Kjøp til Pay (P2P) Supply Chain Oversikt

Kjøpet til betalingsprosess, også kjent som P2P -prosessen, kobler anskaffelsen og hele forsyningskjedeprosessene i et selskap gjennom varemottaksprosessen, og til slutt til betalingen som er utstedt til leverandøren.

De siste årene har selskaper nøye sett på kjøpet for å betale prosesser til:

• Reduser den totale forsyningskjeden og varekostnadene
• Gratis nødvendig kontanter
• Forbedre driftsytelsen
• Ta forbedrede økonomiske beslutninger

I tillegg til å redusere den totale forsyningskjeden og varekostnadene, kan forbedring av kjøpet til betalingsprosess gi en synlighet som gir ledelsen muligheten til å få bedre kommunikasjon med leverandøren om hvor varene er i leveringsprosessen, og betaling til leverandøren.

Elementer i kjøpet for å betale prosess

Det er mange elementer i P2P -prosessen, som hver er viktig i den generelle prosessen. Prosessen begynner med innkjøp av varer og slutter med betalingen til den valgte leverandøren.

Sourcing

P2P -prosessen begynner med at innkjøpsavdelingen blir bedt av forskning og utvikling eller produksjonsavdelingen for å finne en leverandør for en spesiell vare eller tjeneste. FoU -avdelingen kan ha produsert en spesifikasjon som leverandøren må utføre. 

I noen tilfeller kan varen være standard lagervare som er nødvendig for produksjonsprosessen, og det kan bare kreve at innkjøpsavdelingen finner den beste kvaliteten til den beste prisen. Avhengig av varen eller tjenesten som kreves, kan innkjøpsavdelingen utstede en anmodning om anførselstegn (RFQ) eller kan velge passende leverandører basert på tidligere forhold.

Kontrakter

Når innkjøpsavdelingen har valgt en passende leverandør eller leverandører, vil det være en avtaleprosess der leverandører og innkjøpsavdeling vil forhandle om en kontrakt basert på pris, betalingsbetingelser og leveringsplaner.

Innkjøp

Etter at kontraktene er signert mellom selskapet og leverandøren, kan innkjøpsordrer heves og sendes til leverandøren. For å forbedre leveringstiden for varene, kan selskapet sende innkjøpsordren elektronisk i stedet for å sende eller faksere.

Ved å sende en elektronisk innkjøpsordre, kan informasjonen legges inn direkte i leverandørens datasystem. For å sikre at det er synlighet, bør leverandøren gi selskapets fremdriftsinformasjon som oppdaterte leveringsdatoer og dokumenter som avansert fraktvarsel (ASN).

Varemottak

Etter forsendelsen av varene fra leverandøren, er neste trinn for at varene kommer til kunden. Elementene vil bli sjekket for å sikre at mengden er det samme som innkjøpsordren, samt å sjekke varene for skade og kvalitet.

Hvis det er noe problem med varene som mottas, vil kunden informere leverandøren slik at begge varene kan returneres eller en rabatt som er ordnet.

Fakturering

Leverandøren kan fakturere kunden når som helst etter at varene er sendt. Ved å bruke en elektronisk faktureringsløsning, kan P2P -prosessen strømlinjeformes slik at informasjonen legges inn i kundens betalingssystem for kundene.

Når varene mottas, matchet mot fakturaen og innkjøpsordren, kan fakturabehandlingen starte.

Fakturabehandling

I P2P -prosessen bør behandlingen av fakturaer gjøres slik at eventuelle rabatter som tilbys av leverandøren oppnås. I den forhandlede kontrakten kan leverandøren tilby rabatter for betaling som kunden foretas før betalingen forfaller.

For eksempel kan leverandøren tilby fem prosent rabatt for betalinger som er utført mindre enn ti dager etter mottak av varene.

Analytics

Som en del av P2P -prosessen, bør et selskap ha full levedyktighet til kjøpsutgiftene. Konstant overvåking av utgiftene vil identifisere områder som kan være en grunn til bekymring som leverandører som øker priser, eller useriøse utgifter.

En P2P -prosess som inkluderer beste praksis kan spare selskaper penger. Det bør omfatte begrensninger i hva som kan kjøpes utenfor standard P2P -prosessen.

Ved å tillate ikke-standardkjøp, kan forekomstene av unødvendige kostnader øke og politisere disse kjøpene kaste bort ressurser som kan spares hvis riktig P2P-prosess ble brukt.