Bygg en bedre møteagenda med breakout -økter

En breakout -økt, også kjent som et breakout -møte eller workshopøkt, er generelt et verksted, diskusjon eller presentasjon om et spesifikt tema som fungerer som en del av dagsordenen for et større program, seminar, konferanse eller stevne.

Alle godt planlagte programmer har et overordnet tema som alle agendaelementer etter de planlagte samtaler, aktiviteter, eller kanskje en hovedtaler er rettet mot eller forseggjort. Breakout Sessions tilbyr programdeltakerne en annen mulighet til å diskutere, reflektere eller handle på disse temaene i en mer intim eller spesialisert setting.

Hvordan breakout -økter fungerer

Breakout -økter kommer i mange former og former, men deres ene samlende egenskap er at de er relativt korte økter (sammenlignet med den større agendaen) der små grupper av konferansedeltakere møtes for å diskutere eller lære om relevante emner knyttet til de større Tema for det større eller hovedprogrammet. Generelt forekommer flere breakout -økter samtidig, med alle deltakere som deltar i en liten gruppe i en bestemt periode før de kommer tilbake for å gå sammen med den større gruppen. Som sådan krever breakout -økter en vis.

Fordelene med breakout -økter

I et større program kanskje med et stort publikum er den primære fordelen med breakout -økter at de fungerer som en mulighet for alle programdeltakere til å delta mer aktivt. Mange programmers agendaer er dominert av en serie presentasjoner der de fremmøtte bare er passive publikumsmedlemmer. Selv om dette kan være et flott format for å dele informasjon og innsikt, har det blitt vist at når folk har fått muligheten til aktivt å delta, kan deres engasjement med materialet føre til bedre oppbevaring og implementering nedover linjen.

Oppmuntrer til engasjement

Breakout -økter er også en flott måte å oppmuntre til engasjement med selv de roligere deltakerne. Mange mennesker føler seg mye mer komfortable med å dele ideene sine med mindre grupper i stedet for hele publikummet. En breakout -økt kan vise seg å være en perfekt mulighet for deltakere til å dele ideer eller observasjoner eller til og med ta opp spørsmål som de ellers ikke kan dele med gruppen. Når breakout -økter kommer tilbake, kan disse ideene og spørsmålene deles med alle til stede.

Adressere spesifikke emner eller interesser

Breakout Sessions kan også tilby konferansekoordinatorer muligheten til bedre å imøtekomme behovene til sine deltakere. Breakout -økter kan bli tilbudt å snakke med spesifikke interesseområder eller å dykke dypere inn i et bestemt emne som forholder seg til programmetemaet. Breakout-økter kan også organiseres etter ferdighetsnivå (for eksempel nybegynnere og avanserte) eller etter rolle eller posisjon (for eksempel inngangsnivå og ledelsesnivå) for bedre å snakke med gruppen.

Tillat deltakerne nedetid

Breakout Sessions tilbyr også en måte for presentatører og møtekoordinatorer å "bryte opp" agendaen produktivt og puste liv i programmet. Mens måltider og korte planlagte pauser generelt er et must for programmer som spenner over mer enn noen få timer, kan breakout -økter tilby deltakerne en aktiv og produktiv pause fra passiv lytting og læring, noe som kan bidra til å forlenge oppmerksomhetsspennet.

Vanligste feilbrudd

Mens velplanlagte breakout-økter kan være i stor nytte av et større program, lider oftere enn ikke, og lider av den vanligste breakout-feilen: et uklart mål. Altfor ofte er en breakout -økt planlagt å bryte monotonien til et program uten å gi klar instruksjon om hva målet med utbruddet er. Uten et klart mål kan du stole på målløse diskusjoner blant deltakere og et samlet sløsing med dyrebar tid.