Hvordan håndtere fiendtlige ansattes spørsmål

Det kan skje i ethvert forretningsmøte: Noen ulykkelige ansatte stiller et spørsmål som er utenfor temaet, bare relatert til deres egen situasjon, eller å presse en annen agenda. Hvordan du reagerer på misfornøyde ansatte og utfordrende spørsmål er viktig fordi det sender en melding til andre ansatte om holdningene og filosofiene som ledelsen har - selv når disse holdningene ikke nødvendigvis er de for selskapet selv.

Følgende strategier kan hjelpe deg med å svare riktig på ansatte som prøver å vekke opp problemer i forretningsmøter.

Devaluerer en ansatt devaluerer andre

Hvis du devaluerer en ansatt, kan deres jevnaldrende også føle seg devaluert. For eksempel, hvis du fornærmer en samlebånd, fornærmer du dem alle. Hvis du kritiserer en sekretær, vil andre sannsynligvis også føle seg kritisert. Selv om du kommer med carte blanche -uttalelser; "Teknisk support klarte ikke å gjøre jobben sin, men vi jobber med å få dem opp til fart" Du devaluerer andre ansattes jevnaldrende, venner, medarbeidere og sender den stille meldingen hvis ledelsen offentlig vil flogge en person eller avdeling, de kan flogge din også.

Gi retning, men ikke møte lufttid

Hvis noen stiller et spørsmål som er fiendtlig, ikke -relatert eller upassende, må du rette personen som stiller spørsmålet med en spesifikk kommando eller instruksjon, for eksempel å legge det skriftlig til ledelsen, slik at du har tid til å vurdere problemet eller ideen nøye senere.

Du kan kanskje diffuse et spesielt ustabilt spørsmål ved å inkludere personen som stiller spørsmålet i stedet for å ekskludere dem. For eksempel kan du foreslå at de kommer med en kort møtesagenda om det emnet eller en liste over bekymringer. Sørg for å gi dem en bestemt person å sende den skriftlig til. Hvis du ikke tilbyr et klart sett med instruksjoner, høres du avvisende. Hvis du ikke er sikker på hvem det rette kontaktpunktet er, si det, og be den ansatte om å ringe eller sende deg en e -post senere etter at du har hatt tid til å finne ut hvem de virkelig skal stille spørsmålet sitt til.

I de fleste situasjoner er det viktig at du ikke direkte svarer på et fiendtlig spørsmål fordi:

• Det gir troverdigheten til spørsmålet (det må være et problem hvis du tok så mye tid å svare på det);
• Det kan få deg til å virke defensiv (spesielt hvis du blir fanget av vakt); og
• Så snart du gir et møte "lufttid" til, eller bruker for mye tid på å adressere ett sint spørsmål, kan du ende opp med at andre hopper om bord på grunn av "publikumsfenomenet.""

Publikumsfenomenet beskriver når et individ som kanskje ikke gjør eller sier noe på egen hånd, føler seg styrket når andre gjør noe, blir med med hva de andre i en gruppe eller mengde gjør. I et møte, hvis en person slipper unna med å ta tid, vil andre sannsynligvis forsøke å være med på sine egne agendaer, bekymringer eller spørsmål.

Aldri komme med uttalelser som devaluerer personen direkte eller indirekte. Hvis du sier at et spørsmål er grunnløst og ikke fortjener noe svar, er meldingen publikum hører at du avviser en bekymring de har.

Valider uten å bli enige

Du kan validere et persons spørsmål uten å verdsette det utenfor de andre personenes følelser. Validering er ganske enkelt en erkjennelse av at noe er viktig eller har verdi for noen andre - selv om det ikke gjør det til andre.

Ved å innlemme uttalelser som "Jeg forstår hvorfor du tror det er viktig", eller "klart situasjonen var opprørende for deg", er ikke det samme som å innrømme at du er enig.