Hvordan avslutte en forretnings telefonsamtale

Det er flere grunner til at du kanskje trenger å avslutte en telefonsamtale. Kanskje du er på frist eller trenger å gå videre til neste samtale, eller kanskje er du på linje med en snakket person, og samtalen går ikke videre. Uansett grunn, er det alltid viktig å avslutte samtalen høflig og profesjonelt, og etterlate personen i den andre enden med et gunstig inntrykk av deg og din bedrift. Sett disse tipsene om etikett for forretningstelefoner for å sikre at du alltid gjør ditt beste for å la innringerne dine være lykkelige.

Tenk først

Før du bestemmer deg for at du trenger å avslutte en telefonsamtale, må du sørge for at forretningsdelen av samtalen er fullført. Du vil ikke at den som ringer skal tro at du unngår virksomheten for hånden, eller kutter dem av. En god måte å sette i gang avslutningen på er å si: "Det har vært en glede å snakke med deg, er det noe annet jeg kan hjelpe deg med?""

Alltid være profesjonell

Velg hva du sier nøye. Igjen, du vil ikke at den som ringer skal føle at de får penselen. Unngå noe utseende av å være nedlatende i ordene dine eller tonen din. Vær selvsikker, men unngå å være frekk eller uhøflig og unngå å komme med uttalelser eller stille spørsmål som vil forlenge samtalen.

Angi en tidsbegrensning

En del av alle vellykkede virksomheter er å bygge relasjoner med kundene dine. Dette kan bety å lytte til dem snakke om ferien eller barnebarna. Personlig oppmerksomhet på detaljer er spesielt viktig hvis du er i salg. Her er en måte å sørge for at du finner den balansen mellom høflig chit-chat og bortkastet tid: Når du er sikker på at forretningsdelen av samtalen er avsluttet, kan du se på klokken eller ringe timer på telefonen. Gi den som ringer ytterligere tre eller fire minutter til å pakke sammen før du begynner å avvikle ting.

Grip pausen

Vent til den som ringer skal ta en pause i samtalen før du hopper inn med en hyggelig, call-end-uttalelse som gjør det klart at du styrer samtalen til slutt. For eksempel:

• "Vel, gratulerer med det nye huset! Jeg skal pakke sammen slik at jeg kan ta denne neste samtalen, men gi meg beskjed om det er noe annet du trenger. Du har nummeret mitt.""
• "Det har vært hyggelig å snakke med deg, men jeg må pakke sammen. Kan vi sette en tid for vår neste samtale?""
• "Alltid en glede å høre fra deg. Er det noe annet du trenger før jeg lar deg gå?""

Tilby alternativer

Du kan ha andre metoder enn telefonen som folk kan bruke for å kontakte deg. Disse kan omfatte e -post, teksting, web chat eller til og med sekretæren eller assistenten din. Hvis telefonsamtalen din vil bli bedre tjent med en av disse alternative kommunikasjonsformene, kan du svinge samtalen.

For eksempel, hvis en e -post vil være en enklere måte å motta den samme informasjonen, kan du be om at de ringer oppfølging i innboksen din: "Jeg skal la deg gå nå, men her er e -postadressen min, hvis du trenger noe annet.""

Du kan også fortelle dem hvordan de kan kontakte assistenten din eller personen som kan håndtere ytterligere bekymringer eller problemer. Bedre ennå, tilby å overføre dem direkte til den personen.