Lag et profesjonelt automatisert ledsager -skript

For første gangs innringere har du bare en sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, og det vil være fra din datastyrte automatiserte ledsager hilsen. For folk som kaller selskapet ditt ofte, vil du gjøre din automatiserte ledsager -prosess så effektiv som mulig, slik at de ikke kaster bort tid.

Den raskeste og enkleste måten å programmere og registrere den automatiserte ledsagerfunksjonen i telefonsystemet ditt er å skrive et skript på et tekstbehandlingsprogram. Velg en person for å spille inn manuset som har en vennlig stemme, noen som kan snakke uten å stamme eller nøle og kan uttale og annunciate hvert ord og navn tydelig.

Automatisert fremmøtte beste praksis og ting å unngå

Den første delen av manuset vil være hilsenen. Det er din mulighet til å presentere selskapet ditt for dine innringere og velkommen til dem i selskapet ditt. Her er noen tips om hvordan du kan registrere en innbydende hilsen.

Beste praksis

• Begynn med en takknemlighet for deres samtale eller virksomhet.
• Hold hilsenen kort, så returnerende innringere blir ikke forsinket hver gang de ringer.
• Bruk taglinjen, firmaets slagord og nettstednavn, eller begge deler hvis du har dem.

Ting å unngå

• Ikke bruk mer enn to eller tre setninger for å hilse på innringerne dine.
• Ikke markedsfør nettstedet ditt hvis det ikke har noe av verdi å tilby kundene dine.
• Ikke lag et slagord eller tagline bare for å fylle hilsenen.

Automatiserte alternativer beste praksis og ting å unngå

Den viktigste delen av den automatiserte hilsenen er å presentere alternativene som innringerne dine må velge for å få til personen de trenger å snakke med. Det er to typer innringere: mennesker som ikke er kjent med selskapet ditt og vil trenge veiledning, og innringere som vet nøyaktig hvem de trenger å snakke med og kjenne utvidelsen.

Beste praksis

• Bruk alternativer som ofte aksepteres. For eksempel "Trykk på Zero for resepsjonisten", "Trykk på pundtasten for å gå tilbake til forrige meny.""
• Fortell innringerne så snart som mulig når de kan ringe partiets forlengelse hvis de allerede vet det.
• La dine innringere vite foran om menyalternativene dine har endret seg nylig. Fjern denne kunngjøringen etter tre uker.
• Sett de hyppigst kalt alternativene først.
• Gi alternativbeskrivelsen før du gir opsjonsnummeret. For eksempel "For kundesupport, trykk '5'.""
• Sjekk systemets dokumentasjon for reserverte menyalternativ. (e.g., Alle utvidelser begynner med nummeret "8" og derfor kan "8" ikke brukes som et menyalternativ).

Ting å unngå

• Ikke si "vær så snill" før du presenterer hvert eneste alternativ (e.g., "Trykk 1 til ... Vennligst trykk 2 til ... Trykk på 3 til ..." osv.)
• Ikke presenter mer enn seks alternativer om gangen. Hvis du har mer enn seks alternativer, oppretter du en flerlags menystruktur. For eksempel "For salgs- og servicealternativer, trykk 5.""
• Ikke anta at alle har en touchTone -telefon. Hvis et menyalternativ ikke er valgt innen tre sekunder etter slutten av hilsenen, kobler du innringeren til resepsjonisten.

Eksempel på automatiserte tilhørende skript

• Takk for at du ringte Operations Tech Company, et sted hvor teknologi og virksomhet kommer sammen. Hvis du kjenner partiets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers, velg mellom et av følgende alternativer:
  For kundeservice, trykk '1'
• For teknisk støtte, trykk '2'
• For våre vanlige arbeidstid, trykk '3'
• For regnskap, trykk '4'
• For kjøp, trykk '5'
• For å finne et sted i nærheten, trykk '6'
• Ellers, trykk '0' for resepsjonisten, eller hold deg på linjen, og noen vil hjelpe deg snart.
• Velkommen til Operations Tech Company. For å sjekke kontostatusen din, besøk oss på nettet. Hvis du kjenner personens utvidelse, kan du ringe den når som helst.
  For selskapskatalogen, trykk '1'. Hvis du kjenner personens utvidelse, kan du ringe den når som helst.
• For teknisk støtte, trykk '2'
• For kundeservice, trykk '3'
• For salg og markedsføring, trykk '4'
• Hvis du vil snakke med resepsjonisten, trykk '0' eller hold deg på linjen, og en av våre vennlige medarbeidere vil hjelpe deg. Takk for at du ringte operasjonsteknologiselskapet, der "teknologi og virksomhet kommer sammen.""

Ettertider og hilsener i helgen

Hvis virksomheten din stenger etter en viss tid eller i helgene, og det er ingen som svarer eller hjelper dine innringere, kan du lage en ettertid automatisert ledsager hilsen. Fortell innringere foran at virksomheten er stengt, og be dem om å ringe tilbake på slutten. Sørg også for å inkludere dine normale driftstimer. Her er noen eksempler på automatisert ledsagende ettertid og helgeskript:

• Takk for at du ringte operasjonsteknologiselskapet. Vi er for øyeblikket stengt. Vi er åpne fra 9 til kl. Hvis du kjenner partiets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers, ring tilbake i løpet av våre normale arbeidstid, så vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte operasjonsteknologiselskapet, der "teknologi og virksomhet kommer sammen." Ha det.
• Takk for at du ringte operasjonsteknologiselskapet. Vi er for øyeblikket stengt. Hvis dette er en nødsituasjon, kan du ringe vår svarstjeneste på 585-555-1234. Hvis du kjenner partiets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Hvis du har en konto hos oss, kan du sjekke statusen din 24-timers-a-dag 7-dager i uken på www.OperationStech.Om.com. Våre normale virksomhetstimer er fra 9 til 17 mandag til fredag, og kl. 10 til middag på lørdag, Central Standard Time. Ellers, ring tilbake i løpet av våre normale arbeidstid, så vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, et sted hvor teknologi og virksomhet kommer sammen. For å gjenta denne meldingen, trykk på pundtasten. 3 sekunders pause farvel.

Sesongbaserte automatiserte hilsener

For å markedsføre selskapets sesongmessige spesialiteter eller bare for å utvide en spesiell sesonghilsen til alle innringere, kan det være lurt å forord. Bruk dette sparsomt og bare hvis det gjenspeiler ånden i bedriften din. For eksempel vil en sesongmessig høytidshilsen som ønsker dine innringere glede og velstand på det nye året knapt være passende for et samlingsbyrå.

• Du har nådd Operations Tech Company. Fra "vår familie" til "din familie", vil vi ønske deg en gledelig høytid og et vellykket nyttår. Hvis du kjenner partiets forlengelse, kan du ..
• Takk for at du ringte operasjonsteknologiselskapet. Spør kundeservicerepresentanten om våre 4. juli -rabatter på alle erstatningstjenester. Hvis du kjenner partiets forlengelse, kan du ..

Øve og teste hilsenen din

Før du tar opp det automatiserte ledsageren, må du ha personen du valgte for å lese det øve på det flere ganger foran deg. Bruk dette til å finjustere uttal og kunngjøring. Etter at den nye hilsenen er spilt inn, ring telefonsystemet ditt umiddelbart for å sjekke innspillingen for feil og sørge for at alle alternativene er kunngjort som ment som er ment.