Ansattes orientering å holde nye ansatte om bord

Å orientere ansatte på arbeidsplassene sine og jobbene deres er en av de mest forsømte funksjonene i mange organisasjoner. En ansatthåndbok og hauger med papirer er ikke tilstrekkelig lenger når det gjelder å ønske en ny ansatt velkommen til organisasjonen din.

De hyppigste klagene om ny ansattes orientering er at den er overveldende, kjedelig, eller at den nye ansatte får synke eller svømme. Ansatte føler seg som om organisasjonen dumpet for mye informasjon om dem som de skulle forstå og implementere i altfor kort av en tidsperiode.

Resultatet er ofte en forvirret ny ansatt som ikke er så produktiv som han kan være. Det er også mer sannsynlig at han forlater organisasjonen i løpet av et år. Det er kostbart for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Multipliser dette med antall ansatte du ansetter hvert år, og kostnadene for omsetning blir betydelig.

Med en pågående arbeidskrise fortsetter å utvikle en effektiv ansattes orienteringsopplevelse å være avgjørende. Det er kritisk at nye ansettelsesprogrammer er nøye planlagt for å utdanne den ansatte om organisasjonens verdier og historie og om hvem som er hvem i organisasjonen.

Et gjennomtenkt orienteringsprogram, enten det varer en dag eller seks måneder, vil hjelpe ikke bare med å opprettholde ansatte, men også i økningen i ansattes produktivitet. Organisasjoner som har gode orienteringsprogrammer, får nye mennesker opp til fart raskere, har bedre justering mellom hva de ansatte gjør og hva organisasjonen trenger dem til å gjøre, og har lavere omsetningsrater.

Orienteringens formål

Arbeidsgivere må innse at orientering ikke bare er en fin gest som organisasjonen har satt på. Det fungerer som et viktig element i den nye ansatte velkomst og organisasjonsintegrasjon.

For å redusere oppstartskostnadene
Riktig orientering kan hjelpe den ansatte med å komme seg opp mye raskere, og dermed redusere kostnadene forbundet med å lære jobben.

For å redusere angst
Enhver ansatt, når den blir satt i en ny, merkelig situasjon, vil oppleve angst som kan hindre hans eller hennes evne til å lære å gjøre jobben. Riktig orientering bidrar til å redusere angst som følger av å inngå en ukjent situasjon og bidrar til å gi retningslinjer for atferd og oppførsel, slik at den ansatte ikke trenger å oppleve stresset med å gjette.

For å redusere ansattes omsetning
Ansattes omsetning øker når ansatte føler at de ikke blir verdsatt eller blir satt i stillinger der de umulig kan gjøre jobben sin. Orientering viser at organisasjonen verdsetter den ansatte, og hjelper til med å gi verktøyene som er nødvendige for å lykkes i jobben.

For å spare tid for veilederen
Enkelt sagt, jo bedre er den innledende orienteringen, jo mindre sannsynlig at veiledere og kolleger må bruke tid på å lære den ansatte. Du kan effektivt og effektivt dekke alle tingene om selskapet, avdelingene, arbeidsmiljøet og kulturen under orientering. Lederen og kollegene vil da bare trenge å forsterke disse konseptene.

Å utvikle realistiske jobbforventninger, positive holdninger og arbeidsglede
Det er viktig at ansatte lærer så snart som mulig hva som forventes av dem, og hva de kan forvente av andre, i tillegg til å lære om organisasjonens verdier og holdninger.
Mens folk kan lære av erfaring, vil de gjøre mange feil som er unødvendige og potensielt skadelige. De viktigste grunnene til at orienteringsprogrammer mislykkes: Programmet var ikke planlagt; Den ansatte var ikke klar over jobbkravene; Den ansatte føler seg ikke velkommen.

Ansattes orientering er viktig orientering gir mange fordeler, og du kan bruke tilbakemeldinger fra deltakende ansatte for å gjøre orienteringene dine enda bedre.

Alle nye ansatte bør fullføre et nytt ansattes orienteringsprogram som er designet for å hjelpe dem med å tilpasse seg jobbene og arbeidsmiljøet og for å innpode en positiv arbeidsholdning og motivasjon ved begynnelsen.

Et gjennomtenkt nytt ansattes orienteringsprogram kan redusere omsetningen og spare en organisasjon tusenvis av dollar. En grunn til at folk endrer jobber er at de aldri føler seg velkomne eller en del av organisasjonen de blir med.

Hva trenger du å ta med i prosessen?

Det viktigste prinsippet å formidle under orientering er din forpliktelse til kontinuerlig forbedring og kontinuerlig læring. På den måten blir nye ansatte komfortable med å stille spørsmål for å få den informasjonen de trenger for å lære, løse og ta beslutninger.

En gjennomtenkt orienteringsprosess tar energi, tid og engasjement. Imidlertid lønner det seg vanligvis for den enkelte ansatt, avdelingen og organisasjonen. Et slikt eksempel er Mecklenburg Countys (North Carolina) suksess med å forny sitt ansattes orienteringsprogram.

Arbeidsgiveren ønsket å leve opp til sin credo av at ansatte var organisasjonens største ressurs. I 1996, som en del av et større initiativ for å redesigne tjenester for å imøtekomme kundebehov, tok Mecklenburg County personalavdelingens ansatte en smart beslutning. De så på nye ansatte som en del av kundegrunnlaget og spurte kundene sine hva de ønsket.

Ansatte ble spurt om hva de ønsket og trengte fra orientering. De ble også spurt om hva de likte og ikke likte om orientering. Nye ansatte ble spurt om hva de ville vite om organisasjonen. I tillegg ble organisasjonens toppledere spurt om hva de mente var viktig for ansatte å lære når de begynte i fylkets lønn.

Ved å bruke tilbakemeldinger samlet inn fra ansatte, innså Mecklenburgs HR -opplæringstab først at det å møte ansattes behov krevde mer enn en halv dags treningssession. Tillitsfulle tilbakemeldinger fra ansatte, laget trenerne en en-dags orientering som ga de ansatte det de sa de ønsket og hva toppledelsen mente ansatte trengte å vite.

I hovedsak inkluderer orienteringsblandingen nå de mindre spennende temaene som W-2s og forskjellige retningslinjer og prosedyrer, men den inkluderer også detaljer som lar den ansatte vite noe om organisasjonen.

Trenger mer om hvordan du planlegger en ansattes orientering som er gunstig og morsom?

Viktige planleggingsspørsmål

Human Resource Professionals and Line Managers må først vurdere viktige nye ansatte orienteringsplanleggingsspørsmål før de implementerer eller fornyer et aktuelt program. Dette er de viktigste spørsmålene å stille.

• Hvilke ting trenger nye ansatte å vite om dette arbeidsmiljøet som vil gjøre dem mer komfortable?
• Hvilket inntrykk og innvirkning vil du ha på en ny ansattes første dag?
• Hvilke viktige retningslinjer og prosedyrer må ansatte være klar over den første dagen for å unngå feil den andre dagen? Konsentrer deg om viktige problemer.
• Hvilke spesielle ting (skrivebord, arbeidsområde, utstyr, spesielle instruksjoner) kan du gi for å få nye ansatte til å føle seg komfortable, velkomne og sikre?
• Hvilken positiv erfaring kan du sørge for den nye ansatte som hun kunne diskutere med familien på slutten av den første arbeidsdagen? Erfaringen skal være noe for å få den nye ansatte til å føle seg verdsatt av organisasjonen.
• Hvordan kan du hjelpe den nye ansattes veileder å være tilgjengelig for den nye ansatte den første dagen for å gi personlig oppmerksomhet og for å formidle en klar beskjed om at den nye ansatte er et viktig tillegg til arbeidsteamet?

Hvordan sette din beste fot frem for en ny ansatt

Siden førsteinntrykk er avgjørende, her er noen tips for å sette din beste fot fremover. Ha det moro. Konsentrer deg bare om de veldig viktige temaene i håndboken. Spill noen spill-dette kan hjelpe folk å lære. Spill inkluderer:

Fotokamp: Etter turen. Hver ansatt får bilder av andre ansatte og en liste over navn. Objektet er å matche navnet med ansiktet.

Signaturjakt: Mens ansatte turnerer på anlegget, gir dem et stykke papir med navn på flere tilknyttede selskaper de vil møte. De blir deretter bedt om å få underskriftene fra menneskene de møter. Den ansatte som skaffer seg mest underskrifter fra en rekke nye kolleger, får en pris.

Andre spill som gjelder hva den ansatte lærte under orientering er også effektive forsikringer om at orientering er vellykket.

Trinn i å gjøre den nye leien velkommen

• Begynn prosessen før den nye personen begynner å jobbe. Send en agenda til den nye tilknytningen til tilbudsbrevet slik at den ansatte vet hva du kan forvente. Hold kontakten etter at han eller hun har akseptert stillingen til å svare på spørsmål. Forsikre deg om at den nye personens arbeidsområde er klar for den første arbeidsdagen.
• Forsikre deg om at viktige kolleger vet at den ansatte starter og oppfordrer dem til å komme til å si "hei" før orientering begynner. Et nytt ansatt velkomstbrev med en agenda lar kolleger holde kontakten med den nye ansatte og hennes timeplan.
• Tilordne en mentor eller kompis, for å vise den nye personen, lage introduksjoner og begynne å trene. La mentoren ha tilstrekkelig varsel slik at de kan gjøre forberedelser. Mentorforholdet skal fortsette i 90 dager og kan fortsette mye lenger hvis paret har en flott forbindelse. Mange forhold pågår i årevis og kan til og med bli til et sponsing.
• Start med det grunnleggende. Folk blir produktive før hvis de er godt forankret i den grunnleggende kunnskapen de trenger for å forstå jobben sin. Fokuser på hvorfor, når, hvor og hvordan stillingen før de forventer at de skal håndtere oppgaver eller store prosjekter. Ikke overvelde dem med for mye informasjon.
• Gi prøver om hvordan du fyller ut skjemaer og personens stillingsbeskrivelse med orienteringspakken.
• Ha det moro. Konsentrer deg bare om de veldig viktige temaene i håndboken. Spill noen spill-dette kan hjelpe folk å lære.
• Gi en liste over vanlige spørsmål med en kontaktperson, og telefonnummer eller utvidelse.
• Planlegg å ta den nye ansatte til lunsj, eller be andre om å bli med den nye ansatte i lunsjrommet eller i et konferanserom med andre medlemmer av avdelingen. Den første dagen på jobben er ikke dagen for å forlate den nye ansatte alene i lunsj.
• Dette er en god tid for veilederen å ta den ansatte til lunsj, inkludere andre kolleger og sørg for at den ansatte er rolig. Det er også et utmerket miljø der ansatte kan bli kjent med hverandre og den nye kollegaen.
• Husk den nye personens familie. En ny jobb betyr en justering for hele familien, spesielt hvis de har flyttet. Gjør det du kan for å lette overgangen og hjelpe dem til å føle seg komfortable i samfunnet.
• Be om tilbakemelding. Finn ut fra tidligere nye ansetter hvordan de oppfattet orienteringsprosessen, og ikke vær redd for å gjøre endringer basert på disse anbefalingene. Du kan sende en evaluering to til fire uker etter at den ansatte har startet, og spør: Nå som du har vært sammen med selskapet, oppfylte den nye ansattes orientering dine behov?
  Etter at den ansatte har jobbet for deg en stund, og han finner ut hva han burde ha lært, men ikke på orienteringen. I Mecklenburg County, etter deres redesignprosess, sa en av trenerne, Allyson Birbiglia: "Vi erkjenner at vi kontinuerlig må forbedre orienteringen for å imøtekomme de endrede behovene til kundene våre. Det som fungerer nå, serverer kanskje ikke våre ansatte godt neste måned eller neste år.""

Et effektivt orienteringsprogram-eller mangelen på en-vilje utgjør en betydelig forskjell i hvor raskt en ny ansatt blir produktiv og har andre langsiktige innvirkninger på organisasjonen din. Slutten av den første dagen, slutten av den første uken, slutten av hver dag i din ansettelse, er like viktig som begynnelsen.

Hjelp dine ansatte til å føle at du vil at de skal komme tilbake dagen etter, og den neste, og den neste.

----------------------------------------------------------

Dr. Judith Brown er en programleder for politikk og resultatstyring hos Naval Intelligence.