Hva er en administrativ tjenestesjef?

En administrativ tjenestesjef fører tilsyn med administrasjonstjenestene til en organisasjon. Dette kan omfatte tilsyn med administrativt personale og koordinere postdistribusjon, journalføring og overvåkningsfasiliteter.

Lær mer om arbeidet til en administrativ tjenestesjef.

Hva er en administrativ tjenestesjef?

For å være produktiv, må en organisasjon løpe jevnt. En administrativ tjenestesjef er personen som sørger for at dette skjer ved å koordinere sine støttende tjenester.

Deres plikter kan omfatte:

• Koordinering av postdistribusjon
• Vedlikehold av fasiliteter
• Registrering
• Avdelingsbudsjettplanlegging
• Tildeling av forsyninger.

I en mindre organisasjon kan administrasjonstjenestesjefen gjøre alt, mens det er i en større, kan det være flere ledere som er ansvarlige for forskjellige oppgaver.

• Alternative navn: Kontoransvarlig, fasilitetssjef, kontraktsjef

Hvordan en administrativ tjenestesjef fungerer

Administrative tjenesteledere jobber vanligvis på heltid. De må kanskje jobbe overtid også. Noen fasilitetsledere er på vakt i løpet av ikke-arbeidstiden for å håndtere problemer som dukker opp.

De daglige pliktene til en administrativ tjenestesjef varierer avhengig av organisasjonen. De kan inkludere:

• Delta i planlegging av lang rekkevidde og utvikling av avdelings- og divisjonsmål, strategiske planer og mål
• Overvåke personalutvikling, opplæringsprogrammer, utvikling av politikk og spesielle prosjekter
• Hjelpe seniorledere og delta og/eller lede små administrative prosjekter
• Opprette, vedlikeholde og føre tilsyn med koordinering og dokumentasjon av opplæringsprogrammer for ansatte
• Analyse av kontraktsrelaterte dokumenter for å sikre overholdelse av forskrifter og retningslinjer 
• Som representerer organisasjonen på møter for konferanser
• Utarbeidelse og redigering av kommunikasjon for utøvende team

Administrative tjenesteledere er ansatt i utdanningstjenester, helsehjelp, profesjonelle, vitenskapelige og tekniske tjenester, finans og forsikring, og statlige og lokale myndigheter.

Fra og med 2018 var det 300.200 personer ansatt i denne okkupasjonen i USA. Bureau of Labor Statistics (BLS) spår at sysselsettingen i denne okkupasjonen vil vokse raskere enn gjennomsnittet gjennom 2028.

Administrative Services Managers tjente en median årslønn på $ 96.940 i 2019 og en median timelønn på $ 46.61.

Feltet gir muligheter for avansement, spesielt hvis du jobber for en stor organisasjon. Disse organisasjonene har flere muligheter til å avansere, siden det vanligvis er flere lag og typer administrative tjenester ledere. Erfaring og utdanning øker sjansene dine for å gå videre på dette feltet.

Krav til en administrativ tjenestesjef

Mens kravene varierer etter organisering, forventes det vanligvis at kandidater har en bachelorgrad. Noen arbeidsgivere vil ansette de med videregående vitnemål eller GED som har omfattende relatert arbeidserfaring. For å skille deg ut som kandidat, bør arbeidshistorikken din gjenspeile din administrative erfaring og styringsevner.

Myke ferdigheter, eller ikke-kvantifiserbare ferdigheter, er også en essensiell del av å være administrativ tjenestesjef. Sterk tale-, lytte- og skriveferdigheter er kritiske, ettersom de ofte trenger å kommunisere med andre.

De trenger også kritisk tenkning og problemløsningsferdigheter. Administrative tjenesteledere får ofte i oppgave å identifisere problemer og komme med mulige løsninger. Tidsstyring er også viktig, ettersom de ofte sjonglerer flere oppgaver og setter frister for andre.

Sertifisering

Administrative tjenesteledere er ikke pålagt å bli sertifisert eller lisensiert. Frivillig sertifisering er tilgjengelig for de som spesialiserer seg på fasiliteter eller kontraktsadministrasjon. International Facility Management Association tilbyr Certified Facility Manager (CFM) legitimasjon, som indikerer for en arbeidsgiver at de har fullført kurskrav og bestått vurderinger som demonstrerer deres kunnskap.

Kontraktsledere kan forfølge en av flere sertifiseringer som tilbys av National Contract Management Association (NCMA), inkludert en sertifisert profesjonell kontraktsjef (CPCM). Legitimasjon fra disse organisasjonene kan bidra til å øke en jobbkandidats ønske.

Key Takeaways

• En administrativ tjenestesjef fører tilsyn med administrasjonstjenestene til en organisasjon. Dette kan omfatte tilsyn med administrativt personale og koordinere postdistribusjon, journalføring og overvåkningsfasiliteter.
• De utfører et bredt spekter av oppgaver relatert til å holde en organisasjon i gang jevnt. 
• De jobber vanligvis på heltid på en rekke felt, inkludert utdanningstjenester, helsehjelp og myndigheter. 
• En bachelorgrad er å foretrekke, men noen organisasjoner vil ansette en kandidat med en videregående skole og omfattende erfaring. 
• Sertifisering er valgfritt, men det kan gjøre deg til en mer tiltalende jobbkandidat.