Hvem skal gjennomgå og signere et tilbudsbrev til en jobbkandidat?

Hvilket nivå av menneskelige ressurser eller leder forventes å gjennomgå og signere et tilbudsbrev utarbeidet av en HR -assistent? I hvor mange måneder skal denne gjennomgangsprosessen fortsette hvis HR -assistenten er en ny ansatt, spurte en leser? Hva med om HR -assistenten er en erfaren ansatt?

Hvis signering, skulle det være HR-assistenten som utarbeider tilbudsbrevet eller ansatt på høyere nivå eller leder som gjennomgår tilbudsbrevet (hvis en gjennomgang forventes å skje?)

HR -svar på hvem som skal gjennomgå og signere et tilbudsbrev til en jobbkandidat

Svarene på disse to spørsmålene er strengt tatt meninger, ettersom ingen juridiske spørsmål er involvert i svarene. En gang, som jobbet som en midlertidig HR -direktør for et lite produksjonsselskap, mellom den tidligere HR -personen som forlater og en ny direktør som overtar, sendte HR -assistenten ut et tilbudsbrev med feil lønnstilbud.

Denne feilen ble umiddelbart gjenkjennelig da brevet ble trukket fra haugen med dokumenter som ventet på endelig gjennomgang. Lønnen som ble tilbudt til kandidaten var altfor lav for jobben.

Snakk om et øyeblikkelig læringspunkt.

I noen organisasjoner HR-sjefen, direktøren eller VP-aldri en HR-assistent-signere Jobben tilbyr brev som går til kandidater, dette er dårlig praksis i privat sektor. Det er ikke HR -personen som gir tilbudet. HR -personen konsulterer ansettelsesansvarlig som skal ta den endelige avgjørelsen om en kandidat og signere jobbtilbudsbrevet.

Tilbudsbrevet er lederens forpliktelse til den nye ansatte. Ved å gi tilbudet bekrefter han eller hun sitt engasjement for den nye ansattes suksess. Å ønske en ny ansatt velkommen er en del av hele rekrutterings-, valg- og ansettelsesprosessen. De er alle komponenter i ombordprosessen.

Jobbtilbudet er en annen del av å ønske den nye ansatte velkommen inn i organisasjonen din og få den nye ansatte til å føle seg ønsket. Den sender en kraftigere melding når det kommer fra den potensielle ansattes nye sjef. Det har mer vekt og er mer verdsatt når jobbtilbudsbrevet kommer fra den nye personens leder. Det er begynnelsen på en langsiktig obligasjon.

Unntak fra anbefalt praksis ved gjennomgang og signering av et jobbtilbud

I offentlig sektor, i Fortune 500-selskaper, og i unionsrepresenterte arbeidsplasser, kan denne praksisen variere. Når en organisasjon er stor og de ansatte er spredt over mange steder, logistisk, tilfører dette tid og forvirring til prosessen med å gi jobbtilbud.

Større organisasjoner har den ekstra utfordringen med konsistens på flere steder så mye av systematiseringen av sysselsettingspraksis hviler med HR. For å gjøre kandidatvalg lovlig forsvarlig, trenger rekruttering og ansettelsespraksis konsistens på alle steder.

På en unionsrepresentert arbeidsplass, spesielt i offentlig sektor, kan det hende at lederen ikke har det endelige ordtaket om hvem som oppnår jobben. Det kan bestemmes av kontraktsmessig av faktorer som ansiennitet og utdanning. I disse tilfellene er det også fornuftig at papirene kommer fra HR -staben. De er ansvarlige for å sørge for at arbeidsforhold og praksis overholder kontrakten.

I noen av disse tilfellene bør HR be advokaten sin om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og prosessen for å sikre at de er riktige, lovlige og arbeidsgiverbeskyttelse. Med mindre tilbudsbrevet skiller seg fra standardformatet, er det imidlertid vanligvis ikke behov for å be en advokat om å gjennomgå hvert enkelt brev.

Skulle en HR -sjef eller direktør gjennomgå alle jobbbrevbrev?

Ethvert dokument fra en leder eller HR -leder som forplikter selskapet lovlig eller økonomisk må gjennomgås av en HR -sjef eller direktør eller over. Her er grunnen.

• Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter som blir sendt av HR -ansatte lovlig forplikte selskapet. Jada, når en feil på $ 10.000 blir funnet, kan du trekke tilbudet tilbake og forklare at det var en skrivefeil gjort av en uerfaren ansatt. Men hvorfor åpne selskapet for en situasjon der et endret lønnstilbud må utvides? En ulykkelig ny ansatt kan fremdeles ta jobben, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat som blir tømt og såret på grunn av en feil. I tillegg kan det åpne firmaet ditt for potensielle rettslige handlinger.
• For å hedre det uriktige jobbtilbudet, er det like lite tiltalende å bruke det samme eksemplet. Før selskapet utvidet tilbudet, undersøkte noen i HR markedet, gjennomgikk hva andre ansatte i lignende jobber gjør, og konkluderte med et passende jobbtilbud. Så konsekvensene når ytterligere hvis andre ansatte lærer om lønnsforskjellen.
• Uansett opplevelsesnivå for en HR -assistent som på et HR -kontor skal utarbeide tilbudet for sending, er et annet par øyne som gjennomgår alt som potensielt kan forplikte selskapet økonomisk eller åpne døren for en rettslig handling, er smart. Organisasjoner forventer mer årvåkenhet og tilsyn fra ansatte som har tittelen Manager eller Director.
• Unnlatelse av å kommunisere kan føre til uriktige ansettelsesvilkår som ikke ble forhandlet eller ble lovet til en kandidat. For eksempel kan HR -assistenten vite at jobben ville betale 40 000 dollar, men i prosessen med å forhandle, ble kandidaten tilbudt mer pluss en signeringsbonus, og i hverdagen travelt klarte ikke manageren å fortelle HR -assistenten. Når en jobbkandidat mottar et feil tilbud, vurderer han eller hun på nytt integriteten til selskapet ditt. Du skaper en barriere for aksept som var unødvendig ettersom kandidaten bekymrer seg for hvordan du skal håndtere situasjonen.
• Dokumenter som går til folk du prøver å rekruttere til firmaet ditt, må være feilfri. De signaliserer en melding til den potensielle ansatte om kulturen til firmaet ditt. Selv en skrivefeil kan gi en kandidat en pause. En kopi av dokumentet vil også bo i firmafilene dine i årevis. Så i de fleste tilfeller er det andre øyet som gjennomgår dokumentet en smart praksis.

Gjennomgangen og tilsynet med dokumenter som forplikter selskapet økonomisk eller potensielt, lovlig, er ikke en kritikk av en HR -assistents kunnskap, erfaring eller flid. Det er en smart forretningspraksis av alle disse grunnene.

Merk om jobbtilbud: HR bør be advokaten deres om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og prosessen for å sikre at de er riktige, lovlige, og gi arbeidsgiveren juridisk beskyttelse. Med mindre tilbudsbrevet skiller seg fra standardformatet, er det imidlertid ikke behov for å be en advokat om å gjennomgå hvert enkelt tilbudsbrev.

Les mer: Menneskelige ressurser, styring og arbeidsrelaterte spørsmål og svar

Ansvarsfraskrivelse: Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.