5 måter å unngå juridiske problemer med frivillige

Frivillige er gode og til og med viktige for veldedigheten din. Men hvis ting går galt med en frivillig, kan det stave dårlige nyheter for organisasjonen din.

For eksempel, hva om en frivillig har en ulykke mens du tjener med deg? Hva om frivilligheten bryter loven eller gjør vondt i noen andre? Organisasjonen din kan være ansvarlig.

Her er fem måter å gjøre det mindre sannsynlig at du vil få problemer med frivillige. Noen av disse kan virke tunge, men ta seg tid til å gjøre dem riktig og beskytte både organisasjonen og frivillige.

Utvikle frivillige retningslinjer og prosedyrer

Rådfør deg med en advokat eller frivillig spesialist for å sikre at disse er tilstrekkelige. Retningslinjer bør uttale frivillige plikter og ta opp spørsmål som diskriminering, trakassering og annen mulig ulovlig oppførsel.

Ved eksplisitt å forby dårlig oppførsel, kan organisasjonen din beskyttes mot ansvar. Husk også å inkludere beskyttelse for frivillig fra overgrep fra organisasjonen og dens stab.

Skriv stillingsbeskrivelser for alle frivillige stillinger

Være eksplisitt om forventningene til frivilligheten og hva han eller hun kan og ikke kan gjøre. Uttale enhver mulig risiko for frivilligheten og be om en signert løslatelse fra ansvar. En grundig og kortfattet stillingsbeskrivelse kan bidra til å beskytte organisasjonen mot ansvar dersom frivillig går utover det han eller hun har lov til å gjøre.

Her er noen ting å ta med i stillingsbeskrivelser:

• Din nonprofits formål
• Nødvendig trening for denne stillingen
• pliktene som forventes av frivilligheten
• tiden som trengs for å gjøre oppgaven
• Plasseringen der frivillig vil utføre arbeidet

Krever hver frivillig for å fylle ut en søknad

Det meste av tiden lønner det seg å kreve en søknad. Noen ganger med gruppeprosjekter som involverer en "storfe" for frivillige, kan du ganske enkelt få frivillige til å fylle ut et avkall som frigjør organisasjonen fra ansvar.

Kompleksiteten i applikasjonen vil avhenge av stillingen. Hvis frivillig jobber med utsatte mennesker som barn eller eldre, skal baren være høyere. For menige oppgaver med liten risiko for hvem som helst, vil en kortere søknad være egnet. Vær forsiktig med å ha forskjellige applikasjoner for forskjellige jobber. Det er ingen mening å motvirke noen frivillige med lang form hvis det ikke er nødvendig.

Her er noen ting å inkludere i en applikasjon, der det er aktuelt:

• Personlig informasjon som adresse, telefonnummer, e -postadresse, person som skal kontakte i tilfelle sykdom eller ulykke, førerkort, bevis på personlig forsikring osv.
• Kvalifikasjoner, når det er nødvendig for jobben, for eksempel spesielle ferdigheter eller utdannelsesnivå.
• Referanser som kan bevitne søkerens gode karakter eller arbeidsmoral. Referanser kan være fra et samfunnsmedlem, en annen nonprofit der søkeren har meldt seg frivillig, eller en arbeidsgiver.
• Skriftlig tillatelse til å gjøre en bakgrunnssjekk, essensielt hvis de frivillige vil jobbe med barn eller andre risikofylte befolkninger
• Frafall av konfidensialitet slik at du kan samle informasjonen du trenger og dele den på riktig måte.

Gjennomføre riktig screening

Vær forsiktig her. Screening er spesielt viktig for frivillige som kan være i kontakt med utsatte mennesker, eller som må kjøre mens de gjør frivillig arbeid eller driver med andre typer farlig arbeid.

31 prosent av ideelle organisasjoner utfører imidlertid ikke frivillige screeninger i henhold til en studie. Ideelle organisasjoner tror ofte de kan politisere sine frivillige selv og unnlater å utføre riktig bakgrunnssjekker. Men det kan la organisasjonen være åpen for ansvar. Tenk på screening som en del av sikkerhetsprosedyrene og risikostyringen.

Screening skal alltid være respektfull og beskytte personvernet til frivillige så mye som mulig. Få skriftlig samtykke til screening før du fortsetter. Også skjerm fra tid til annen som en forholdsregel.

Screening kan være så enkel som et personlig intervju, eller kan inkludere:

• Kriminell bakgrunnssjekker
• Kjøreregistreringer og lisenser
• Bekreftelse av forsikring
• screening for helsemessige forhold eller be om bevis på visse vaksinasjoner
• Verifisere legitimasjon som et undervisningsbevis eller spesielle ferdighetsvurderinger

Gi utmerket trening og styring

Aldri bare løsne en frivillig løs uten tilstrekkelig trening. Frivillige setter pris på å bli trent, så de vet hva de skal gjøre og når. Trene i grupper eller en til en. Utvikle skriftlige materialer som den frivillige kan ta med seg, og trene på sine spesifikke oppgaver. Tildel frivillig til en personalperson for tilsyn.

Trening kan inkludere:

• Organisasjonens oppførselskode
• Hvordan handle når du representerer organisasjonen
• Hvordan identifisere og rapportere misbruk
• Hvordan opprettholde konfidensialiteten til organisasjonen og menneskene den serverer
• hva du spesifikt forventer av frivilligheten
• Hvordan rapportere eventuelle problemer
• som har ansvaret og hvordan du kan nå dem

Til slutt, vær villig til å avskjedige en frivillig hvis de krenker noen av reglene, er vanskelige å komme sammen med, er upålitelige eller er voldelige på noen måte. Utvikle en skriftlig prosedyre for personalet hvis de må la en frivillig gå.

Informer alltid frivillig om hvorfor du lar dem gå, og dokumentere oppsigelsen, akkurat som du ville gjort med en betalt medarbeider. Å ha en prosedyre, følge den og registrere handlingen vil hjelpe deg hvis frivillig bestemmer deg for å inngi en klage med toppledelsen din eller på annen måte prøve å komme tilbake til deg.

Ikke glem å ha retningslinjer for dine ansatte som dekker hvordan de skal behandle frivillige. Beskrive hva trakassering er og hvordan du kan unngå det. Sett opp en klageprosedyre som frivillige kan bruke til å rapportere om misbruk.

Frivillige ønsker å gjøre godt og setter pris på når en organisasjon er forberedt på å jobbe med dem. De vil ha god politikk på plass og å ha riktig opplæring og styring. Å holde frivillige rundt krever ikke bare takknemlighet fra din side, men også en organisert tilnærming som beskytter både frivillige og din nonprofit.