Utnytte kraften i et ansattes forslagsprogram

Et godt konstruert ansattes forslagsprogram lansert med organisatorisk engasjement, klarhet og pågående kommunikasjon kan ha en positiv innvirkning på et selskaps bunnlinje og tilføre sine ansatte motivasjon og entusiasme.

Et dårlig tenkt, raskt lansert, udefinert ansattes forslagsprogram kan slå av folk og generere dårlig vilje, kynisme og misforståelse. Dette er skjebnen til mange ansattes forslagsprogrammer tankeløst lansert via en forslag til ansattes forslag. Så planlegg først.

Trenger selskapet ditt en forslagsboks?

Før du starter et forslag til ansattes forslag, bør du vurdere bedriftskulturen din. Får du for øyeblikket ferske og gjennomtenkte ideer?

Hvis ansattes forslag som allerede. For eksempel:

• Planlegg avdeling av brainstorming.
• Generere ideer om spesifikke emner under ditt ukentlige personalmøte.
• Sett en månedlig lunsj for hver ansatt å sende inn minst en idé.
• Be ledere ta tre ansattes ideer til hvert ledermøte.

Hvis du trenger å gjøre det bedre, begynn med å spørre hva med kulturen din er kvelende ideer? Programmet ditt må eliminere eller omgå de veisperringene før du begynner, eller ethvert forslag til ansatte er bestemt til å mislykkes.

Hvordan sette opp et gjennomgangsteam

Vellykkede ansattes forslagsprogrammer krever ledelse. Sett opp et tverrfunksjonelt team med makt til å implementere forslagene det mottar. Teamet bør gjennomgå forslag og anerkjenne kvitteringen innen 48 timer. Hvis dette teamet er alle ledere eller alle styremedlemmer, kan det oppfattes som ute av berøring eller blokkering av endring. Så folk på det må være villige til å endre og villige til å spørre "hvorfor ikke" i stedet for "hvorfor"?

Alle avdelinger, spesielt finans, må være representert. Hvis lederne eller styremedlemmer vurderer forslag, gjør gjennomgangen til en del av et regelmessig planlagt møte, med forslag distribuert og vurdert på forhånd. Hvis et tverrfunksjonelt ansattsteam er ditt valgte forslag til anmeldelse av forslag, bør valget av teammedlemmer for forslagets gjennomgangsteam inkludere stillingene som gjenspeiler hvordan virksomheten generelt oppnås i din kultur.

Hvis teamet møtes oftere enn månedlig, blir det mer arbeid enn folk vanligvis er villige til å gjøre. Rotere medlemmer av dette teamet 4-6 ganger i året, men ikke alle medlemmer på en gang.

Skritt til suksess

Etablere områder for forslag: Angi retningslinjer for emner som er åpne for forslag-med mindre du bare vil oppmuntre til ting som "Sett en iskremmaskin i lunsjrommet" eller "La oss gå hjem tidlig på fredager."Disse vil sannsynligvis omfatte ideer som påvirker kostnadsbesparelser, kvalitet, produktivitet, prosessforbedringer, inntektsgenerasjon og moralforbedring.

Kommuniser innsendings- og gjennomgangsprosessen: Del all retningslinjene offentlig og spesielt målene du prøver å oppnå ved å starte et forslag til ansattes forslag.

Krev detaljer om implementeringen: Det er lett å steke av en idé, så krever en forklaring fra Suggester om hvordan de mener det skal implementeres. Du trenger ikke en fullverdig handlingsplan, men mer enn en setning eller to.

Oppfordre potensiell innvirkning: Krev "hvorfor" og "hvordan" ideen vil påvirke selskapet, inkludert en kostnadsbesparelsesanalyse. Men hold prosessen enkel. Ikke slå av ansatte fra get-go med en tre-siders form som virker tyngende.

Avtale annerledes når det er ansattes egen jobb: Ansatte bør alltid tenke på måter å forbedre sin egen jobb uten å måtte løpe den forbi et godkjenningsteam. Gi ledere en måte å belønne mennesker som kommer med ideer som bør implementeres umiddelbart, men likevel passer målene for forslagsprogrammet.

Sett en ansatt ansvarlig: Utpeke en administrator for det ansattes forslagsprogram som vil sørge for at prosessen beveger seg som lovet og ikke blir fast av en moral-busting ineffektiv gjennomgangskomité.

Utpeke en mester fra toppledelsen: Dette gir troverdigheten til det ansattes forslagsprogram og får foreslår at antydninger føler seg viktig.

Belønning og anerkjennelse

Belønningen for implementerte forslag må være klart definert i frontenden. Hvis den ansatte ideen sparer selskapet penger, får den ansatte i mange ansatte en prosentandel av kostnadsbesparelsen. Denne prisen kan tilsvare 5-20% av den påviste kostnadsbesparelsen.

Erkjenner at kostnadsbesparelser er vanskelig å "bevise" hvis du ikke har gode tall som definerer prosessen før ansattes forslag blir implementert. Ofte er det første trinnet i et kostnadsbesparende forslag implementering å "måle" prosessen for å sikre at du vet hvordan den for øyeblikket utfører.

Andre, mindre målbare prosessideer trenger en standard belønning utpekt. Ofte er det som er viktigst for den ansatte anerkjennelse.

Belønninger kan inkludere varer med firmalogoen, gavekort, lunsj med en leder av den ansattes valg, en kvartalsvis prismiddag og peker mot å kjøpe dyrere varer fra kataloger.

Gitt vanskeligheten med å måle resultatet av mange ansatteforslag, tilbyr noen selskaper disse anerkjennelsesbelønningene selv når ideene er lagt til bunnlinjen vesentlig. Dette er ikke så motiverende som den ansatte som mottar en del av besparelsene realisert i løpet av en definert tidsperiode.

Tilbakemelding i ditt ansattes forslagsprogram

Gjør tilbakemeldingene til personer med forslag private, spesielt hvis ideen blir avvist. Ellers er det lite sannsynlig at folk stikker nakken ved å tilby ut-av-det vanlige forslag som muligens er din mest fruktbare.

Når et ansattes forslag blir implementert og resulterer i en belønning, erkjenner offentlig bidraget på et personalmøte, med tillatelse fra den involverte ansatte. I tillegg kan du legge ut ansattes forslag, navnene på de ansatte på implementeringsteamet og belønningen gitt.

I mange organisasjoner ser det ut til at forslag forsvinner inn i et mørkt hull som de kanskje ikke dukker opp i flere måneder-en garantert fiasko for ansattes forslagsprogram.

Det er viktigere å holde ansattes forslag til ansatt. Ansatte vil bare vite hva som skjer med ideene sine.

En populær tilnærming til forslag til forslag er å inkludere Suggester på ethvert implementeringsteam. Dette holder også forslagene som er fornuftig. I et minimum, hvis et forslag blir akseptert, kan du angi en implementeringstidslinje Suggesteren forstår.

Flere tips for et vellykket forslagsprogram

Ansattes forslagsprogrammer må legge vekt på kvalitet over mengden av forslag. Mange programmer oppmuntrer til det motsatte og forårsaker motløshet når de ikke gir mye smell for pengene og tiden investert.

Anonyme ansattes forslag anbefales ikke. Folk skal være villige til å stå offentlig bak ideene sine. Det er den typen selskapskultur du trenger for å oppmuntre til å opprette en vellykket organisasjon.

Belønne ikke bare de ansatte som sender inn vinnende ideer. Belønne og anerkjenne ledere og veiledere som gjør den beste jobben med å oppmuntre til ansattes forslag og komme ut av veien for fremgang.

Spillendrende ideer kommer fra overalt. Tenk på å inkludere kunder og leverandører som foreslåtte også, spesielt når ditt ansattes forslagsprogram modnes.