10 ting hver nye programleder skal vite

Programstyring er et givende og godt betalt karrierevalg, men det kan også være en utfordrende rolle. Hvis du nettopp har fått din første programadministrasjonsjobb, eller vil vite om du skal hoppet til en programstyringskarriere, er det viktig å forstå hva karrieren innebærer. Tenk på disse 10 tingene hver nye programleder bør være klar over før du starter en programstyringsrolle.

Programledelse skiller seg fra prosjektledelse

Enten du åpner et nytt kontor, lanserer en ny app eller bygger et olympisk stadion, har prosjekter et klart sett med mål og tidslinje. En programleder kan imidlertid føre tilsyn med flere prosjekter på en gang, og hver kan ha sitt eget prosjektgruppe og prosjektleder. Programmer leverer noe av verdi til organisasjonen over tid og utvikler seg når de går videre.

• Bredt omfang og tidsramme

• Flere prosjekter samtidig

• Utvikle seg over tid

• Føre til virksomhetstransformasjon

• Definert start, midt og slutt

• Planlegg arbeid og ressurser

• Kontrollprosess

• Levere på et klart mål

Forvent usikkerhet

Programmer er iboende usikre. Selv om du kanskje vet hva det store bildet er, er det bare en visjonserklæring når du starter. Den nøyaktige veien for hvordan du kommer dit, og hvilke prosjekter som vil kreves over en lengre periode, er noe du må finne ut når du går.

Du vil starte med detaljert planlegging for det du vet og bygge opp et bilde av hvordan du kan adressere resten av det når du kommer nærmere. Utvider planleggings- og leveringshorisonten gradvis til du ikke kan gå lenger.

Blokker ut tid med jevne mellomrom for å planlegge de neste trinnene. Du kan også bruke denne muligheten til å sikre at du fremdeles er i rute for å levere forretningsverdi.

Se opp for utbrenthet

Mens et prosjekt kan være ferdig i løpet av et år eller så, kan programmer strekke seg ansett som på ubestemt tid på ubestemt tid.

Programledere må beskytte teamene sine mot utbrenthet. Du kan ikke jobbe i topphastighet uendelig, så sørg for at dine ansatte får tilstrekkelig driftsstans.

Dette bør omfatte perioder med roligere tid på jobb med færre leveranser og tilstrekkelig tid borte fra kontoret for ferier.

Administrer sykefravær nøye, se på overtidsrapportene dine, og vær våken for at velferden til teamet ditt er avgjørende hvis du vil redusere utmattelsen og beholde de talentfulle menneskene for livets liv.

Administrer tempoet

Når du leverer et program som har en fjern fullføringsdato, må du administrere tempoet i arbeidet. Det er vanskelig å opprettholde fart over flere år, så din rolle som programleder er å sjonglere prioriteringene og prosjektene, slik at det er målbare utganger som blir levert regelmessig.

Bland de raske gevinstene og den jevnlige fremgangen mot de større bildemålene.

Bland de raske gevinstene og den jevnlige fremgangen mot de større bildemålene.

Dette hjelper teamet med å se at du går fremover og sikrer at det er noen suksesshistorier for kortere sikt å dele for å holde motivasjonen høy. Til slutt hjelper det investorer og utøvende ledere å se at det blir gjort fremskritt.

Tren teamet ditt for å lykkes

Programmer leverer ofte noe nytt, unikt eller transformativt for en organisasjon. En utfordring med å jobbe med slike initiativer er at du sannsynligvis ikke har ferdighetene internt for å kunne fullføre alle oppgavene og prosjektene som kreves. Det er ok og forventet.

Jobben din som ny programleder er å sikre at du kan oppløse, omskolere og utvikle menneskene du har, slik at du sammen kan adressere alle ressurskravene.

Det kan være noen områder der du bare trenger en viss ressurs i en begrenset periode. For eksempel skal du ikke trene en av de ansatte hvordan du kan kjøre gaffeltruck hvis det er en ferdighet du trenger bare en uke. Imidlertid, hvis du forvandler måten bedriftens online tilstedeværelse styres på, vil det være verdifullt å ha nettstedutviklingsevner internt sammen med en viss kompetanse om sosiale medier eller søkemotoroptimalisering. Dette er ferdigheter virksomheten vil stole på på lang sikt.

Ta beslutninger om hvilke av disse du trenger å ha innebygd i teamet og hvilke som skal være outsourcet, og sørg for at programmet ditt kan levere trenings- og rekrutteringsoppgavene som kreves for å være klare til å administrere utgangene når hvert prosjekt leverer.

Styring er mer sammensatt

Hvis du har kommet fra en prosjektledelsesbakgrunn, vil ikke styring være en overraskelse for deg. Det er måten prosjekt- og programstrukturer er organisert og kontrollert for å sikre at beslutninger blir gjort på riktig måte og at de rette menneskene er involvert. Det er avgjørende for å sikre at arbeidet utvikler seg på en måte som passer med den overordnede forretningssaken, og det hjelper med å holde folk ansvarlige.

Styring er måten prosjektledelseskontoret og toppledere kan sikre at et program er i rute for å levere fordeler.

Styring gir en formell rute for å legge ned prosjekter eller et helt program hvis det kan vises at disse fordelene ikke lenger vil oppnås.

Styring er mer sammensatt i et programmiljø enn i et prosjektmiljø. Prosjekttavler og styringsgrupper har normalt et medlemskap på utøvende nivå. Dette er å forvente fordi sluttresultatet av et program normalt er forretningstransformasjon.

Planlegging er vanskeligere

Prosjektledere, som er involvert i et program, vil vanligvis sette prosjektplanene sine sammen. Deretter et programstyringsteam under retningen din som programleder-møter og planene er integrert.

Dette er lettere sagt enn gjort. Det krever å identifisere avhengighetene mellom prosjekter og prosjektoppgaver. Det tvinger deg til å se på ressurskravene for hele programmet og å sjonglere aktiviteter for å passe til tilgjengeligheten til nøkkelpersoner.

Når den integrerte programplanen er etablert, kan du spore den i et Gantt -diagram eller annet programvareverktøy. Når prosjektlederne dine sporer prosjektene sine i sanntid, må du gjøre justeringer av programplanen, holde alle informert om endringer og stave ut hva dette betyr for sine arbeidsområder.

Ikke planlegg hver linje

Som programleder stoler du på at prosjektlederne dine skal gjøre den detaljerte planleggingen. Det er ikke praktisk eller ønskelig at du sporer et program med tusenvis av oppgaver.

Du trenger et sammenrullet syn på høyt nivå av prosjektene med nok detaljer til å vise deg om noe kommer til å ha en programnivåpåvirkning.

Den enkleste måten å gjøre dette på er med dedikerte programvareapper. Å prøve å administrere programmet ditt på flere millioner dollar på et grunnleggende regneark ville være for utfordrende.

Delegat, delegat, delegat

Hvor bra du er i delegering, å være i en programstyringsrolle betyr at du trenger å bli enda bedre på det.

Den gode nyheten er at du bør ha et team av prosjektledere, og du kan til og med ha et dedikert programstyringskontor for å støtte din transformative endring.

Det er mye arbeid å gjøre på et program, og sette det opp for å sikre at alle bevegelige deler beveger seg sammen til rett tid er en enorm innsats. Du kan ikke gjøre det alene, og du bør ikke prøve. Tren ut hvor mye tid du trenger for å gjøre programmets initiering, og sørg for at du har et team på plass for å sikkerhetskopiere deg.

Hvis du ikke har noen på programstyringskontoret, kan du be om at noen skal bli tildelt programlederteamet som et annet ansvar. Det er mye for dem å gjøre. For eksempel vil noen i en prosjektkoordinasjonsrolle være perfekt plassert for å levere koordinasjonen som kreves på programnivå, og frigjør deg til å bli involvert i strategiske oppgaver.

Ikke vær redd for konflikt

Programmer har mange tråder. Fra prosjekter med vanskelige interessenter til tilsynelatende uoppnåelige frister, vil hver dag gi deg muligheter for konflikt. Se opp for de tingene som forstyrrer prosjektytelsen og være forberedt på å trå til når det trengs for å avgjøre en konfliktsituasjon før den starter.