8 ting du aldri skal gjøre i et innsamlingsbrev

Det er aldri for tidlig å analysere den siste innsamlingskampanjen din og gjøre deg klar til neste. For å gjøre det, still deg først noen spørsmål:

• Vet du hvor effektiv den siste direkte postappellen din var?
• Hvor mange av innsamlingsbrevene dine gikk inn i søpla?
• Hvor mange resulterte i en donasjon?
• Har du vært redd for å se på svarprosenten din? 

Å skrive og pakke en innsamlingsappell er hardt arbeid, så det kan være ganske nedslående når den faller flatt.

Innsamling i dag har blitt flerkanals, med en blanding av digitale meldinger, direktemelding og personlige hendelser-men alle disse metodene kan fungere sammen. For eksempel har digitale innsamlingsinnsamlingsfirma MobileCause funnet ut at folk er tre ganger større sannsynlighet for å donere på nettet etter å ha mottatt et direkte postinnsamlingsbrev.

Direkte post fungerer imidlertid fortsatt, og innsamlingsbrevet er i sentrum. Mellom "modne" givere og baby boomers, liker en stor del av givere fremdeles direkte mail. I følge Blackbaud og WinSpire favoriserer modne givere direkte post fremfor digital kommunikasjon, og baby boomers reagerer på en blanding av direkte post og digitale appeller.

Mange faktorer spiller inn i et godt innsamlingsbrev. Hvis du kan spørre giverne hvorfor de knapt så på innsamlingsbrevet ditt, er det hva de kan si.

1. Du brukte ikke navnet mitt, eller du har fått det feil

Å bruke feil navn eller adresse eller bare si "kjære venn" betyr vanligvis at appellen er fra en mindre veldedighet med begrensede ressurser.

Det er ganske enkelt nå å tilpasse brev og ikke så dyrt. Et giveradministrasjonssystem kan gjøre det og gjøre alle innsamlingsoppgavene dine så mye enklere.

Men misforståtte hilsener og gale navn kan noen ganger plage til og med store veldedige organisasjoner. Det virker motsatt, men med enorme adresselister, noen kjøpte, er det lettere å gjøre en feil, og en som kan gå upåaktet hen i lang tid.

I årevis har jeg fått utsendelser fra en stor nonprofit som feilstavet navnet mitt. En annen tror jeg er en mann i stedet for en kvinne. Vennligst dobbeltsjekk disse detaljene. MobileCause sier at så mange som 20% av databasenavnene er feil og at 14% av folk endrer adresser hvert år.

2. Du gjorde at e -posten din er for komplisert

Når det er rammer med innsatser i pakken, kan jeg ikke engang fokusere på brevet. Jeg blir forvirret, tapt i ubesluttsomhet og ender opp med å dumpe hele saken.

De beste bokstavene jeg har mottatt, inkluderte en enkel, til og med vanlig, med en liten innsats. Det brevet var fra en stor, nasjonal veldedighet. Men meldingen var enkel, og brevet holdt seg til hovedpunktet.

Et annet effektivt brev var fra et lite teaterselskap i byen min. Administrerende direktør skrev et vakkert, enkelt og inderlig brev som kom til meg umiddelbart. Det fungerte fordi jeg er veldig kjent med gruppen og har vært mangeårig giver- og publikummedlem. Hvis organisasjonen din nyter et nivå av intimitet med publikum, hopper du over klokkene og fløytene og skriver fra hjertet.

3. Du snakket for mye om deg

Jeg bryr meg ikke om organisasjonens prestasjoner, prisen du fikk, eller hvor presidenten din sist snakket. Jeg vil vite om personen eller dyret som jeg kan hjelpe.

Jeg svarer best på en historie om ett individ i stedet for en mengde individer. Denne psykologiske særegen kalles det "identifiserbare offeret."Det betyr at når jeg kan fokusere på en person, føler jeg at jeg kan hjelpe. Når jeg blir møtt med flere mennesker, reduseres min følelse av byrå.

Jeg blir raskt overveldet av et stort antall historier og føler meg hjelpeløs i møte med dem. Jeg er ikke alene. Forskning har vist at den menneskelige hjernen fungerer bedre på et mindre, personlig nivå. Dette fenomenet har blitt kalt "psykisk bedøvelse.""

I stedet for å overvelde meg, fortell meg om bare en person og hvordan jeg kan hjelpe. Fortell meg en historie om den personen eller kjæledyret. Trekk på hjertet mitt og får meg til å gjøre ting bedre for den ene personen eller dyret.

Redd sjimpansene, for eksempel, skriver bakhistorier for alle dyrene sine. Hver sjimpanse har et navn og en profil. På den måten blir det gjort en mer personlig forbindelse, og sjimpansen blir kjent og elsket av givere.

4. Du prøvde å imponere meg med ordforrådet ditt

Jeg er perfekt i stand til å lese harde ting. Jeg gjør det når jeg må. Men jeg kommer ikke til å ta meg tid til å vade gjennom valgfri lesing som din innsamlingsappell hvis det er for vanskelig.

Gi meg korte ord, korte setninger og korte avsnitt. Husk også at du kan være en ekspert på ditt felt, for eksempel medisin eller sosiologi, men jeg er ikke. Prøv å ikke bruke profesjonell sjargong.

Innsamlingseksperter antyder at innsamlingsbrev skal være et sted mellom lesenivået 6. til 8. klasse.Det er verktøy, for eksempel Flesch-Kincaid Scales (tilgjengelig i Microsoft Word), for å hjelpe deg med å sjekke meldingen din for klassetrinn. Eller du kan lime inn teksten din i en online kalkulator for å sjekke også.

5. Du fortalte meg ikke at jeg trenger å donere nå

Jeg svarer bedre hvis du haster. Fortell meg hvorfor jeg trenger å gi i dag. Fortell meg hva som vil skje hvis jeg ikke gjør det. Hvor mange flere mennesker vil bli sultne? Eller hvordan vil et barn ikke gå på skole med mindre jeg gir i dag?

Påminn meg om at du vil matche gaven min hvis jeg donerer nå. Jeg svarer på presserende behov, ikke de som jeg lett kan ignorere til din neste appell.

Gjør det superenkelt å sende deg min donasjon. Inkluder en porto-betalt returkonvolutt for sjekken min, gi meg beskjed om at jeg også kan donere på nettet, og inkludere instruksjoner om hvordan du registrerer deg for månedlige donasjoner. Ta også med et avgiftsfritt telefonnummer i tilfelle jeg heller vil betale på den måten.

6. Du var ikke spesifikk om hva du vil ha

Jeg svarer bedre når jeg kan se effekten av en bestemt mengde penger på et problem. Fortell meg at donasjonen min på $ 25 vil kjøpe fire ryggsekker for trengende barn, eller at $ 50 vil mate fluffy katten i tre måneder.

Bruk kraften til overraskende tall for å motivere meg. For eksempel forteller FNs verdensmatprogram til giverne til sitt ShareThemeal -program at bare $.80 vil mate et barn for en dag.

Fortell meg hva du vil ha flere ganger i brevet. Jeg leser kanskje raskt og savner første gang du nevner hva du trenger. Ikke vær redd for repetisjon.

7. Du brydde deg mer om design enn å gjøre brevet ditt enkelt å lese.

Visste du at omvendt type (hvit type på svart bakgrunn) gjør øynene mine vondt? Prøver du å stappe flere ord på siden ved å bruke en liten skriftstørrelse? Design betyr ingenting hvis jeg ikke kan lese brevet ditt.

Hjelp meg å velge ut de essensielle delene av meldingen din ved å understreke nøkkelord og uttrykk, eller til og med fremheve dem eller bruke fet tekst. Jeg har ikke noe imot i det hele tatt. Jeg liker å skumme brevet ditt, så vær så snill å hjelpe meg med å gjøre det.

Skriv så mye du trenger. Hvis det er et kort brev, er det greit. Men hvis du trenger å skrive et langt brev for å forklare behovet, projisere eller beskrive noe i detalj, gjør det. Du kjenner publikum og behovet. Så velg den beste bokstavlengden deretter. Dessuten vil svarprosenten din over tid hjelpe deg med å veilede deg.

8. Du satte ikke pris på meg

Først erkjente du ikke at jeg har gitt deg de siste to årene. For det andre sa du aldri hvor snill og omsorgsfull jeg er, og det er derfor du vet at jeg vil gi denne gaven også.

Fortell meg at du vet at jeg bryr meg, og det er derfor du skriver til meg. Gjør meg til helten ved å fokusere på min generøsitet og gi historie. Selv om du skriver dette brevet for hundrevis av mennesker, kan du prøve å skrive for meg, personlig.

Ring meg med navn, ikke "Kjære venn."Berolig meg om at min fortsatte gir har gjort en forskjell.

Hjelp meg å føle at jeg er en del av historien om menneskene eller dyrene min donasjon hjelper. Ta meg oppdatert om hvordan de har det og hvordan jeg kan fortsette å hjelpe dem med å blomstre.