Når skal du bruke lønnsbehandlingstjenester

Hva er grunnene til å outsource lønnsbehandling?

Selv om du bare har noen få ansatte, kan du bestemme deg for å outsource lønningslisten din, det vil si, snu lønnsbehandling og annet lønnsansvar til noen andre. Nedenfor er noen hensyn for å hjelpe deg med å bestemme om du vil outsource.

Vi vil først se på situasjoner der du kanskje vil vurdere outsourcing av lønningslisten din, deretter noen outsourcing -alternativer.

Outsourcing av lønn senker jobbkostnadene

Hvis du bare betaler kontorarbeidere, kan du beregne lønn ved å multiplisere timer etter rente, og bestemme om det er skyldig overtid.

Men hvis du produserer et produkt, må du vite arbeidskraftskostnadene på hvert produkt, slik at du kan bestemme kostnadene for solgte varer.

La tjenesten takle flere stater, lokaliteter

Hvis du har ansatte i mer enn en stat, må du oppfylle kravene til å betale og rapportere statlige inntektsskatter. Hvis virksomheten din opererer i forskjellige byer, kan du også ha lokale inntektsskatter for å holde tilbake, betale og rapportere.

Holdningsberegninger er vanskelige

Beregning av mengden tilbakeholdelse for ansatte er komplisert. Kort fortalt må du:

• Bestem føderal inntektsskatt tilbakeholdelse basert på ansattes W-4-skjema (som kan endres så ofte som den ansatte ønsker).
• Bestem statens tilbakeholdelse for stater med inntektsskatt, basert på staten W-4.
• Bestem FICA -skatter på lønn på 7.65% (og du må se på høyt betalte ansatte for å være sikker på at deres trygge tilbakeholdelse er avkortet maksimalt for året og for å begynne å holde tilbake den ekstra Medicare-skatten.

Selv å gjøre lønn for bare en ansatt kan være tidkrevende, fordi du må foreta betalinger og filkrevde rapporter på samme måte som om du hadde mange ansatte.

Unngå å prøve å følge med på tidsfrister

Betaling og rapportering av lønnsskatt (føderal og stat, tilbakeholdelse, FICA -skatter, arbeidsledighet og arbeidstakers erstatning og individuelle statlige lønnsalternativer) kan være skremmende.

Husk imidlertid at en savnet frist for enten betaling eller rapportering kan koste deg penger i bøter og straffer. Outsourcing lønn, selv med bare noen få ansatte, er et alternativ mange arbeidsgivere vurderer tidlig i virksomhetene sine. Det kan være det rette alternativet for virksomheten din, avhengig av omstendighetene dine.

Hvordan belaster lønnsbehandlingstjenester?

Mange lønnsbehandlingstjenester belaster et grunnleggende gebyr, slik at selv om du bare har en ansatt, betaler du mer fordi tjenesten har til alle de samme innleveringene for en ansatt som den vil gjøre for 10. For eksempel vil de fortsatt måtte sende inn et skjema 941 hvert kvartal, selv om du bare har en ansatt.

Den trinnvise kostnaden for hver ekstra ansatt er ganske liten. Med det i tankene, nedenfor er noe informasjon om lønnsbehandlingstjenester, med kostnadene og hva de gir.

Assistert lønnstjenester 

Noen tjenester gjør all innlevering for deg. For eksempel selskaper som Paychex og ADP -kostnad per sjekk per lønnsperiode, inkludert arkivering, direkte innskudd og sjekker kutt. Du kan legge inn informasjon på nettet, og de tildeler en lønnsspesialist for å hjelpe deg. Som et eksempel kan du se ADPs fulle utvalg av tjenester på deres hjemmeside.

Selvbetjeningslønn online

Andre tjenester hjelper deg med å gjøre din egen arkivering. Intuits online lønnstjeneste lar deg fylle ut lønnsskjemaer på nettet. Før du velger disse tjenestene, må du sjekke at de er kompatible med operativsystemet og maskinvaren. (Noen fungerer ikke på Macintosh -systemer.)

Noen selskaper lar deg gjøre din egen lønn på nettet. De belaster med antall ansatte og antall stater.

Noen kan ha flere funksjoner som du måtte trenge for en spesifikk situasjon (for eksempel tidskortinngang). Les informasjonen på nettstedene og kontakt representantene for selskapene. Dette er alltid en god måte å fortelle hvor vennlige de vil være. Jeg har bare presentert noen få av de mange tjenestene du kan finne på nettet, men skattemyndighetene har mer informasjon om lønnstjenester og leverandører du kanskje vil se på.

Er outsourcing lønningsverdi verdt kostnaden?

Selv om du bare har en ansatt, kan det være lurt å vurdere en lønnstjeneste for å hjelpe deg med å utarbeide lønnsjekker og betale og rapportere lønnsskatt. Husk at en bot eller straff for en tapt betaling eller rapport kan være mer enn et helt års tjenesteverdi. Å sette opp et lønnssystem for virksomheten din er ikke din første prioritet, men hvis du har en tjeneste, er det en mindre ting du må tenke på.

For mer informasjon om lønnstjenester, se denne artikkelen fra skattemyndighetene med en liste over lønns- og utøverpartnere. Sjekk for eksempel nettstedet for National Association of Registred Agents for en påmeldt agent for å hjelpe med lønnsoppgaver.

Advarsel! Lønn er fremdeles ditt ansvar

Selv om du ansetter en lønnstjeneste, er du som arbeidsgiver fremdeles ansvarlig for lønnsskattinnskudd og føderale skatteforpliktelser. Hvis lønningstjenesten ikke utfører føderale skattebetalinger, for eksempel, kan skattemyndighetene vurdere deg - ikke lønnstjenesten - for forfall for straffer og renter.

I tillegg kan den ansvarlige parten (kanskje du, som eier) i selskapet ditt, også holdes personlig ansvarlig for visse ubetalte føderale skatter.