10 viktige tips for effektive ansatte ytelsesanmeldelser

Er du interessert i tips om hvordan du kan gjøre resultatanmeldelser vellykket i organisasjonen din? Mens ytelsesgjennomgangsmetoder og tilnærminger skiller seg fra organisering til organisering, eksisterer universelle prinsipper om hvordan man snakker med en ansatt om hans eller hennes ytelse.

Enten det er en resultatgjennomgang, et lønnsjusteringsmøte eller implementering av en ytelsesforbedringsplan (PIP), vil disse tipsene hjelpe deg mer selvsikker å lede møtet.

Disse tipsene gjelder i dine daglige samtaler med ansatte. De er også kritiske i dine periodiske, formelle møter med ansatte for å diskutere jobbmål og ytelse. Disse ti tipsene vil hjelpe deg med å gjøre ytelsesanmeldelser positive og motiverende. De vil forbedre-ikke deflate din evne til å samhandle med dine rapporteringsansatte.

Tips om gjennomgang

Den ansatte skal aldri høre om positiv ytelse eller ytelse som trenger forbedring for første gang på ditt formelle resultatdiskusjonsmøte med mindre det er ny informasjon eller en gjennomtenkt innsikt. Effektive ledere diskuterer både positive ytelser og forbedringsområder regelmessig, til og med daglig eller ukentlig med rapportering av ansatte. Målet å gjøre innholdet i ytelsesgjennomgangsdiskusjonen til en gjenvinning av kritiske punkter.

Resultatgjennomgang anbefales regelmessig

Av interessen for å gi regelmessig tilbakemelding, er ikke resultatanmeldelser en årlig begivenhet. Kvartalsmøter anbefales med ansatte. I ett mellomstor selskap skjer jobbplanlegging og evaluering to ganger i året. Karriereutviklingsplanlegging for ansatte er også planlagt to ganger i året, så den ansatte diskuterer sin jobb og karriere, formelt med manageren sin, minst fire ganger i året.

Målinnstilling er en viktig komponent

Uansett komponenter i ytelsesgjennomgangsprosessen, er det første trinnet målsetting. Det er viktig at den ansatte vet nøyaktig hva som forventes av hans eller hennes ytelse. Dine periodiske diskusjoner om ytelse må fokusere på disse viktige delene av ansattes jobb.

Du må dokumentere denne jobbplanen: mål og forventninger i en jobbplan eller jobbforventningsformat, eller i arbeidsgiverformatet. Uten en skriftlig avtale og et delt bilde av den ansattes mål, er det usannsynlig at suksess for den ansatte.

Gjør hvordan du vil evaluere ytelsen klart

Under forberedelse og målsetting må du gjøre hvordan du vil evaluere den ansattes ytelse klart. Beskriv nøyaktig hva du leter etter fra den ansatte og nøyaktig hvordan du vil vurdere ytelsen deres. Diskuter med den ansatte hans eller hennes rolle i evalueringsprosessen. Hvis organisasjonens ytelsesgjennomgangsprosess inkluderer en ansattes egenvaluering, kan du dele skjemaet og snakke om hva den egenevaluering innebærer.

Deling av ytelsesgjennomgangsformat

Forsikre deg om at du også deler ytelsesgjennomgangsformatet med den ansatte, slik at han eller hun ikke blir overrasket på slutten av ytelsesgjennomgangsperioden. En betydelig komponent i denne evalueringsdiskusjonen er å dele med den ansatte hvordan organisasjonen din vil vurdere ytelse.

Den ansatte må forstå at hvis han eller hun gjør det som forventes, vil de bli betraktet som en utøvende ansatt. I noen organisasjoner som rangerer ansatte, tilsvarer dette en tre på en fem-punkts skala. En ansatt må gjøre mer enn bare å utføre for å bli betraktet som en fremragende ansatt.

Dokumentytelse gjennom året

Unngå hornene og glorieffekten som alt som er diskutert i møtet innebærer positive og negative nyere hendelser. Nyere hendelser fargelegger din vurdering av den ansattes ytelse. I stedet er du ansvarlig for å dokumentere positive forekomster som fullførte prosjekter, og negative forekomster som en savnet frist, i løpet av hele tiden som resultatgjennomgangen dekker. Du må lage disse notatene gjennom året for å vurdere ansattes ytelse rettferdig.

I noen organisasjoner kalles disse kritiske hendelsesrapporter. Be den ansatte om å gjøre det samme slik at du sammen utvikler et omfattende blikk på den ansattes resultater i løpet av den tidsperioden som diskusjonen din dekker.

Oppfordre tilbakemeldinger

Be tilbakemeldinger fra kolleger som har jobbet tett med den ansatte. Noen ganger kalt 360-graders tilbakemelding fordi du får tilbakemelding for den ansatte fra sjefen hans, kollegene og alle rapporteringspersonell, bruker du tilbakemeldingene for å utvide resultatinformasjonen du gir for den ansatte.

Start med uformelle diskusjoner for å få tilbakemeldingsinformasjon. Vurder å utvikle et format slik at tilbakemeldingene er enkle å fordøye og dele med manageren. Hvis selskapet ditt bruker et skjema du fyller ut i forkant av møtet, kan du gi resultatgjennomgangen til den ansatte i forkant av møtet. Dette lar den ansatte fordøye innholdet før hennes diskusjon om detaljene med deg. Denne enkle gesten kan fjerne mye av følelsene og dramaet fra resultatgjennomgangsmøtet.

Forbereder seg på en diskusjon

Forbered deg på diskusjonen med den ansatte. Gå aldri inn i en ytelsesgjennomgang uten forberedelser. Hvis du vinger det, mislykkes ytelsesanmeldelser. Du vil savne viktige muligheter for tilbakemelding og forbedring, og den ansatte vil ikke føle seg oppmuntret over suksessene hans. Dokumentasjonen som du opprettholdt i løpet av resultatgjennomgangsperioden, tjener deg godt når du forbereder deg til en ansattes resultatgjennomgang.

Øv tilnærminger med HR

Om nødvendig nærmer deg med deg personalet ditt, en kollega eller lederen din. JOT -notater med hovedpunktene for tilbakemelding. Inkluder kulepunkter som tydelig illustrerer poenget du planlegger å gjøre for den ansatte. Jo mer du kan identifisere mønstre og gi eksempler, jo bedre vil den ansatte forstå og kunne handle etter tilbakemeldingene.

Møte med en ansatt

Når du møter den ansatte, kan du bruke tid på de positive aspektene ved hans eller hennes ytelse. I de fleste tilfeller bør diskusjonen om de positive komponentene i den ansattes ytelse ta opp mer tid enn for de negative komponentene.

For dine ansatte over gjennomsnittet og utførende ansatte, positive tilbakemeldinger og diskusjon om hvordan den ansatte kan fortsette å utvide ytelsen, skal utgjøre størstedelen av diskusjonen. Den ansatte vil finne dette givende og motiverende.

Ingen ansattes resultater er helt negativ-hvis, hvorfor fungerer den ansatte fortsatt for organisasjonen din? Men ikke forsøm områdene som trenger forbedring heller. Spesielt for en underpresterende ansatt, snakk direkte, og ikke hakk ord. Hvis du ikke er direkte, vil den ansatte ikke forstå alvoret i ytelsesituasjonen. Bruk eksempler fra hele tidsperioden dekket av resultatgjennomgangen.

Samtalen er nøkkelen til et produktivt prestasjonsmøte

Ånden du nærmer deg denne samtalen, vil utgjøre en forskjell i om den er effektiv. Hvis intensjonen din er ekte, for å hjelpe den ansatte med å forbedre seg, og du har et positivt forhold til den ansatte, er samtalen enklere og mer effektiv.

Den ansatte må stole på at du vil hjelpe dem med å forbedre ytelsen. Den ansatte trenger å høre deg si at du har tillit til deres evne til å forbedre. Dette hjelper dem å tro at de har evnen og støtten som er nødvendig for å forbedre.

Samtalen er nøkkelordet når du definerer et resultatgjennomgangsmøte. Hvis du holder på med alt å snakke eller møtet blir et foredrag, er resultatgjennomgangen mindre effektiv. Den ansatte vil føle seg skrek og behandlet urettferdig. Dette er ikke slik du vil at ansatte skal føle seg når de forlater resultatanmeldelser.

Still spørsmål om å gjøre møtet motivasjon

Du vil ha en ansatt som er motivert og spent på deres evne til å fortsette å vokse, utvikle og bidra. Sikt på resultatgjennomgangsmøter der den ansatte snakker mer enn halvparten av tiden. Du kan oppmuntre denne samtalen ved å stille spørsmål som disse.

• Hva forventer du å være det mest utfordrende med målene dine for dette kvartalet?
• Hvilken støtte kan avdelingen sørge for deg som vil hjelpe deg å nå disse målene?
• Hva er håp om dine prestasjoner i selskapet vårt i år?
• Hvordan kan jeg være en bedre leder for deg?
• Hvor ofte vil du motta tilbakemelding?
• Hva slags tidsplan kan vi sette opp slik at du ikke føler deg mikromanert, men jeg mottar tilbakemeldingene jeg trenger om fremgangen din på dine mål?
• Hva ville være en nyttig agenda for våre ukentlige en-til-en-møter?

Bunnlinjen

Hvis du tar disse ytelsesgjennomgangstipsene til hjertet og øver på disse anbefalingene i resultatgjennomgangsmøtene dine, vil du utvikle et betydelig verktøy for styringsverktøyets veske. Resultatgjennomgangen kan forbedre forholdet ditt til ansatte, forbedre ytelsen for organisasjonen din og forbedre kommunikasjon med ansattes leder betydelig-en velsignelse for kunder og arbeidsforhold.