Hva du skal vite før du velger menyen for arrangementet ditt

Når det gjelder gjestenes glede av enhver begivenhet, er mat og drikke nesten like viktig for en begivenhet som formålet med selve hendelsen. Som hendelsesplanlegger vil du sannsynligvis være ansvarlig for å samarbeide med catering -fagpersonen for å planlegge maten helt ned til å velge hvert menyelement for gruppen din.

Planlegger hendelsesmenyen

Enten du jobber med en privat catering eller Catering Manager på selve arrangementet, er det alltid nyttig å vurdere flere faktorer før du bygger menyen. Den første tingen å huske er at menyalternativene de presenterer nesten alltid 100% fleksible. Og selv om de fleste cateringene vil tillate deg å bekrefte menyen og antallet omtrent tre uker før hendelsen, må du bekrefte menyen mye tidligere i planleggingsprosessen. Her er hva du trenger å vite før du kommer i gang.

Frokost, lunsj og middagsmenyer

Menyen skal inneholde flere forhåndspakkede måltider og à la carte-valg utviklet av utøvende kokk eller catering. Tilnærmingen til dagens forskjellige måltider er generelt unik. Vurder følgende:

• Frokost: Når det gjelder frokost, er pakkede menyer vanligvis mer kostnadseffektive og enklere å velge, inkludert kontinentale alternativer, varme buffeer og frokoststasjoner. Hvis du tilbyr frokost før starten av det offisielle programmet, må du velge alternativet som passer best for arrangementets plan.
• Lunsj: De fleste cateringene tilbyr flere lunsjbufféalternativer, "Working Lunch" -valg (for eksempel à la carte -smørbrød og passende sider), og til og med boksede lunsj. Igjen, det beste valget av måltidstype vil være helt avhengig av programmets plan, så vurder hvor mye tid gjestene må spise.
• Middag: Du har alltid et utvalg av pakket middagsbuffeter eller belagte middager, og begge kan tilby et utvalg av tre til fem baner. Det er her du finner gjenstander som gjenspeiler den utøvende kokkens personlige preferanser og er også generelt en tid til å la maten skinne.

Bryt mat og mottakelsesmenyer

Når det gjelder planlegging av maten på et arrangement, er planleggingen ikke alltid begrenset til tre kvadratmeter. Faktisk krever mange flerdagskonferanser cateringplanlegging utover frokost, lunsj og middag kanskje under planlagte pauser eller frokost- og cocktail-mottakelser. Den utøvende kokken eller catering kan presentere deg flere forpakkede måltidsalternativer samt à la carte-valg:

• Bryte elementer: Hvis budsjettet ditt har råd til det, er temavisker alltid mer interessante enn standard drikkevarer og snacks.
• Mottakelser: De fleste cateringene tilbyr à la carte-alternativer for passerte kjølte og varme hors-d'oeuvres og hostede barmottakspakker (ladet time per person eller ved forbruk). De kan også tilby kalde og varme tallerkenstasjoner så vel som dessertstasjoner.

Det store middagsspørsmålet: buffé eller belagt?

Følgende tidshensyn skal tjene som en god guide for å bestemme hvordan du best kan servere måltidet:

• Belagt: Platerte måltider krever minst 1.5 timer, hvis ikke 2 timer, av agenda tid til å servere og rense rommet ordentlig. Belagt måltidstjeneste brukes ofte til middag og avslappede seniors utøvende møter.
• Buffé: Forsøk å tillate opptil 1 times agendatid for ethvert buffémåltid. Buffeter er et flott format til frokost og lunsj.
• Bestått varer: Mens et flott alternativ for hors-d'oeuvres, brukes passering vanligvis bare under mottakelser.

Spesielle behovshensyn

Sist, men ikke minst av menyplanleggingshensynene, tar hensyn til spesielle kostholdsbehov. Det er viktig å innlemme og varsle cateringansvarlig om spesielle forespørsler og behov som gjestene dine kan ha, inkludert, men ikke begrenset til:

• Matallergier
• Religiøse krav
• Andre kostholdsrestriksjoner

Den eneste måten å vite om slike spesielle behov er å spørre, og den eneste måten å planlegge for dem er å diskutere dem med din catering -profesjonell så snart som mulig.

Fullføre en bankettbegivenhetsordre

Bankettbegivenhetsordren er den formelle oppskrivningen som beskriver alle elementer i cateringbehovene dine når du har gått gjennom alle hensyn og planleggingstrinn ovenfor. Det vil kreve signaturen din (som hendelsesplanlegger), så gjennomgå dette dokumentet for nøyaktighet fordi både du og catering vil referere til det senere. Det vil omfatte følgende avgjørelser, forespørsler og krav:

• Mat og Drikke
• Romoppsett
• Audiovisuell
• Underholdning og dekor
• Gebyrer

Arrangementsmat og drikke budsjettvarer å vite

Når du bygger cateringbudsjettet, må du huske å forutse følgende kostnader:

• Catering minimums: De fleste måltider krever et minimum antall antall og lade per person basis.
• Arbeidskostnad: Et minimumsavgift som ble brukt for å sette opp arrangementet ditt; Imidlertid ofte omsettelig og frafalt hvis hendelsen oppfyller minimumsgebyrer.
• Kokkeavgift: Belastet hvis arrangementet ditt bruker en utskjæringsstasjon.
• Bartenderavgift: Belastet hvis arrangementet ditt krever bartendertjenester.
• Rom leieavgift: Ofte omsettelig og frafalt hvis hendelsen oppfyller minimumsgebyrer.
• Tjenesteavgift og omsetningsavgift: Forutse 20 prosent eller prosentandel identifisert som et serviceavgift og lokale skatter.