En guide til planlegging av spesielle innsamlingsarrangementer

Spesielle hendelsesplanleggere - spesielt de i ideelle organisasjoner - vet at å organisere et utendørs innsamlingsarrangement er en god idé. Disse typer arrangementer, som andre innsamlingsideer for samfunnet, krever at planleggingen for neste års arrangement begynner umiddelbart etter at årets innsamlingsarrangement avslutter. Det er viktig å diskutere hendelsen og diskutere hva som gikk bra og hva som kan forbedres mens arrangementet fremdeles er friskt i teamets sinn. Å diskutere suksessene og forbedringene sikrer at disse funksjonene kan bli inkludert eller forbedret for neste års arrangement. Slik proaktiv planlegging tilfører også verdi for sponsorene. Og uunngåelig håper alle vellykkede samfunns turer å vokse og utvide seg fra år til år.

Det er viktig å holde fokus på det primære målet med å holde slike hendelser: innsamling. For de hendelsesplanleggerne som tidligere har holdt en samfunns tur, skjer en av de viktigste tidene for planleggingen faktisk etter at turen er slutt. For å lære om de mange aspektene ved å planlegge og utføre en fellesskapsinnsamlingsvandring, skal vi få et bak kulissene på morsdagen arrangert av Chicagos Y-Me Breast Cancer Organization.

Y-Me Mother's Day Breast Cancer Fundraiser Walk

Y-meg ble grunnlagt av to overlevende brystkreft i 1979. Den ideelle organisasjonen var mest kjent for sitt flerspråklige nasjonale hotlineprogram for brystkreft for brystkreftpasienter. Programmet fikk berømmelse som landets eneste 24-timers avgiftsfrie hotline bemannet helt av brystkreftoverlevende som er trente jevnaldrende rådgivere. Men organisasjonen organiserte også en årlig innsamlingsaksjon på morsdagen, som støttet programmene og tjenestene deres. Tilbake i 2007 samlet Y-Me mer enn 7 millioner dollar med nesten 43 000 turgåere fra 12 byer. I 2008 deltok 15 byer. Dessverre stengte Y-Me dørene i 2012, men arven etter den årlige innsamlingen er fortsatt en flott casestudie for ideelle organisasjoner planleggere.

Mye av Y-Me's innsamlingssuksess kan tilskrives en organisert tilnærming til planlegging og følge med på de viktigste målene først. Liz Klug, organisasjonens tidligere direktør for spesielle arrangementer hadde dette å si etter rekordåret i 2007: “Vi har en plan for forskjellige punkter i tide under planleggingsprosessen. Så vi vil ta skritt for å fremme de mest kritiske punktene i tid for å sikre at vi er vellykkede. For eksempel, i en by der vi kanskje er vertskap for et arrangement for første gang, må vi fokusere på å sørge for at vi har et flott sted og beliggenhet der folk vil komme tilbake. Nedover veien kan vi fokusere på hvilke kaffebarer vi slipper av brosjyrer.”La oss se på hvordan Klug og Y-Me-arrangementsplanleggingsteamet organiserte en så vellykket begivenhet.

Analysere tallene

Å være vertskap for en samfunnsvandring eller lignende arrangement krever å samle flere forskjellige konstituerende mål, men til slutt gjør foreningen eller veldedigheten som er vert for arrangementet, for å skaffe penger til deres sak. Derfor skjer det første trinnet i planleggingen av neste arrangement når den nåværende hendelsen avsluttes, og det meste av dette arbeidet omgir "tallene.""

"Vi så nøye på tallene etter at arrangementet er avsluttet," forklarer Klug, "vi sammenlignet hvordan vi gjorde det i år kontra forrige [år]. Vi så på deltakeropplevelsen. Vi evaluerte våre kategorier av sponsing. Vi svarte på eventuelle umiddelbare e-postmeldinger om hendelsene.”Arrangementsplanleggere vil også ta umiddelbare skritt for å forsikre alle de som er involvert i årets arrangement, vil fortsette neste år.

Klug gravde også ned i detaljene. I sine evalueringer så hun på alt fra antall frivillige som deltok i volumet av T-skjorter. Hun spurte da om hun trengte mer eller mindre for neste år.

Planlegging av tidslinje

For de som organiserer en fellesskapsinngrep, er det viktig å vite hvilke trinn som skal håndteres til forskjellige tider. De fleste ideelle organisasjoner har ikke luksusen av mange ansatte og frivillige komitémedlemmer for å drive arrangementets suksess. Men planleggere erkjenner at de må sørge for at de jobber tett med en bys ordførerkontor og offentlige arbeidsavdeling for å få arrangementet på den offentlige kalenderen.

Klug antyder at det første trinnet etter å ha analysert fjorårets tall er å fokusere på rekruttering av bedrifter. Hvis arrangementet ikke er et nytt program, er det viktig å få bedriftens støtte til neste års arrangement umiddelbart etter at årets arrangement avsluttes. "Vi fokuserte på å fornye sponsing da vi leverte arrangementets innpakningsrapport," sier Klug. Hun tilbyr også følgende høydepunkter for planleggere som er interessert i å organisere en samfunnsvandring som en innsamlingsarrangement:

• Identifiser bedriftssponsorer
• Utvikle vandrende teamprogrammer
• Bestem hendelsesaktiviteter
• Begynn å gå rekruttering
• Fullfør hendelseslogistikk
• Hold arrangementet
• Hold et "takk" -arrangement
• Evaluere og begynne den påfølgende hendelsen

Y-meg ville også ansette et eksternt logistikkfirma for å håndtere mange av sine logistiske krav. Men en av de mest nyttige var å implementere et online registreringssystem.

Online registreringssystem suksess

Y-Me lærte raskt om viktigheten av å bruke nettet til online registrering og har siden sterkt tatt til orde for bruk av teknologien for online registrering og innsamling.

De investerte i et online konstituerende forholdsstyringssystem for å tjene som sitt nettsted for løp. Denne typen systemer fungerer som et personlig nettsted for frivillige å lage personlige appeller for donasjoner og annet engasjement. Den fanger informasjon i en enkelt database og fungerer som et verktøy for å gå teamkapteiner for å oppmuntre medlemmene sine. 

Nettdeltakere økte fra 4000 til 11.594. Online donasjoner økte fra 5000 til 19.650. Y-meg-teamet mente at det bidro til å nå en $ 2.35 millioner mål, og som en bonus reduserte teknologien administrasjonskostnader med omtrent $ 20.000.

Et slikt system kan også tjene som et viktig kommunikasjonsverktøy som lar en organisasjon følge opp og fortsette å involvere bestanddeler utover selve løpsdagen.

Race Day -tidslinjen

Fellesskapsturer er hyppigst planlagt om morgenen. Avhengig av kompleksiteten til skilting og beliggenhet, kan det å være oppstilt for arrangementet vanligvis begynne så tidlig som en uke før arrangementet, med mest aktivitet som skjer et par dager før turen.

Når Y-meg skulle planlegge for sin årlige innsamlingsarrangement, ville teamet vanligvis prøve å begrense området der de holdt tur. Turen deres var generelt ikke-konkurrerende, så det hjelper også at de ikke måtte vurdere kravene som trengs for et mer konkurransedyktig løpsmiljø.

Tidsplanen for selve løpsdagen strømmet vanligvis som følger:

• Arrangementsplanleggingsteam ankommer (2.5 timer før du går)
• Frivillig innsjekking (2 timer før du går)
• Sponsorinnsjekking og oppsett (2 timer før du går)
• Registreringen begynner (1.5 timer før du går)
• Startlinjeoppsett (30 minutter før du går)
• Åpningsseremonier (10 minutter før du går)
• Rase begynner
• Main Stage Entertainment begynner (1 time etter at turen begynner)
• Offisielle kommentarer om hovedscenen (etter at turen er avsluttet; klokken 1.5-timers merke)
• Programmet slutter offisielt (3 timer etter at turen begynner)
• Eventedbrytning begynner (etter at arrangementet offisielt er slutt)

Tips for å planlegge en samfunns tur eller løpe

For de organisasjonene som er interessert i å holde en samfunnsvandring eller løpe for første gang, tilbyr Klug flere forslag som vil bidra til å sikre en vellykket begivenhet.

• Begynn med varme potensielle kunder, inkludert godt tilkoblede frivillige, sponsorer eller et stort team. Definer målbare utfall.
• Evaluer konkurrentarrangementer i byen/beliggenheten din for å identifisere deres beste praksis og forbedringsområder.
• Arbeid med City Mayor's Office and Park Districts for å diskutere de nødvendige tillatelsene og din begivenhetslogistikk: tid, beliggenhet, antall deltakere. Forsikre deg om at du er forberedt på disse møtene.
• Forstå budsjettet ditt og sørg for at du holder driftsutgiftene til 25-30% for en ny begivenhet. Noen veldedige organisasjoner vil strebe etter 15-20% av de totale utgiftene.
• Sikre sponsorer for å absorbere 100% av driftsutgiftene til arrangementet ditt.