Få støtte for lederskap i prosjektledelse

Prosjektledere har en vanskelig jobb. Ved deres rolle påtar de seg ansvaret for å danne et effektivt team å forfølge og lykkes med nye initiativer. Fordi prosjekter kan omfatte alt arbeidet som er utført i et firma, er hvert prosjekt et nytt eventyr.

En av de viktigste faktorene som fremmer prosjektets suksess er tilstedeværelsen av en effektiv, engasjert utøvende sponsor. Mens prosjektledere kanskje vet at utøvende sponsorer gjør mye for å hjelpe et prosjekt med å lykkes, forstår ikke mange ledere hvordan de kan hjelpe eller hva de skal gjøre.

Utøvende sponsoransvar

Executive Sponsor er viktig for å lykkes med prosjektets suksess. Det er mange grunner til at prosjekter mislykkes, men manglende støtte i en organisasjon skal ikke være en av dem. Utøvende sponsorer bør:

• Anta utøvende ansvar for utfallet av et prosjekt
• Charter prosjektet og gir myndighet til prosjektleder og kjerneteammedlemmer
• Støtt prosjektgruppens søken etter ressurser og synlighet
• Sikre tilstedeværelsen av og støtte effektive teamverdier, inkludert ansvarlighet og åpenhet
• Støtte teamet i møte med ekstraordinære vanskeligheter
• Forsvar prosjektgruppen mot organisatorisk innblanding
• Hold deg involvert og interessert
• Holdes like ansvarlige som prosjektleder og teammedlemmer hvis initiativet er en fiasko

Executive Sponsor Presence

I mangel av en støttende utøvende sponsor, faller alt ovennevnte ansvar til den allerede overbelastede prosjektlederen, som vanligvis mangler innflytelse med andre ledere eller ledere som kan være motstandsdyktige av prosjektet.

Mangelen på en effektiv sponsor øker risikoen for prosjektproblemer, inkludert, men ikke begrenset til svikt, suboptimal ytelse, økte kostnader og kvalitetsmål og mulig økt team uro.

Enkelt sagt, tilstedeværelsen av en effektiv utøvende sponsor er en positiv forskjellsmaker for prosjektet de har sponset. Gitt den åpenbare viktigheten av rollen, kan det være rimelig å anta at de fleste organisasjoner tar arbeidet med utøvende sponsorer på alvor.

Organisasjonsbehandling av rollen

Selv om det ville være rimelig å forvente at de fleste firmaer vil vise modne praksiser rundt rollen som den utøvende sponsoren i en tid der prosjektstyringspraksis er godt etablert, er situasjonen akkurat det motsatte.

• Mange firmaer har ingen formell praksis rundt utøvende sponsing
• Få firmaer har noen formalisert opplæring eller standardisert beskrivelse for sponsorens rolle og ansvar
• Sjelden er firmaet som gir opplæring for deres utøvende sponsorer
• Det er liten konsekvent enighet om ansvarligheten til sponsoren for prosjektsuksess
• De fleste prosjektledere uttrykker frustrasjon over mangelen på støtte fra sponsorene sine

I følge Project Management Institute i 2018 hadde 38% av de undersøkte organisasjonene ikke aktive utøvende sponsorer for prosjekter.

Mens den nåværende tilstanden for utøvelse av utøvende sponsing kan gi rom for forbedring, har prosjektledere ikke noe annet valg enn å fortsette å komme videre med sine initiativer. Imidlertid er det noen trinn prosjektledere kan ta for å rekruttere sårt tiltrengt utøvende støtte.

Trinn for å få utøvende støtte

1. Rekruttere en sponsor. Hvis prosjektet ditt har strategiske implikasjoner for firmaet ditt, enten direkte for kunder eller indirekte ved å muliggjøre mer effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunder, bør du rekruttere en sponsor. Arbeid direkte med din rapport-til-manager eller sjefen for prosjektledelseskontoret for å forsterke prosjektets betydning og be om hjelp. Legg vekt på sponsorens rolle og ansvar, og pek på bransjeforskning som korrelerer prosjektets suksess og effektivt sponsing.
2. Tren sponsoren din. Legg vekt på sponsorens rolle som strategisk, ikke taktisk eller som en figurhead. De fleste ledere kommer inn i rollen som en sponsor uten formell trening eller til og med kontekst for sitt ansvar. Mens du er i den noe vanskelige rollen som å trene en leder, vil de fleste av disse personene sette pris på din kontekst og veiledning. Problemene med ansvarlighet, verdier forsterkning og beskyttelse av teamet bør være ditt hovedfokus når du ombord på din utøvende sponsor.
3. Aktivt engasjere og involvere sponsoren din. De beste prosjektleder og utøvende sponsorforhold er svært interaktive. Det er viktig for de to partene å etablere en klar kommunikasjonsprotokoll for oppdateringer om prosjektaktiviteter, samt flagging og svare på nødhjelp. Prosjektlederen bør oppfordre den utøvende sponsoren til å delta på status eller teammøter fra tid til annen for å vise ekte interesse, og å tjene som en aktiv cheerleader for organisasjonen for teamsuksesser.
4. Be om coachingstøtte fra sponsoren din. Det er alltid nyttig å ha noen med mer erfaring enn at du observerer og tilbyr konstruktive og positive tilbakemeldinger og coaching på ytelsen din.
5. Utnytt sponsoren nøye for de store problemene. Vær forsiktig så du ikke trekker på sponsoren din for mye for taktiske problemer. Den beste bruken av sponsoren din er å hjelpe deg med å sikre ressurser, tjene som talsperson for prosjektgruppen til den bredere ledelsesgruppen og hjelpe deg med å forsterke viktige teamverdier.

Den siste tonehøyden

Rollen til den utøvende sponsoren er en av de viktige brikkene i puslespillet til suksess for prosjektinitiativer. Vellykkede prosjektledere forstår hvor viktig denne rollen er og arbeid for å få utøvende støtte på riktig nivå og intensitet.

Hvis sponsoren er fraværende eller vag, ta det på deg selv å rekruttere og/eller trene dine utøvende sponsorer for å støtte deg, teamet ditt og firmaet ditt for å lykkes.