielt effektivt på lang sikt, ettersom team kan fortsette å bruke det etter at fasilitatoren ikke lenger jobber med dem.

Individuell tilrettelegging

Tilrettelegging kan også brukes individuelt, vanligvis for å løse en-til-en-problemer mellom kolleger eller mellom ansatte og deres ledere.

Individuell tilrettelegging kan brukes til å avgjøre uenigheter, sette gjensidige mål eller debrief et prosjekt, prosess eller erfaring. I disse tilfellene gir en tilrettelegger struktur, innhold og prosess som ansatte trenger for å nå en gjensidig tilfredsstillende løsning.

Enten individuelt eller i grupper, mangler mange arbeidere dyktighet, tillatelse og støtte som er nødvendig for å lette sine egne arbeidsprosesser eller konfliktløsning effektivt. Ved hjelp av tilrettelegging kan virksomheter skape en kultur av respekt og teamarbeid, og styrke sine ansatte til å oppnå resultater som ikke er mulig uten et voldgiftende figur.