Krav til helsevesenet Rapportering for arbeidsgivere

Helseloven i 2009, Affordable Care Act (ACA), inkluderer flere bestemmelser knyttet til rapportering av helsevesenets fordeler fra arbeidsgivere til ansatte.

Noen av kravene er for alle arbeidsgivere, og noen ekstra krav er for større arbeidsgivere. Skattemyndighetene administrerer prosessene og rapporter under denne loven.

Arbeidsgiver rapporteringskrav for ansattes helsemessige fordeler

Alle arbeidsgivere må rapportere kostnadene for arbeidsgiver-leverte helsemessige fordeler til ansatte på skjema W-2, og arkivere W-2-skjemaer for alle ansatte hos Social Security Administration.

I tillegg må store arbeidsgivere (som definert av skattemyndighetene) gi en årsrapport til ansatte på skjema 1095-C og arkivere den rapporten med skattemyndighetene.

Rapporteringskrav for alle arbeidsgivere

Skattemyndighetene krever at alle arbeidsgivere rapporterer kostnadene for helseomsorgsdekning til ansatte i kode DD på ansattskjemaet W-2, den årlige lønnsrapporten distribuert til ansatte og innlevert til Social Security Administration hvert år.

Skriv inn mengden av denne helseomsorgsdekningen på ansattes W-2-skjema, spesielt ved hjelp av kode DD, som er kostnadene for arbeidsgiversponsorert helsedekning. Rapporter både delen som er betalt av selskapet ditt og av den ansatte.

Når du rapporterer, inkluderer verdien av medisinsk, tannlege og synsdekning du kan betale for. Inkluderer både arbeidsgiver og ansattes deler av kostnadene; med andre ord, den totale kostnaden for planen, uansett hvem som betaler for den.

Du trenger ikke å utstede en W-2 hvis helseomsorgsinformasjonen i Code DD er det eneste du rapporterer, som en pensjonist, for eksempel.

Hvis du glemte å inkludere kostnadene for helseomsorgsfordeler på ansattes W-2s, må du sende inn W-2C-skjemaer for å rette opp denne feilen.

Skattemyndighetene har et nyttig diagram som viser alle typer helsedekning som må inkluderes i totalen på skjema W-2.

Skatter og helsevesenets fordeler

Før du beregner fordeler med ansatte og helsetjenester og angir dem i kode DD for skjema W-2, må du vite hva som er skattepliktig for de ansatte.

Kostnader som er betalt av arbeidsgivere for helseforsikring er ikke skattepliktig for de ansatte, for verken føderale inntektsskatter eller FICA -skatter (Social Security and Medicare). Disse fordelene anses heller ikke som lønn for arbeidsledighetsskattemessige formål. (Det er spesielle krav for S Corporation -ansatte.)

Sørg for å la ansatte få vite at beløpet i kode DD ikke påvirker skatten deres. Rapporten er kun for informasjonsformål, for å vise ansatte verdien av helsevesenets fordeler.

Rapporteringskrav for store arbeidsgivere

Hva er en stor arbeidsgiver?

Skattemyndighetene kaller store arbeidsgivere gjeldende store arbeidsgivere (ALES), noe som betyr at de må overholde spesifikke ALE -rapporteringskrav for Affordable Care Act -formål. Virksomheten din kan være en ale ett år og ikke det neste fordi kravet bestemmes hvert kalenderår, avhengig av gjennomsnittlig antall ansatte for året før.

Hvis virksomheten din har 50 eller flere heltids ekvivalentarbeidere, regnes du som en "gjeldende stor arbeidsgiver" (ALE) med det formål å rapportere og for arbeidsgiverens delt ansvar.

Heltidsansatte regnes som de som i gjennomsnitt jobber minst 30 timer per uke. Hvis du har deltidsansatte, kombinerer du timer med deltakere for å få det som kalles et ekvivalent antall ansatte på heltid.

Stort arbeidsgiveransvar under ACA

Hvis virksomheten din er en ale, må du gjøre ett av følgende.

• Tilby "rimelig" helseomsorgsdekning til heltidsansatte. Denne dekningen må gi "minimumsverdi.""
• Foreta en arbeidsgiver Delt ansvarsbetaling (ESR) til skattemyndighetene. Denne betalingen må gjøres hvis minst en heltidsansatt mottar en premium skattekreditt for å kjøpe individuell dekning på helsevesenet.

Hva store arbeidsgivere må rapportere til ansatte

Her er detaljene om hva du må rapportere til ansatte og når.

1. En uttalelse til ansatte om helseforsikringsdekning som tilbys ansatte. Denne uttalelsen, på IRS-skjema 1095-C, må være (a) gitt til hver ansatt på og (b) rapportert til skattemyndighetene.
2. Hvis virksomheten din selvforsikrer helseplanen, må du gi en uttalelse til skattemyndighetene om denne dekningen. Du må bruke seksjon III i 1095-C-skjemaet for dette formålet.

Arkivering 1095-C skjemaer elektronisk

Hvis du arkiverer færre enn 250 av 1095-C-skjemaene med skattemyndighetene, trenger du ikke å arkivere dem elektronisk. Hvis du arkiverer mer enn 250 skjemaer, må du arkivere dem elektronisk.

Skattemyndighetene har et spesielt brukergrensesnittsystem for informasjonsavkastningen for rimelig omsorg som du kan bruke.

Rapporteringsfrister for 1095-C

Rapporter om skjema 1095-C skyldes forrige kalenderår. For eksempel måtte skjemaet arkiveres til skattemyndighetene innen 28. februar 2019, for 2018. Forsikre deg om at du bruker riktig skjema for året du rapporterer, ikke året når du fyller ut skjemaet.

Rapportering til ansatte: Du må gi hver ansatt en kopi av skjema 1095-C for foregående kalenderår innen 31. januar.

Rapportering til skattemyndighetene: IRS-skjema 1095-C må arkiveres til skattemyndighetene før 28. februar (31. mars hvis arkiveres elektronisk).

Skjema 1095-C detaljer

Skjema 1095-C krever følgende informasjon.

• Ansattes navn, adresse og skatte -ID -nummer
• Arbeidsgivernavnadresse, kontaktinformasjon og EIN
• Ansattes tilbud om dekning, totalt år og måned etter måned
• Ansatt nødvendig bidrag, totalt år og måned etter måned
• For selvforsikrede planer dekkede ansatte, identifikasjon og måneders dekning

Instruksjonene for skjema 1095-C gir mer informasjon om kravene til dette skjemaet.

Enten du er en liten arbeidsgiver eller en stor virksomhet, ta deg tid til å lære om Affordable Care Act og hvordan det påvirker virksomheten din.

Informasjonen om arbeidsgiverkravene i Affordable Care Act er komplisert og fremdeles endret, og hver forretningssituasjon er unik. Ta kontakt med skatte-, forsikrings- og juridiske rådgivere før du implementerer noen av disse rapporteringskravene.