Hvor lenge må HR holde ansattes filer?

En av de viktige fakta om menneskelige ressurser er at du har mange papirer. Tonn og tonn og tonn. Gitt, mye av det er elektronisk i disse dager, men prinsippet gjenstår. HR registrerer oppbevaring. Og du må føre disse postene. Men det grunnleggende spørsmålet å stille er hvor lenge må HR holde ansattes filer?

Her er de grunnleggende retningslinjene for HR -postopphold. Husk imidlertid at statlige lover kan variere fra disse retningslinjene. Hvis statlige lover og føderale lover er i konflikt, må du alltid ha postene basert på hvilket krav som er lengre. Det er bedre å holde noe for lenge enn ikke lenge nok.

Følgende standarder for oppbevaring av post er basert på informasjon fra Society of Human Resource Management (SHRM).

Hvor lenge må du fortsette å ansette poster

Du må lagre alle CV, intervjunotater, applikasjoner og stillinger, og til og med en oversikt over søkene dine gjennom søkerens sporingssystem i ett år etter at beslutningen om å gi et jobbtilbud ble gjort. Så hvis du intervjuer en søker, og hele prosessen drar på i tre måneder, er det ikke før den endelige ansettelsesbeslutningen blir tatt at klokken begynner å tikke.

Hvorfor må du gjøre dette? Hvis noen noen gang stiller spørsmål ved ansettelsesbeslutningen din, må du vise at du ikke diskriminerte ulovlig på noen måte, form eller form. Lover som Amerikanerne med funksjonshemmingsloven, tittel VII, og mange andre krever at du demonstrerer at du er i samsvar med. Å opprettholde disse postene hjelper deg å gjøre dette.

Hvor lenge må du føre medikamenttestregister

Hvis du trenger medikamenttesting for før ansettelse, er testresultatene en del av ansettelsesrekorden, og du bør oppbevare en kopi av dem i ett år. Hvis du gjør ytterligere medikamentprøving, enten du på grunn av en hendelse som skjer på jobb eller som en del av en tilfeldig sjekk, må du også opprettholde disse postene i ett år.

Imidlertid, hvis du er underlagt avdeling for transportforskrifter, er minimumsrammen for å føre medikamenttestregister fem år.

Hvor lenge må du holde lønn/tidskort osv?

Loven krever at du opprettholder disse postene i tre år, men nyere søksmål betyr at det vil være smartere for deg å holde dem lenger. Du vil føre en oversikt over hvor mye hver ansatt ble betalt, og hvor mange timer de jobbet for hele deres funksjonstid i selskapet ditt. Hold postene dine i minst fem år etter at den ansatte forlater, uavhengig av grunnen.

For unntatte ansatte trenger du selvfølgelig ikke opprettholde tidsregister, ettersom lønnen deres er den samme uavhengig av antall arbeidstimer.

Imidlertid, hvis du noen gang feilklassifiserte en ansatt som fritatt når han eller hun burde vært ikke-fritatt, kan disse timene arbeidsoppgavene veilede deg for å betale skyldig overtid. Forsikre deg om at du inkluderer hvordan selskapet beregnet lønn. For eksempel må du spore om det var rett lønn, lønn pluss provisjon, overtid, stykkearbeid eller rett timelønn.

Du må gjøre dette ikke bare for lønns- og skattespørsmål, men mange andre beslutninger er avhengige av antall arbeidstimer. For eksempel er valgbarhet for FMLA avhengig av antall arbeidstimer i løpet av et år. Hvis du har en fritatt ansatt på deltid, kan det være lurt å vurdere å kreve tidsopptak for å bestemme FMLA-valgbarhet. Du må også kunne bevise at du betalte arbeiderne dine for alle timene de jobbet.

Hvor lenge må du holde form I-9

Oppretthold ansatt I-9-skjema, lagret separat fra personelljournalene dine, i tre år etter at du ansetter den ansatte og i ett år etter ansettelsesoppsigelse, avhengig av hva som er senere. 

Du holder disse skjemaene adskilt fra personellfiler, så hvis regjeringen ber om å sjekke dem, vil ikke arbeiderne ha tilgang til resten av informasjonen i den ansattes personelljournal.

Hvor lenge må du holde informasjon om helse/pensjonsytelser

Du må føre postene til planene dine for alle fordelene dine i minimum seks år. Domstolene har slått fast at hvis en ansatt saksøker deg og sier at han eller hun fortjener en høyere pensjon, for eksempel, er det arbeidsgiverens ansvar å bevise at de ikke skylder mer, ikke ansattes ansvar å bevise at de gjør det. Oppbevar alle disse sammendragsplanbeskrivelsene.

Hvis du har tidligere ansatte som er kvalifisert for COBRA og utvider helsemessige fordeler, bør du også føre disse postene i seks år bare for å være trygge. Loven spesifiserer ikke oppbevaring, men siden dette kan gjelde i henhold til ansattes pensjonsinntektssikkerhetslov (ERISA), krever denne loven oppbevaring i seks år. For å være på den sikre siden, ikke kast de postene ut.

Se Cornell Law School Legal Information Institute for Employee Retirement Income Security Act (ERISA) for avklaring.

Hvor lenge må du føre FMLA -poster

Når en ansatt ber om FMLA, må du beholde den papirsporet, selv om du nekter permisjonen i tre år. Forsikre deg om at du holder rede på hver ansattes permisjon - når den begynte og hvor mye tid som brukes. Hvis den ansatte har intermitterende FMLA, må du sørge for at du sporer hver permisjon og dokumenter antall timer som brukes. Datoer og antall timer skal dokumenteres. Husk at intermitterende permisjon kan brukes i noen timer på en dag, eller noen dager i uken. Dokumentere det hele og oppbevar disse postene.

Husk at dette ikke er en omfattende liste og gjelder bare føderale vedtekter. Du kan være underlagt ytterligere lover om oppbevaring av post hvis du for eksempel er en føderal entreprenør eller staten din har forskjellige standarder. Hvis du er i tvil, ikke kast den ut.

Du kan få tilgang til flere ressurser om journalføring og obligatorisk rapportering hos Society of Human Resource Management (SHRM).

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.