Hva er forskjellen mellom prosjekter og virksomhet som vanlig?

Jobber du med et prosjekt? Eller er det du gjør en del av den daglige driften av virksomheten din? Begge er påkrevd i en organisasjon og er like gyldige, men det hjelper til med å forstå hva du jobber med, slik at du bedre kan se hvor den passer inn i den overordnede strategien.

Det er fem hovedforskjeller mellom prosjektarbeid og virksomhet som vanlig (ofte forkortet som BAU) arbeid. Med disse retningslinjene i tankene, skal det være lett å se om du jobber med prosjekter eller BAU -arbeid, eller begge deler.

Tidsbundet vs. Pågående

Prosjekter har en start-, midt- og sluttdato, og er en engangsbegivenhet. Dette er prosjektets livssyklus. Faktisk er det mest definerende kjennetegnet ved et prosjekt at det har slutt. Prosjektleder og teamet jobber med prosjektet i løpet av denne tiden. På slutten blir teamet vanligvis oppløst.

Bau pågår. Du kan selvfølgelig legge ned en funksjon eller stoppe en prosess hvis den ikke lenger er nødvendig for virksomheten, men selv som vanligvis gjøres som et prosjekt. En BAU -funksjon produserer pågående arbeid uten forutsigbar sluttdato.

Changemakers vs. Endre identifikatorer

Det er en forskjell i hvordan endring håndteres i prosjekt og BAU -arbeid. BAU -team identifiserer behovet for endring, og prosjektgrupper implementerer den endringen.

Fordi BAU -team driver virksomheten, er de også de første som vet når de eksisterende prosessene ikke fungerer og ikke lenger er nyttige. Når det skjer, identifiserer de behovet for endring.

En leder, som en del av en strategisk gjennomgang, kan antyde hvilke endringer som må gjøres for at en enhet skal nå sine mål. Eller et teammedlem kan komme med et forslag til endring. I den andre enden av spekteret kan du ha en full forretningssak produsert av en toppsjef for å levere endringer som kreves for å hjelpe deres divisjon med å nå sine årlige mål. De som jobber i BAU -roller kan også innse at endring er viktig på grunn av skift i regulatoriske rammer eller som en del av det konkurrerende landskapet for organisasjonen.

Prosjektteam er med på å implementere alle disse nødvendige endringene. Prosjekter leverer endring til og gjennom BAU -funksjonene ved hjelp av prosjektledelse. Dette skjer vanligvis når prosjektet har gått gjennom en godkjenningsprosess.

Administrere vs. Avbøtende risiko

For at virksomheten som vanlige funksjoner skal være effektive, vil du finne BAU -team som søker å dempe all risiko for driften. De jobber for å ta usikkerheten ut av virksomheten for bedre organisatorisk stabilitet og repeterbare prosesser.

I sin natur av å være unike og usikre, krever prosjekter et element av risiko. Selskapet gjør litt av et sprang inn i det ukjente bare ved å gjøre et prosjekt da det introduserer endring og leverer noe som ikke var der før.

Prosjektteam nærmer seg derfor risiko på en annen måte enn BAU -team. Prosjektledere søker å administrere risiko-både positive og negative for å få de beste resultatene. Det kan omfatte avbøtende risiko for å prøve å begrense sannsynligheten for at det kommer til å skje, men det inkluderer også andre risikostyringsstrategier.

Kapitalisering vs. Ikke utnytte kostnadene

Prosjekter kan vanligvis kapitaliseres, og ofte kan ikke Bau være siden du stoler på driftsutgifter for din pågående virksomhet som vanlig arbeid. Med andre ord, regnskapsbehandlingene for prosjekter og andre oppgaver er forskjellige.

Prosjektfinansiering forholder seg ofte til å bringe en eiendel i tjeneste-betyr at kostnadene kan kapitaliseres. I noen tilfeller, avhengig av hvor du er i verden og dine lokale regnskapsforskrifter, kan du til og med ta prosjektkostnader under linjen.

BAU -kostnader anses normalt som driftsutgifter og spores i resultatene for fortjeneste og tap av selskapet.

Prosjektfinansiering og finansiering av virksomhet. Regnskapsregler varierer etter land, og til og med etter organisering der enkeltbedrifter har spesielle prosesser og måter å gjøre ting.

Tverrfunksjonell vs. Funksjonelle team

Endelig er det en stor forskjell i sminke av prosjekt- og BAU -team. Prosjekter har en tendens til å involvere flerfaglige team av eksperter samlet for å levere en bestemt produksjon.

Prosjektteam er laget av at folk fyller bestemte roller. Dette er ikke jobbtitler, men posisjoner i prosjektet med distinkt ansvar. Hovedrollene på et prosjektgruppe er:

• Prosjektsponsor
• Prosjektleder
• Seniorleverandør (organisasjonen som er ansvarlig for å gjøre arbeidet, som kan være et internt team som IT eller en ekstern entreprenør eller leverandør)
• Kunde (dette kan være en intern kunde som en annen avdelingsleder, eller, i en kundeserviceorganisasjon, kunden du leverer prosjektet)
• Fagseksperter (folk førte inn på teamet enten i løpet av prosjektet eller en del av det som bruker sin kompetanse for å bidra til prosjektets suksess).

BAU -arbeid, derimot, administreres av funksjonelle team. De er eksperter i seg selv, men gruppert sammen som en divisjon. Det er normalt mindre tverrfunksjonell overlapping med andre avdelinger, og de vil ha definerte mål og en visjon for den rollen avdelingen spiller i selskapet. Et eksempel vil være et kundeserviceteam som jobber som en del av en større kundeservicedivisjon som håndterer samtaler og e -postmeldinger fra kundene om produktet ditt.

Det kan være noe overlapping da folk fra BAU -lag blir kalt til å delta i prosjektgrupper.

Bau og prosjektkonflikter

Prosjektarbeid og BAU -arbeid kan sitte pent sammen med hverandre, men det kan ofte være spenning. Det skjer fordi prosjekter prøver å endre status quo.

For det andre, når du ber folk om å bli med i prosjektgruppen din, kan de lide av en konflikt av lojaliteter. Er deres første ansvar overfor deres dagjobb eller til prosjektet? Klare mål og et sterkt engasjement for prosjektet fra ledelsen kan hjelpe her, i tillegg til å holde kommunikasjonslinjene åpne slik at de vet hva prioriteringene skal være.

For det tredje er det alltid prioritet å holde virksomheten i gang. Det har en implikasjon for prosjektgrupper som kan se finansieringen deres kutt, nøkkelressurser trukket tilbake til BAU-roller og tidslinjer forsinket fordi det å holde den daglige driften av organisasjonen i gang, trekker fokus.