Kontrollliste for hendelsesoppsett for spillekoordinatorer

De fleste arenaer er vant til presset som følger med å koordinere flere arrangementer på kort tid. Tross alt er deres virksomhet avhengig av at de leverer kvalitetstjeneste, og hvert arrangement er en mulighet til å vise frem ferdighetene sine til både arrangementplanleggere og deltakere. Den mest kritiske tiden kommer imidlertid før showet til og med begynner, når klienten går inn i bankettrommet for oppsett. Det er i dette øyeblikket hvor tonen vil være satt for resten av dagen.

Har vognene dine klare

Det første kunden din vil gjøre er å pakke ut alle arrangementets forsyninger fra kjøretøyet. Dette kan være en vanskelig oppgave, spesielt hvis parkeringssituasjonen er vanskelig å navigere. Se for deg at noen går inn i ditt sted med en masse tunge bokser - hva er det første de vil se etter? Svaret er selvfølgelig en vogn, eller noe annet som vil lette belastningen og gjøre den illevarslende jobben med å losse betydelig lettere. Å ha vogner tilgjengelig rett når de går i spillestedet er en enkel måte å få dem til å føle seg "lettet" bare ved å dukke opp.

Forbered registreringstabellene

Neste på listen over ting å gjøre for de fleste klienter får registreringsoppsett. Dette betyr at arenaen din bedre har alle registreringskomponentene på plass før de ankommer. Som inkluderer alle bord, stoler, elektrisk og gulvlister. Organisering av navnelapper og innsjekkingsmateriell vil konsumere mye tid for hendelsesplanleggerne, og de burde ikke være nødt til å vente på at du får disse enkle tingene på plass for at de skal komme i gang.

Ha alle rombord og sengetøy satt

Å sette alle bordene og stolene i hendelsesplassen kan åpenbart ta litt tid. Forhåpentligvis, hvis du kommer fra en tidligere begivenhet, har du fortalt klienten på forhånd når du kan forvente at alle romkomponentene blir satt. Hvis klienten din går inn i et rom med dusinvis av arbeidere som rusler for å ikke-stack bord og stoler, vil de sannsynligvis få panikk. Ideelt sett vil operasjonsteamet ditt ha alt satt med borddyrer på plass slik at planleggerne kan begynne å plassere midtstykker, auksjonsartikler osv.

Få all skilting tidlig

Bare fordi hovedplanleggeren vet hvordan man navigerer i bygningen, betyr ikke det at hennes støttebesetning gjør det. Du kan spare alle mange unødvendige problemer ved å oppdatere skiltingen i bygningen din så snart oppsettperioden er i ferd med å begynne. Husk at leverandører som blomsterhandlere og DJ -er også trenger å vite hvor de skal dra. Dette er alle ting å gjennomgå med klienten din før hendelsesdagen, men de er også nødvendige å se etter på den store dagen.

Gjennomgå Beos og fakturaer

Igjen har du sannsynligvis sendt disse dokumentene flere ganger i løpet av dagene frem til arrangementet, men det gjør aldri vondt å gjennomgå dem en siste gang. Selv om oppsetttiden er hektisk, må du skjære ut 15 minutter for å se over disse dokumentene sammen. Stedskoordinatorer skal ha en pakke klar for sin klient som inkluderer BEO, romdiagram og potensiell faktura. Svært få erfarne planleggere vil gi muligheten til å gjennomgå disse kritiske papirene.

Introduksjoner

Sørg for å bringe nøkkelmedlemmene i teamet ditt til klienten din for en formell introduksjon. Denne listen inkluderer Catering Manager, bankettkaptein, operasjonsleder og lyd/visuell koordinator. Tenk på vegne av klienten din når du introduserer teamet - er det noen detaljer som bør diskuteres ansikt til ansikt med lederteamet ditt? Å starte en kort samtale er en effektiv måte å fremheve hvem som har ansvaret for hvert område.

Denne korte sjekklisten over arrangementoppsettingene vil gå langt i retning av å holde klienten fornøyd ved ankomst. Som den primære representanten for ditt sted, er det alltid best å gi kundene mobilnummeret ditt i tilfelle noe går galt mens du jobber på kontoret. Husk at de kan bli frustrerte hvis de trenger noe, men de vil bli enda mer frustrerte hvis de ikke finner noen som hjelper dem.